基層檔案信息化建設(shè)

馬俊秀

（中國石化中原油田檔案管理處）

摘 要 隨著社會經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，石油地質(zhì)資料信息化也應(yīng)緊跟發(fā)展的進(jìn)程，否則其服務(wù)質(zhì)量就會直接影響著地質(zhì)工作的進(jìn)程。石油地質(zhì)檔案資料是各類石油地質(zhì)工作、勘察開發(fā)活動(dòng)形成的寶貴成果，是重要的信息資源，是完成原油生產(chǎn)任務(wù)的保障。本文對基層地質(zhì)檔案資料管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查，對實(shí)際需求進(jìn)行了分析，并提出了建立地質(zhì)資料信息化管理的構(gòu)想與對策。

關(guān)鍵詞 石油地質(zhì)檔案資料 信息化建設(shè) 保障服務(wù)

隨著社會經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，石油地質(zhì)資料信息化也應(yīng)緊跟發(fā)展的進(jìn)程，否則其服務(wù)質(zhì)量就會直接影響著地質(zhì)工作的進(jìn)程。在石油企事業(yè)單位里，地質(zhì)檔案室、地質(zhì)資料室，保存了大量的原始、實(shí)物和成果地質(zhì)資料。石油地質(zhì)檔案資料是各類石油地質(zhì)工作、勘察開發(fā)活動(dòng)形成的寶貴成果，是完成原油生產(chǎn)任務(wù)的保障。“巧婦難為無米之炊”，只有充分的地質(zhì)資料，地質(zhì)人員才能設(shè)計(jì)出最準(zhǔn)的井位，制訂最有效的措施，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益。我們分析基層地質(zhì)檔案資料管理的現(xiàn)狀，對一線地質(zhì)人員的工作中需要的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行分析，并對基層地質(zhì)資料信息化管理提出構(gòu)想和對策，以強(qiáng)化基層地質(zhì)資料信息服務(wù)工作。

1 基層石油地質(zhì)檔案資料管理的現(xiàn)狀與特征

1.1 石油地質(zhì)檔案資料的保管條件、基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

大型的石油地質(zhì)資料檔案室都在基地，前線距離基地相對比較遠(yuǎn)，有些前線單位，坐車都需要兩三個(gè)小時(shí)。前線地質(zhì)工作人員是開展地質(zhì)工作的主體，他們?nèi)セ貦n案室借閱資料幾乎很少，也造成了資源的浪費(fèi)?；鶎拥刭|(zhì)人員所能接觸到的地質(zhì)檔案資料主要是基層檔案室、地質(zhì)資料室、各生產(chǎn)科室。前線檔案室與資料室所存的地質(zhì)資料之間有交叉。由于歷史的原因，檔案室的老井和開發(fā)初期的資料存的比較多；后期開發(fā)的，資料室存的比較齊全，各個(gè)生產(chǎn)科室還存有部分地質(zhì)資料，比如射孔數(shù)據(jù)、開發(fā)方案、各種剖面圖等。

1.2 石油地質(zhì)檔案資料的使用現(xiàn)狀

石油地質(zhì)工作是在反復(fù)中進(jìn)行的。一份地質(zhì)資料會被長期使用，基層檔案室管理比較嚴(yán)，定期都要催還，使用起來會非常受限制。地質(zhì)資料室管理人員大部分兼職，沒有嚴(yán)格手續(xù)，人員可以隨意出入，資料存放比較混亂，整理不規(guī)范，有資料丟失現(xiàn)象。前線地質(zhì)工作人員為了一項(xiàng)工作會花費(fèi)一定的時(shí)間來搜集這些資料，經(jīng)常會出現(xiàn)地質(zhì)資料不夠用的現(xiàn)象。來基層檔案室查閱地質(zhì)資料，沒有也是常有的現(xiàn)象，試油資料這幾年的空缺就比較多。

1.3 石油地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化現(xiàn)狀

2008 年國家搞地質(zhì)資料清查時(shí)，所有的地質(zhì)資料已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了條目數(shù)字化，但是地質(zhì)資料里的文字內(nèi)容、表格、圖紙并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在這之后，檔案室繼續(xù)對后來新產(chǎn)生的地質(zhì)資料繼續(xù)進(jìn)行條目數(shù)字化，并在數(shù)字化檔案系統(tǒng)建立了油氣勘探開發(fā)庫，地質(zhì)人員通過檔案系統(tǒng)能夠檢索檔案室存的所有條目信息。地質(zhì)資料室此后基本中斷了條目著錄，無人監(jiān)管，條目沒有真正掛接的平臺，還只是在科室的機(jī)子里以Excel 表格的形式存放著，存在著不穩(wěn)定的安全隱患。雖然一定程度上節(jié)省了查閱的時(shí)間，真正的地質(zhì)工作依舊還在使用著原始的圖紙。

1.4 石油地質(zhì)資料的系統(tǒng)開發(fā)利用現(xiàn)狀

經(jīng)調(diào)查，基層地質(zhì)人員幾乎不知道國家地質(zhì)資料系統(tǒng)、中石化的地質(zhì)資料系統(tǒng)，中原油田檔案管理處的數(shù)字化系統(tǒng)雖然都給他們建立了用戶，也是在檔案人員的提醒下才去用，沒有上網(wǎng)查詢的意識?；鶎拥刭|(zhì)人員的觀念還基本停留在親自找資料的狀態(tài)，利用率很高的是各基層地質(zhì)單位自行開發(fā)的地質(zhì)系統(tǒng)，他們是按照工作需要自行設(shè)計(jì)，功能也比較單一，工作時(shí)基本處于半自動(dòng)化的狀態(tài)。單井綜合曲線通過一個(gè)軟件畫，測井通知單通過 Excel 表出，出地質(zhì)方案通過 word 制訂，還有自己開發(fā)的日報(bào)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)等，各種系統(tǒng)，各行其用。沒有一個(gè)技術(shù)含量非常高的、完整的、功能齊全的數(shù)字化地質(zhì)系統(tǒng)與石油地質(zhì)工作統(tǒng)一配套。

1.5 石油地質(zhì)資料的編研現(xiàn)狀

石油地質(zhì)檔案資料數(shù)據(jù)的綜合研究、挖掘開發(fā)工作基本上未開展?；鶎訖n案室地質(zhì)檔案的編研工作幾乎就是空白。

1.6 石油地質(zhì)資料的服務(wù)現(xiàn)狀

基礎(chǔ)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化程度比較低，對基層地質(zhì)人員的需求調(diào)研較少，對服務(wù)計(jì)劃和服務(wù)反饋機(jī)制建設(shè)不到位。

2 基層石油地質(zhì)資料的實(shí)際需求

2.1 石油地質(zhì)資料實(shí)際需求量很大

設(shè)計(jì)一口新井位，需要周邊十幾口井位的組合圖、成果表等相關(guān)資料做對比分析；上一項(xiàng)措施，要對這口井的套管數(shù)據(jù)、固井質(zhì)量、完井報(bào)告等進(jìn)行分析；每一項(xiàng)工作都需要大量的地質(zhì)資料做基礎(chǔ)工作。

2.2 石油地質(zhì)資料實(shí)際需求的面很廣

針對一口井的措施，需要這口井的鉆井資料、測井資料、試油資料、化驗(yàn)資料等全面了解這口井的所有情況，對地質(zhì)資料的類別需求也很全。

2.3 石油地質(zhì)資料實(shí)際需求的內(nèi)容很細(xì)

成果表上的小層有的有幾十個(gè)；井斜水平投影圖的井斜數(shù)據(jù)有一二百條數(shù)據(jù)；試油資料也要分出很多小層，基層需求的地質(zhì)資料也是非常的細(xì)致。

2.4 石油地質(zhì)資料實(shí)際需求的深度很深

通過地震圖研究地下構(gòu)造；通過組合圖作地層對比，基層地質(zhì)人員對地質(zhì)資料的要求也是非常深入的。

2.5 石油地質(zhì)資料需要原始地質(zhì)資料內(nèi)容的數(shù)字化

地質(zhì)工作人員在實(shí)際工作中需要大量的原始圖紙、表格、各種成果的數(shù)字化內(nèi)容，可以隨時(shí)從實(shí)際工作出發(fā)，需要大量信息時(shí)可以短時(shí)間通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲得。

2.6 石油地質(zhì)工作的過程需要數(shù)字化

比較簡單的，如測井單、方案的發(fā)放，不再需要人工跑腿；相對復(fù)雜的，如設(shè)計(jì)井位的各種剖面圖，完全脫離手工和半自動(dòng)化的狀態(tài)，全方位的三維的剖面圖都能隨意從電腦做出，并打印出來。在電腦上任意模擬設(shè)定井位，顯示所打?qū)游坏男Ч?，選出最佳井位。

2.7 石油地質(zhì)人員需要切實(shí)有用的地質(zhì)編研成果

比如井位坐標(biāo)匯編，把歷年來同一區(qū)塊所打的所有的井進(jìn)行匯編，做好地質(zhì)基礎(chǔ)匯編工作，為科研項(xiàng)目、地質(zhì)生產(chǎn)工作做好服務(wù)工作。

3 基層石油地質(zhì)檔案資料信息化的構(gòu)想與對策

3.1 建立基層石油地質(zhì)資料的集群化信息化平臺

在基層石油地質(zhì)人員所工作的范圍里實(shí)行集群化、數(shù)字化，使資源共享成為切實(shí)可行的事情。一個(gè)地區(qū)從開發(fā)到現(xiàn)在，石油地質(zhì)工作是由多個(gè)單位合作完成的，所產(chǎn)生的大量石油地質(zhì)資料也是由各個(gè)單位產(chǎn)生的。我們所在的采油廠大的區(qū)塊有六個(gè)相對獨(dú)立的區(qū)塊，和這個(gè)區(qū)塊有關(guān)的地質(zhì)資料應(yīng)該在本區(qū)域集群化，這樣地質(zhì)資料才能最充分地發(fā)揮作用。

3.1.1 本區(qū)域所有的井必須集全

因?yàn)閱挝坏母闹疲械膯挝辉?jīng)在不同階段歸屬不同的單位，地質(zhì)資料也會分別在不同的檔案室，應(yīng)及時(shí)移交。只要是開發(fā)過的井，不管是否被利用，必須保證齊全。我們所在的區(qū)域迄今為止有1061口井，早期的探井就有未被開發(fā)的，沒有保留資料，地質(zhì)人員就只有望井興嘆了。

3.1.2 一口井成果資料必須集全

每一口井的工作過程都不盡相同，早期的探井一般都有完井地質(zhì)總結(jié)報(bào)告、綜合錄井圖、油井交接書、套管記錄、井斜水平投影圖、固井質(zhì)量圖、試油小結(jié)、試油日志、水分析報(bào)告，后期的開發(fā)井就很多，尤其是測井資料類型就更多了。

3.1.3 一口井的井史必須集全

一口井鉆井的全部過程，有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（開、完鉆時(shí)間；井深、位移、層位等）、鉆時(shí)、泥漿、事故報(bào)表、總結(jié)等應(yīng)該集全。

3.1.4 地質(zhì)資料文字、圖紙、表格數(shù)字化

把齊全所有的井按照井號，所有的地質(zhì)成果資料、所有的工作過程都真正數(shù)字化，才能不讓地質(zhì)人員花費(fèi)時(shí)間去尋找各種資料，把精力和時(shí)間全部都用在分析生產(chǎn)上。

3.1.5 做好最充分的編研資料

按照石油地質(zhì)人員的實(shí)際需求開展編研工作，滿足基層地質(zhì)人員工作中的各種需求，這樣能大大提高他們的工作效率。

3.2 基層石油地質(zhì)檔案資料工作過程信息化管理的構(gòu)想

3.2.1 在基層范圍內(nèi)建立與石油地質(zhì)工作配套的數(shù)字化系統(tǒng)

把原有的各個(gè)同類基層單位開發(fā)的技術(shù)含量比較高、比較實(shí)用的小型石油地質(zhì)系統(tǒng)像穿珍珠一樣串聯(lián)起來，在基層范圍內(nèi)形成一個(gè)功能比較完備的石油地質(zhì)檔案資料系統(tǒng)。

3.2.2 在地質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，建立不同用途的專題數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)

對地質(zhì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整理加工，建立專題數(shù)據(jù)庫；專題數(shù)據(jù)庫可以進(jìn)行專題分析，比如采油日報(bào)數(shù)據(jù)庫、井斜數(shù)據(jù)庫、作業(yè)總結(jié)數(shù)據(jù)庫、綜合資料數(shù)據(jù)庫、儲量數(shù)據(jù)庫。

3.2.3 利用現(xiàn)代理論、方法和技術(shù)對石油地質(zhì)資料進(jìn)行二次開發(fā)

開展綜合分析研究，提高對以往石油地質(zhì)工作的研究水平，盤活各類石油地質(zhì)資料，大幅度提高地質(zhì)資料利用水平和利用效益，為油田發(fā)展提供廣泛的服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、管理提供基礎(chǔ)技術(shù)支撐。

3.2.4 石油地質(zhì)工作過程數(shù)字化

石油地質(zhì)工作類別很多，工作的階段也很多，工作過程也很細(xì)化。采油廠的工作過程包括設(shè)計(jì)井位、出地質(zhì)方案、發(fā)測井通知單、做綜合曲線等，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化就應(yīng)該使得地質(zhì)方案的數(shù)字化、地質(zhì)測井通知單的數(shù)字化、綜合曲線圖的數(shù)字化、地層對比的數(shù)字化，使一線地質(zhì)工作人員可以在計(jì)算機(jī)上利用數(shù)字化的原文，利用數(shù)字化的工作過程；可以使工作的每個(gè)步驟、每個(gè)環(huán)節(jié)從看資料、畫剖面圖、分析地層和周圍區(qū)塊井分析都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，石油地質(zhì)工作才真正乘上網(wǎng)絡(luò)高速通道飛速前進(jìn)。

3.3 建立基層地質(zhì)資料信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)與加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)管

3.3.1 建立基層地質(zhì)資料信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

在一線地質(zhì)人員的范圍逐步建立地質(zhì)資料服務(wù)網(wǎng)站，完善不同層次需求的地質(zhì)資料服務(wù)查詢系統(tǒng)，同時(shí)要搭建與一線地質(zhì)人員的溝通橋梁，了解需求，征集意見，通過調(diào)研，針對各類石油地質(zhì)人員的需求，形成具有個(gè)性化需求的使用界面。積極開發(fā)和建立健全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，拓寬服務(wù)渠道。

3.3.2 建立必要的部門，對石油地質(zhì)資料信息化管理進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督

這是一個(gè)長期不間斷的補(bǔ)充維護(hù)的過程。通過從源頭到地質(zhì)檔案的匯集，到工作的全過程，以及到形成新的地質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上形成一個(gè)良性的循環(huán)，使基層地質(zhì)工作更加高效準(zhǔn)確。由領(lǐng)導(dǎo)部門和具有權(quán)威性、代表性的專家統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮信息化工作，搞好基層石油地質(zhì)資料信息化發(fā)展規(guī)劃，加大信息化力度，并使石油地質(zhì)資料信息服務(wù)發(fā)展有序。

在石油地質(zhì)檔案資料管理中，依據(jù)基層地質(zhì)檔案存在的現(xiàn)狀和實(shí)際需求，完善石油地質(zhì)資料數(shù)據(jù)資源的建設(shè)管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的地質(zhì)資料數(shù)據(jù)，搭建現(xiàn)代化的存儲、管理軟件和硬件支撐環(huán)境，推進(jìn)原始地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料的開發(fā)利用。通過網(wǎng)絡(luò)，為石油地質(zhì)主業(yè)的工作搭建一個(gè)完善的平臺。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個(gè)問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明 ,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　?。ǘ┸浖?。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接。
　?。ㄈ?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進(jìn)行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J(rèn)識不到位。基層單位建設(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個(gè)問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力；同時(shí)相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認(rèn)為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙?jīng)費(fèi)成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限，更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動(dòng)放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　?。ㄋ模┌踩?、質(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實(shí)際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動(dòng)性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益，存在著重?cái)?shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時(shí)提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策
　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作來彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。
　　（二）明確職責(zé)，規(guī)范制度，加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時(shí)優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。
　?。ㄋ模┘訌?qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細(xì)信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)修正，為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實(shí)專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團(tuán)有限責(zé)任　王琳：綿陽市檔案局）

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
其實(shí)就是把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。