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進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的

時(shí)間:2023-02-13 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其他信息,從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天,信息化建設(shè)對(duì)地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化,通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息,是一種具有特殊價(jià)值的信息資源,是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分,地質(zhì)檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作,在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等四個(gè)方面的內(nèi)容。

1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件,是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。

2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā),是實(shí)施信息化戰(zhàn)略的核心,是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。

3)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)為社會(huì)利用,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用,避免重復(fù)建設(shè),提高效率的重要條件。

4)人才隊(duì)伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度,有計(jì)劃地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)更新,不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程作為鍛煉隊(duì)伍,培養(yǎng)人才的過(guò)程,邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐,不斷總結(jié)、不斷提高。

3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程

地質(zhì)檔案信息化建設(shè),要以地質(zhì)檔案信息資源為核心,以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ),依托各地政務(wù)信息網(wǎng),加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè),加大文檔一體化、館室一體化管理的推進(jìn)力度,加速完成各級(jí)綜合地質(zhì)檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)任務(wù),為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起,以實(shí)際需要進(jìn)行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。

首先是收集地質(zhì)檔案的過(guò)程。要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集對(duì)象,既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集,還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集,同時(shí)還要向個(gè)人收集;要擴(kuò)大地質(zhì)檔案收集范圍,不僅收集文書地質(zhì)檔案,還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源,特別是現(xiàn)行信息資源的收集,以彌補(bǔ)館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足,確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整,以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作,它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會(huì)的多樣性、及時(shí)性和靈活性的功能,才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的

其次是管理地質(zhì)檔案的過(guò)程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效,是否有實(shí)用價(jià)值,能否生存下去的關(guān)鍵,在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案,就無(wú)法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說(shuō)建立全文存儲(chǔ)的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

通過(guò)信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng),在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索,在一定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行地質(zhì)檔案全文瀏覽,以滿足社會(huì)各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過(guò)信息技術(shù),介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息,達(dá)到地質(zhì)檔案資源共享。

第三是利用地質(zhì)檔案的過(guò)程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源,因此,對(duì)地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管,更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源,對(duì)地質(zhì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理,對(duì)地質(zhì)檔案開展科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作,利用地質(zhì)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù),從而達(dá)到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下,電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀,制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型,建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定,各級(jí)地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上,要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前,盲目購(gòu)置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2)保障重點(diǎn),分級(jí)建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對(duì)重要的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工,將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對(duì)外提供利用。只有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi),以最快的速度實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用;在突出重點(diǎn)的同時(shí),對(duì)各類地質(zhì)檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下,應(yīng)該優(yōu)先建立對(duì)文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng),以滿足機(jī)關(guān)對(duì)地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求,而后根據(jù)條件,再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下,加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進(jìn)程。

3)切實(shí)重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作,這就要求各級(jí)地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段,一方面要花大力氣培養(yǎng)人才,如定期培訓(xùn),送骨干到高?;驀?guó)外深造,鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等;另一方面,要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來(lái),形成團(tuán)體優(yōu)勢(shì),解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問(wèn)題。

4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,地質(zhì)檔案信息的安全問(wèn)題。防治計(jì)算機(jī)病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全,必須安裝知名殺毒軟件,并及時(shí)升級(jí),經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,不要盲目相信一種殺毒軟件,應(yīng)備有多種殺毒軟件,同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問(wèn)題。電子文件歸檔時(shí),把屬于一般性的電子文件,轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件格式,以不變應(yīng)萬(wàn)變,消除由于技術(shù)演變所帶來(lái)的影響。對(duì)于特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件;對(duì)歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度,一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞,立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行修復(fù)。

5 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化管理的措施

地質(zhì)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件,加強(qiáng)電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理,做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效,建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò),建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作,有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善,在開發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則,用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局,實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越,從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展,為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展,維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先,數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體,伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展,傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性,針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問(wèn)題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問(wèn)題的方法,指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視,加大經(jīng)費(fèi)投入,需要檔案管理人員更新觀念,提高素質(zhì)和技能,加快數(shù)字化進(jìn)展,確保地質(zhì)檔案信息安全,以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天,加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐,大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè),迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息,充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用,已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際,就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè),主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備,如計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中,建立檔案信息系統(tǒng),能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等,使檔案管理方法更具科學(xué)性,大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率,提升整個(gè)單位的技術(shù)水平,實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢,提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來(lái)相當(dāng)麻煩,首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案,然后按照記錄,到浩如煙海的檔案庫(kù)進(jìn)行查找,這個(gè)過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力,并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞,而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱,無(wú)法滿足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后,利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存,即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢,將所需檔案檢索出來(lái),省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng),還能同時(shí)滿足資源多人共享,簡(jiǎn)化了流程,提高了檔案管理人員的工作效率,使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來(lái),把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來(lái),做到職能從管理向服務(wù)及研究過(guò)渡。

1.2 改善檔案管理,提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理,檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息,及時(shí)提出檔案信息中存在的問(wèn)題并提出解決方案,讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集,進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置,從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng),促進(jìn)開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段,開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案,它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式,是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ),具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等,都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案,通過(guò)掃描技術(shù)、光盤技術(shù),一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息,從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料,促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 保管狀況不佳

新中國(guó)成立以來(lái)60多年的地質(zhì)工作,使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底,庫(kù)存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔,總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案,特別是20世紀(jì)60~70年代形成的地質(zhì)檔案資料,大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本,隨著時(shí)間的流逝,藍(lán)圖正在褪色,字跡正在消失,逐漸變得模糊不清,手抄本的紙張亦正在逐步老化,造成信息丟失而無(wú)法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料,由于借閱次數(shù)多,也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長(zhǎng)期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶,既是野外勘查過(guò)程的真實(shí)反映和記錄,也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè),進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化,這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢,降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長(zhǎng)期以來(lái),檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”,暮氣沉沉。檔案資料部門長(zhǎng)期處于一個(gè)“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不要”的尷尬局面,造成了檔案室人才配備不合理,人員素質(zhì)整體不高,表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意,導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源,對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用,是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分,地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視,加大人力、財(cái)力的投入,盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi),給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障,為檔案部門提供良好的工作條件,支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì),優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展,就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法,這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專業(yè)的基本知識(shí),了解地質(zhì)勘查工作的基本過(guò)程,知道不同專業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料,才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)本單位館藏資料的類別特點(diǎn),對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料,在方便查找便于保管和利用的前提下,進(jìn)行科學(xué)分類整理,設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過(guò)程和手段等專業(yè)知識(shí),才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平,才能更好地管好檔案。因此,一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì),轉(zhuǎn)變觀念,改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想,改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式,改變機(jī)械的手工管理方法,樹立檔案信息化管理意識(shí),牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念,提高自身素質(zhì);另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才,優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu),建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍,以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長(zhǎng)期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來(lái)的辛勞和智慧的結(jié)晶,為了便于保存、使用,紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理,充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化,逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù),使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用,這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求,也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)后,檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求,只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱、工作時(shí)間、礦種類別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞,就可以馬上從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息,方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù),極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)就是采用掃描、拍攝等方式,將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī),并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào),查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào),就可以很方便查閱,不需要再到庫(kù)房調(diào)用紙質(zhì)檔案,延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn),但也存在安全問(wèn)題,尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越普及,計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯,涉密的地質(zhì)檔案,一旦通過(guò)不正當(dāng)渠道泄露出去,就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國(guó)家安全造成重大的損失。首先,要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí),讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果,以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí),計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件,實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密,自動(dòng)加密文件離開單位電腦環(huán)境無(wú)法使用,這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次,要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份,還要用光盤、磁盤、移動(dòng)硬盤等工具另外儲(chǔ)存,確保檔案信息的安全。再次,地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī),要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離,并安裝保密監(jiān)控軟件,計(jì)算機(jī)USB接口要封存,嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作,內(nèi)容廣泛,涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用,相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,必須從多方面入手,改變傳統(tǒng)的檔案管理理念,樹立新的觀念,加大資金投入,加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè),優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]任改蓮.淺談電子時(shí)代的地質(zhì)檔案信息化管理[J].檔案與社會(huì),2013(2):32~33.

[2]黃少芳,劉曉鴻.大數(shù)據(jù)時(shí)代地質(zhì)資料信息化發(fā)展探討[J].中國(guó)國(guó)土資源經(jīng)濟(jì),2013(10).

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設(shè)是啥意思?

中新社北京6月20日電,十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議20日審議通過(guò)了修訂后的檔案法,自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開放與利用,將檔案向社會(huì)開放的期限由三十年縮短為二十五年,并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺(tái),從收、藏、管、用四個(gè)方面都智能化的管理了。
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