檔案信息化建設(shè)紀(jì)實(shí)書籍

檔案管理方面的書籍有檔案學(xué)概論，文書與檔案管理基礎(chǔ)，文書工作與檔案管理/高職高專教材，檔案館信息化與檔案管理變化革，檔案管理技術(shù)實(shí)用問答， 現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)。
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過(guò)程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。
從幾千年檔案管理的歷史來(lái)看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。
《中華人民共和國(guó)檔案法》第一條　 為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法。
本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來(lái)完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。通過(guò)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測(cè)，從而為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時(shí)創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會(huì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲(chǔ)更加方便、信息傳輸更加快捷，同時(shí)更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測(cè)，對(duì)于企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對(duì)檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過(guò)程中會(huì)面臨很多的困難，需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實(shí)行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)實(shí)施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，在前期的進(jìn)展會(huì)比較緩慢。由于每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國(guó)在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，無(wú)法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來(lái)了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中可能會(huì)面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動(dòng);注重檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫(kù)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，因而對(duì)數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動(dòng)力機(jī)制的完善。

2.4加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來(lái)完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且還能夠熟練運(yùn)用信息化操作軟件。所以要對(duì)檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識(shí)和軟件操作的學(xué)習(xí)中來(lái)。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運(yùn)作過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時(shí)間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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[3]秦偉強(qiáng).知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的電子文件，也就是能計(jì)算機(jī)語(yǔ)言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過(guò)掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過(guò)掃描或數(shù)碼相機(jī)拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。

1、將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)一的管理設(shè)備；

2、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制；

3、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。