檔案是反映各項(xiàng)工作的重要載體，檔案整理技術(shù)服務(wù)公司做好檔案整理移交工作有助于推進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案服務(wù)和利用功能。為及時(shí)完整積累寶貴檔案史料，根據(jù)上級(jí)通知要求，多點(diǎn)推進(jìn)、多措并舉，全力推進(jìn)檔案歸集和整理工作。

　　檔案整理技術(shù)服務(wù)公司涉密檔案整理歸檔制度

　　凡是本局黨務(wù)、群團(tuán)、行政管理活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的絕密、機(jī)密、秘密及內(nèi)部文件均屬涉密檔案歸檔范圍。

　　一、歸檔要求

　　1、歸檔的涉密文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確，應(yīng)歸檔的文件材料的份數(shù)及每份文件的簽發(fā)稿、附件和與本文有關(guān)的批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、歸檔的涉密文件材料原則上應(yīng)為原件，字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。

　　3、所有涉密文件材料按年度歸檔，并遵循涉密文件的自然形成規(guī)律，保持涉密文件的原貌和完整，準(zhǔn)確劃分歸檔文件的保管期限。

　　4、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可進(jìn)行打??；檔案目錄應(yīng)當(dāng)手工制作或用專用保密計(jì)算機(jī)打?。粋淇急砗蜋n案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

　　二、歸檔時(shí)間

　　需歸檔的涉密文件應(yīng)在文件辦理完后及時(shí)整理歸檔。

　　成立檔案整理移交領(lǐng)導(dǎo)小組。由單位負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，抽調(diào)13名工作人員組成工作組，集中做好檔案整理移交工作。并邀請(qǐng)縣檔案館3名專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等有關(guān)檔案按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求進(jìn)行指導(dǎo)。

　　落實(shí)檔案移交責(zé)任制。堅(jiān)持“誰(shuí)經(jīng)辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作思路，對(duì)于各科室、局屬各單位在日常工作中形成資料由各科室認(rèn)真檢查、核對(duì)、鑒別、審核。對(duì)破損、缺失的材料及時(shí)更新補(bǔ)充，對(duì)經(jīng)鑒別不需要?dú)w檔的材料及時(shí)退回留存。確保待移交的檔案材料真實(shí)、完整、規(guī)范、統(tǒng)一確保材料完整后移交檔案工作組。

　　堅(jiān)持多點(diǎn)推進(jìn)。機(jī)構(gòu)改革后，縣發(fā)改局接收了原物價(jià)局、糧食局、能源中心的檔案，檔案移交整理工作時(shí)間緊任務(wù)重。為全力推進(jìn)，提前完成的工作要求，縣發(fā)改局按原屬單位、細(xì)分為文書、政工、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等檔案類別，同時(shí)開工，多點(diǎn)推進(jìn)，確保提前完成工作任務(wù)。

　　下一步，縣發(fā)改局將以此次檔案整理移交工作為契機(jī)，通過檔案整理移交工作，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作日?；?、規(guī)范化、制度化，促進(jìn)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

　　三、涉密檔案整理

　　（一）分類編號(hào)

　　涉密檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)。同一形成年度不同保管期限（參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔涉密文件劃分為永久、30年、10年三種保管期限）的涉密檔案編一個(gè)流水件號(hào)。

　?。ǘ┭b訂

　　每“件”單獨(dú)裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，定為永久和30年保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用”三孔一線”方法裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；文件處理單在前，文件在后。

　?。ㄈ┚庬?yè)碼

　　沒有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確頁(yè)碼時(shí)不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。

　?。ㄋ模┥w檔號(hào)章

　　每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁(yè)左上方空白處。如文件首頁(yè)上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁(yè)左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。

　　檔號(hào)章可用手寫蓋章，也可打印，要求工整。

　　全宗號(hào)：市××局全宗代碼

　　類別：涉密檔案大類代字

　　期限：文件保管期限代號(hào)（永久為1，30年為4，10年為5）

　　年度：文件形成年度

　　件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)

　　頁(yè)數(shù)：文件總頁(yè)數(shù)

　　（五）編制檔案目錄

　　應(yīng)用涉密計(jì)算機(jī)或手工書寫編制“歸檔文件目錄”（參照文書檔案）一式兩份，其中一份隨歸檔文件裝入相應(yīng)檔案盒內(nèi)，一份用于編制《涉密檔案目錄》，用牛皮紙等軟皮裝訂，與涉密檔案一起存放。不同年度不同保管期限的歸檔文件目錄可裝訂在一起，不同年度、不同保管期限之間用彩色紙隔開。

　　《檔案目錄》包括“歸檔說明”和“歸檔文件目錄”兩部分，裝訂時(shí)“歸檔說明”放“歸檔文件目錄”前面。“歸檔說明”內(nèi)容包括歸檔文件的完整程度、歸檔數(shù)量、存在問題等。

　?。┭b盒

　　將整理好的單份歸檔文件按照編號(hào)順序裝入文書檔案盒中，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。一個(gè)年度內(nèi)的歸檔涉密文件數(shù)量少時(shí)，一個(gè)檔案盒內(nèi)可裝入不同年度、不同保管期限的歸檔涉密文件。其檔案盒脊背年度填寫起止年度，起止件號(hào)不填。

　　電子文件歸檔的含義

　　電子文件的歸檔是指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。歸檔后的電子文件獲得了“檔案身份”，需要在一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的物理或邏輯空間存儲(chǔ)和管理，以免被篡改、丟失或損壞。

　　電子文件歸檔與實(shí)體文件歸檔并沒有本質(zhì)上的區(qū)別，從電子文件生命周期全過程看，電子文件歸檔雖然不完全像傳統(tǒng)實(shí)體檔案歸檔一樣，載體一定要從形成部門轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行集中管理，即不一定實(shí)現(xiàn)實(shí)體轉(zhuǎn)移，但是歸檔作為一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，意味著管理要求、管理方法與管理權(quán)限的改變。

　　當(dāng)然，電子文件自身的技術(shù)特征、多種多樣的載體形式以及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特殊要求，使得電子文件歸檔的方法發(fā)生了一些變化。總體來說，電子文件的歸檔工作要比紙質(zhì)文件的歸檔工作更為復(fù)雜。

　　電子文件的歸檔方式

　?。?）按照電子文件實(shí)際的存儲(chǔ)位置，電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔與物理歸檔。

　　物理歸檔是一種類似于傳統(tǒng)實(shí)體文件的歸檔方式，業(yè)務(wù)部門把電子文件通過網(wǎng)絡(luò)或者下載到可脫機(jī)保存的載體上，保存進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)通常由檔案部門負(fù)責(zé)維護(hù)管理。邏輯歸檔是指具有檔案價(jià)值的電子文件在歸檔之后仍然存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通常要求將其元數(shù)據(jù)移交到電子文件管理系統(tǒng)中，檔案部門也可以委托業(yè)務(wù)部門對(duì)這些歸檔文件進(jìn)行保管和提供利用，并對(duì)其管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

　?。?）按照歸檔電子文件的傳輸方式，電子文件歸檔方式分為在線歸檔與離線歸檔。

　　在線歸檔是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及其元數(shù)據(jù)向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。邏輯歸檔必然是在線的。離線歸檔是指將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上，向電子文件管理系統(tǒng)（檔案部門）移交。當(dāng)電子文件的形成系統(tǒng)沒有在線歸檔功能，或者當(dāng)電子文件形成機(jī)構(gòu)與電子文件歸檔管理機(jī)構(gòu)不同時(shí)，較多地采用離線歸檔的方式。

　　電子文件歸檔范圍

　?。?）在行使本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)（包括專門職能和通用職能）過程中形成的、有紙質(zhì)對(duì)應(yīng)物的電子文件?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行傳統(tǒng)實(shí)體檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，如國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定。對(duì)于需要保存草稿及過程稿的電子文件，需要按照版本管理的要求添加版本號(hào)，并同正本一并歸檔。

　?。?）在行使或拓展本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)過程中，利用新的應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的無紙質(zhì)對(duì)應(yīng)物的新類型電子文件。如網(wǎng)站、電子郵件系統(tǒng)、微博系統(tǒng)中生成的電子文件。

　　（3）有助于保證電子文件長(zhǎng)期真實(shí)、完整、可用、安全的其他相關(guān)信息。如電子文件的元數(shù)據(jù)、說明性材料等。

　?。?）在雙套制的情況下，需要?dú)w檔電子文件及其相關(guān)紙質(zhì)文件，并在電子文件管理系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)中建立二者的關(guān)聯(lián)。

　　歸檔電子文件的質(zhì)量要求

　?。?）真實(shí)性。要求歸檔電子文件必須是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，版本準(zhǔn)確。在歸檔時(shí)需要由電子文件形成部門對(duì)歸檔電子文件內(nèi)容的可靠性、稿本的準(zhǔn)確性以及雙套文件的一致性確認(rèn)。歸檔時(shí)經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換的文件，如果發(fā)生形式上的變化，需要認(rèn)定這種變化不影響電子文件內(nèi)容的真實(shí)。

　　（2）完整性。要求歸檔電子文件及其相關(guān)文件齊全，元數(shù)據(jù)完備，且文件與相關(guān)文件、元數(shù)據(jù)的連接手段有效。具體包括：傳統(tǒng)意義上的文件及其關(guān)聯(lián)文件齊全，如正文和附件、請(qǐng)示與批復(fù)等；保證描述電子文件及其形成過程的元數(shù)據(jù)齊全完整；根據(jù)具體情況收集電子文件長(zhǎng)期可用性的特殊軟件及硬件等。

　　（3）可用性。要求歸檔電子文件盡可能采用符合要求的標(biāo)準(zhǔn)格式，能夠被打開并有效表現(xiàn)所載內(nèi)容；此外，歸檔文件還必須經(jīng)過整理，文件命名符合要求，關(guān)鍵詞揭示主題特征，以方便日后查詢利用。

　　雙套制歸檔

　　雙套制是針對(duì)同樣內(nèi)容的文件，同時(shí)存在電子文件和實(shí)體文件兩套文件形式。雙套制是信息技術(shù)應(yīng)用過程中出現(xiàn)的一種普遍現(xiàn)象，存在多種可能的情況，比如電子文件打印成紙質(zhì)文件，兩者完全一致；紙質(zhì)文件掃描成電子文件，兩者完全一致；電子文件和紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，但是紙質(zhì)文件有簽字蓋章，電子文件沒有簽字蓋章等混合狀態(tài)。

　　雙套制歸檔特指內(nèi)容相同的文件的電子版和紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，主要包括如下兩種情況：

　?。?）先形成紙質(zhì)文件，之后根據(jù)辦理、存儲(chǔ)、利用等方面的需要形成相應(yīng)的電子版本，這就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。紙質(zhì)文件的數(shù)字化一般有兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)：一是在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施數(shù)字化，如收文的數(shù)字化、保險(xiǎn)合同的數(shù)字化等。二是歸檔之后的數(shù)字化，主要針對(duì)辦理完畢并且履行了歸檔手續(xù)的紙質(zhì)文件。

　　（2）在業(yè)務(wù)活動(dòng)中用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件，之后將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。這種轉(zhuǎn)換也有兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)：一是電子文件創(chuàng)建（制作、接收、拍攝等）之后立即打印輸出，此后兩個(gè)版本的文件同時(shí)流轉(zhuǎn)、辦理，或者其中之一單獨(dú)流轉(zhuǎn)、辦理；二是電子文件在歸檔時(shí)打印輸出。即文件以電子的形式獨(dú)立完成全部流轉(zhuǎn)、辦理過程，只在歸檔時(shí)為電子文件制作拷貝（紙質(zhì)文件或和縮微件）。

　　在不同的雙套情況下，電子文件管理的要求不盡相同。比如在業(yè)務(wù)過程中被數(shù)字化的文件在歸檔時(shí)需要同時(shí)提交一些業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)，而歸檔之后才數(shù)字化的文件不會(huì)攜帶此類元數(shù)據(jù)。

　　不論哪種情況，電子文件歸檔時(shí)都要滿足真實(shí)、完整和可用的要求，并且與相應(yīng)紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致并建立關(guān)聯(lián)。

　　電子文件的歸檔時(shí)間

　　電子文件的歸檔時(shí)間有兩種：實(shí)時(shí)或定期

　　實(shí)時(shí)歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔，定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間后再向檔案部門移交?！峨娮游募芾頃盒修k法》規(guī)定：“電子文件歸檔應(yīng)在第二年6月底前完成。特殊類型的電子文件，如CAD文件，財(cái)務(wù)電子文件，可以參照專門文件的歸檔時(shí)間并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)確定其歸檔時(shí)間?！睂?shí)時(shí)歸檔一般都采取在線歸檔方式，定期歸檔可以是在線的也可以是離線的。

　　根據(jù)業(yè)務(wù)需要和電子文件管理要求選擇適宜的歸檔時(shí)間點(diǎn)。例如電子公文可以在流轉(zhuǎn)或發(fā)送完畢之后立即歸檔，工程文件則可在工程或子工程結(jié)束之后歸檔。

　　在雙套制歸檔過程中，電子文件最好與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。很多單位中電子文件可以實(shí)時(shí)歸檔，而打印出來的紙質(zhì)文件可能是定期歸檔。在這種情況下，可將實(shí)時(shí)歸檔的電子文件先放入暫存區(qū)，在紙質(zhì)文件歸檔時(shí)一并正式歸檔，以保持文件之間的一致性和關(guān)聯(lián)性。