局加強企業(yè)檔案信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內容，也是企業(yè)內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網(wǎng)絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

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如何才能實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化？

從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標
檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經濟發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來；而計算機及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門通過網(wǎng)絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經濟利益最大化服務，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的前提
為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產、研發(fā)和市場等領域的信息應用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應能夠實現(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據(jù)完整性、準確性、適應性等標準及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，至此一份電子檔案正式形成。
三、準確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的基礎 未經加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知，在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設為企業(yè)經濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據(jù)信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務活動而言的；而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內容考察，就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內容或結構上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經濟技術決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的關鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯；換而言之，是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標做好準備工作。至于系統(tǒng)目標的實現(xiàn)關鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務
現(xiàn)代信息技術的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網(wǎng)上設立檔案信息網(wǎng)站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內部用戶，根據(jù)用戶權限，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎條件，充分實現(xiàn)檔案信息共享，并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經過系統(tǒng)內部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據(jù)借閱者權限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經濟建設中的作用，促進了企業(yè)生產經營活動、科學研究活動、基本建設活動的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

怎么提升企業(yè)檔案管理工作

導語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1、配備專職人員和齊全的管理設施

檔案管理工作是細致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細致，做好保密工作，有較強的工作責任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也大大縮短了時間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務能力的素質水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質量和效能，充分調動檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，努力學習業(yè)務知識，定期開展業(yè)務培訓和外部交流學習，不斷提高檔案人員的知識理論水平和業(yè)務技能。

由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進一些技能熟練掌握計算機和信息技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，同時對現(xiàn)有相關人員進行相關業(yè)務培訓，全面、及時地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過平衡和提高員工的人才結構和知識結構，形成合力高效的人才團隊，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺階。

3、嚴格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機密性的特點，不能隨意公開和向外擴散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴肅性和權威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律，加強制度建設，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實體管理為基礎，以信息的開發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項工作提供憑證和參考作用。

但是，據(jù)調查表明，占企業(yè)所有知識46% 的企業(yè)檔案中蘊含的知識，“被很好地歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發(fā)揮作用的只有12% ?！逼髽I(yè)檔案蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現(xiàn)企業(yè)的知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，企業(yè)的檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。

5、進一步加強爭先創(chuàng)新意識

企業(yè)檔案的價值在于利用，是通過服務社會取得實效來體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項基礎性工作，服務性強，以往是坐等利用者上門，我們被動提供服務模式，很難適應改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動性，化被動為主動，主動上門服務，并簡化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務，為需求者提供準確有效地服務。

我們要不斷總結新經驗、新做法，結合檔案部門的工作實際情況從經濟社會發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實踐發(fā)展的要求，及時修正不合時宜的制度，并將符合實際需要的新經驗和做法以制度的.形式固定下來，依據(jù)制度管人理事，推進工作制度化、規(guī)范化、程序化。

以創(chuàng)新服務水平、更新服務觀念、深化服務內容、優(yōu)化服務方式、服務水平為目標，密切關注重大活動、重大事件，準確把握檔案工作的重點、熱點，及時、主主動地管理檔案，努力實現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑，經濟效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下，檔案工作更應跟上時代步伐，掌握現(xiàn)代化先進技術和精湛的業(yè)務技能，進一步凝聚共識、凝聚力量，把十八大精神落實到檔案工作上來，埋頭實干，全面推進檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實現(xiàn)“中國夢”貢獻自己的全部力量。

6、結語

企業(yè)檔案是一種重要的知識資源，是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽的基礎，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產.因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎工作，在企業(yè)發(fā)展過程中，要充分認識到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設的重要意義，從而在日常的管理過程中積極去應對和解決各種可能出現(xiàn)的問題，求實創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。

檔案及其信息化管理工作總結

時光飛逝，如梭之日，辛苦的工作已經告一段落了，回顧過去的工作，倍感充實，收獲良多，制定一份工作總結吧。為了讓您在寫工作總結時更加簡單方便，下面是我收集整理的檔案及其信息化管理工作總結，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

國電赤峰化工在國電蒙能有關部門的指導下，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團有關法律和規(guī)定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規(guī)范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現(xiàn)代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現(xiàn)將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：

一、檔案管理及信息化建設基本現(xiàn)狀

（一）人員設施投入初具規(guī)模，基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內部局域網(wǎng)，實現(xiàn)光纜進戶，出口帶寬為8MB，現(xiàn)有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)專用服務器3臺，網(wǎng)絡終端計算機總數(shù)超過200臺，配有北京金和軟件股份OA辦公系統(tǒng)。檔案管理軟件已經采用北京東方飛揚軟件開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，目前正在于前期培訓階段。物資系統(tǒng)軟件目前已經完成系統(tǒng)構架的部署、基礎數(shù)據(jù)的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。

（二）及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規(guī)范。化工是新建企業(yè)，為了盡快規(guī)范檔案及信息管理，促進工程建設進展，及時制定了《國電赤峰化工建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規(guī)章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。

（三）加強基建階段檔案整理，維護企業(yè)歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現(xiàn)前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。

具體做好了以下幾個方面的工作：一是對成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規(guī)范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。

（四）提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為工程建設和中心工作任務服務。檔案工作開展以來，大力開發(fā)檔案信息資源，規(guī)范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。

（五）注重人員業(yè)務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，非常重視檔案工作，今年3月份組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務培訓班，系統(tǒng)地學習了檔案管理學等專業(yè)課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。

通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。

二、檔案管理及信息化建設面臨問題

（一）工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規(guī)范等問題。

（二）化工行業(yè)檔案分類方案與電力企業(yè)檔案分類方案有所不同，我是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統(tǒng)之間的差異，目前檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統(tǒng)分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。

（三）由于正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。

（四）通信系統(tǒng)及計算機網(wǎng)絡維護人員專業(yè)水平較低，還不能完全滿足現(xiàn)代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。

三、下一步工作思路

（一）進一步加大資金投入。下半年辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規(guī)劃未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保檔案工作盡快步入正軌。

（二）進一步重視信息安全。將認真強化內部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統(tǒng)安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數(shù)據(jù)保護，保證服務器安全，網(wǎng)絡安全，加強計算機病毒防護。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓。為進一步加強檔案的`規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應現(xiàn)代化化工企業(yè)新形勢下的檔案工作，將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業(yè)務能力。

（四）加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業(yè)信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養(yǎng)成誰經辦誰歸檔的好習慣，確保檔案的齊全、完整。

化工雖然在較短的時間內建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業(yè)基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工的檔案管理與信息化建設工作與國內優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是創(chuàng)建全國一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高的管理水平等都是我們現(xiàn)在和將來要考慮解決和實施的重要工作內容。

轉眼之間，一年的光陰又將匆匆逝去?；仨^去的一年，在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位上，我始終秉承著“在崗一分鐘，盡職六十秒”的態(tài)度努力做好檔案及其信息化管理崗位的工作，并時刻嚴格要求自己，擺正自己的工作位置和態(tài)度。在各級領導們的關心和同事們的支持幫助下，我在檔案及其信息化管理工作崗位上積極進取、勤奮學習，認真圓滿地完成今年的檔案及其信息化管理工作任務，履行好xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位職責，各方面表現(xiàn)優(yōu)異，得到了領導和同事們的一致肯定?，F(xiàn)將過去一年來在檔案及其信息化管理工作崗位上的學習、工作情況作簡要總結如下：

一、思想上嚴于律己，不斷提高自身修養(yǎng)

一年來，我始終堅持正確的價值觀、人生觀、世界觀，并用以指導自己在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理崗位上學習、工作實踐活動。雖然身處在檔案及其信息化管理工作崗位，但我時刻關注國際時事和中央最新的精神，不斷提高對自己故土家園、民族和文化的歸屬感、認同感和尊嚴感、榮譽感。在xxx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位上認真貫徹執(zhí)行中央的路線、方針、政策，盡職盡責，在檔案及其信息化管理工作崗位上作出對國家力所能及的貢獻。

二、工作上加強學習，不斷提高工作效率

時代在發(fā)展，社會在進步，信息技術日新月異。xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作也需要與時俱進，需要不斷學習新知識、新技術、新方法，以提高檔案及其信息化管理崗位的服務水平和服務效率。特別是學習檔案及其信息化管理工作崗位相關法律知識和相關最新政策。唯有如此，才能提高xxx檔案及其信息化管理工作崗位的業(yè)務水平和個人能力。定期學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作有關業(yè)務知識，并總結吸取前輩在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作經驗，不斷彌補和改進自身在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中的缺點和不足，從而使自己整體工作素質都得到較大的提高。

回顧過去一年來在xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）檔案及其信息化管理工作崗位工作的點點滴滴，無論在思想上，還是工作學習上我都取得了很大的進步，但也清醒地認識到自己在xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作中存在的不足之處。主要是在理論學習上遠不夠深入，尤其是將思想理論運用到xxx檔案及其信息化管理工作崗位的實際工作中去的能力還比較欠缺。在以后的xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中，我一定會揚長避短，克服不足、認真學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關知識、發(fā)奮工作、積極進取，把工作做的更好，為實現(xiàn)中國夢努力奮斗。展望新的一年，在以后的xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）工作中希望能夠再接再厲，要繼續(xù)保持著良好的工作心態(tài)，不怕苦不怕累，多付出少抱怨，做好檔案及其信息化管理崗位的本職工作。同時也需要再加強鍛煉自身的檔案及其信息化管理工作水平和業(yè)務能力，在以后的工作中我將加強與檔案及其信息化管理崗位上的同事多溝通，多探討。要繼續(xù)在自己的工作崗位上踏踏實實做事，老老實實做人，爭取為xx（改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位）做出更大的成績。

檔案數(shù)字化管理建設中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要采取相應措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業(yè)的技術人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網(wǎng)絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變?yōu)橐跃W(wǎng)絡服務為主，借閱者通過網(wǎng)絡提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養(yǎng)一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業(yè)務技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡，建網(wǎng)時就應實行物理隔離，保證網(wǎng)絡的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網(wǎng)絡建設的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構建企業(yè)內一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導；統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。