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公文整理歸檔是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后,按有關規(guī)定,對其中有查考保存價值的文件,按照他們在形成過程中的自然規(guī)律和特點,進行分類、排列、編目,使之有序化,并向檔案室或檔案人員移交的過程。
公文整理歸檔原則:
1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值,便于保管和利用。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。
在整個大環(huán)節(jié)中,公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三大內(nèi)容。
細分下來則是:
一、辦理收文
(1)擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經(jīng)過對公文進行認真的閱讀分析,提出建議性的處置意見,供有關領導者審核定奪。
(2)批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。
(3)承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。
(4)注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況,以備忘待查。
二、組織傳閱與催辦查辦
(1)組織傳閱。指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時,使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。
(2)催辦。由公文處理管理機構根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。
(3)查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。
三、處置辦畢公文
(1)立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。
擴展資料:
《黨政機關公文處理工作條例》:
第二十四條 收文辦理主要程序是:
(一)簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。
(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。
(三)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:是否應當由本機關辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應當及時退回來文單位并說明理由。
(四)承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;
需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
(五)傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
(七)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知相關單位。
參考資料:百度百科-公文處理
參考資料:百度百科-公文處理程序
公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)三個程序。
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三個程序。
公文的處理方式
(一)收文處理程序與方法
收文處理的一般過程
1.簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。
2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。
3.初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是:是否應當由本機關辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應當及時退回來文單位并說明理由。
4.承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理,有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
5.傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
6.催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況,督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
7.答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位,并根據(jù)需要告知相關單位。
(二)發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過程
1.復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文,印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文
種、格式等進行復核;需作實質性修改的,應當報原簽批人復審。
2.登記。對復核后的公文,應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
3.印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
4.核發(fā)。公文印制完畢,應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。
(三)公文的整理和歸檔
1.涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞,通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
2.需要歸檔的公文及有關材料,應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定,及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關歸檔,相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的,在履行所兼職務過程中形成的公文,由其兼職機關歸檔。
公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三個環(huán)節(jié)。公文處理程序一般指的是機關公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結、立卷、歸檔和銷毀,其中擬辦、催辦是公文處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)。
公文處理包括哪三個環(huán)節(jié)
公文擬制是公文處理工作的第一個環(huán)節(jié),主要包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序,要求內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結果嚴謹、格式規(guī)范等。
公文辦理是公文處理工作的第二個環(huán)節(jié),指的是公文在機關內(nèi)部從形成到運轉處理必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié),主要包括收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔。
公文管理指的是公文從形成、辦理、傳遞、存貯、轉換為檔案或銷毀的過程,需要以特定的方法對公文進行創(chuàng)制加工,使其完善并獲得功效。