檔案信息化建設(shè)會議紀要

2010年，城建檔案館在建設(shè)局的領(lǐng)導(dǎo)下，以“決勝災(zāi)后重建，率先構(gòu)建新型城鄉(xiāng)形態(tài)，努力建設(shè)世界田園城市示范區(qū)”為工作主題，按照“五點四線三問題”工作思路和方法，認真負責地完成了各項工作目標任務(wù)。現(xiàn)將全年工作完成情況報告如下：
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一、目標責任書完成情況：
（一）加強城鎮(zhèn)安居房、居民自建房、上海援建及社會投資項目等各類建設(shè)工程竣工檔案備案工作，確保各類建設(shè)工程竣工檔案備案率達95%。
完成情況：一是加大上海援建項目工程竣工檔案驗收備案工作力度。針對上海援建項目建設(shè)實際，在工程動工伊始，即以雙方聯(lián)席會議制度的形式確立了檔案驗收備案工作的方法和步驟。通過集中培訓、上門服務(wù)等有效辦法加強工程檔案資料收集和整理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證在第一時間內(nèi)及時完成了援建項目的檔案驗收備案工作，確保了援建項目按時間節(jié)點的要求順利通過驗收并交付使用。經(jīng)過多方努力，截止目前，城建檔案館已完成上海援建的北街小學等23所學校、醫(yī)療中心、社會綜合福利院、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院(社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心)等18個衛(wèi)生項目工程、滬都花園等3個安置房、廉租房項目工程，以及西區(qū)水廠、污水處理廠、為農(nóng)服務(wù)中心等15個市政基礎(chǔ)及公用設(shè)施項目工程的竣工檔案的驗收備案工作。全面完成了上海市對口支援都江堰災(zāi)后重建62個“交鑰匙”項目工程的竣工檔案驗收備案工作；二是加強社會投資項目工程竣工檔案進館工作。已接收成都興蓉等社會投資的22所鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學校、9所鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、13個鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所等工程施工文件資料進館；三是做好安居房工程竣工檔案資料的收集、整理、培訓工作。認真開展城市居民安置房、居民自建房、農(nóng)村統(tǒng)規(guī)統(tǒng)建房等建設(shè)工程竣工檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和資料收集工作。通過及時發(fā)放檔案進館告知意見書、檔案業(yè)務(wù)知識培訓、工程現(xiàn)場檢查指導(dǎo)等有效形式，確保各類安居房建設(shè)工程按期完整歸檔進館。截止目前，已對興堰·麗景等130余個建設(shè)工程竣工檔案資料的收集、整理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓?，F(xiàn)場為壹街區(qū)·上善小區(qū)安居房工程培訓資料員40余人次，接收進館竣工檔案1300余卷。
（二）認真做好古城重建相關(guān)工作和風貌改造工程檔案備案管理工作。
完成情況：根據(jù)古城重建及風貌改造工程建設(shè)實際，配合風貌辦，擬定了工程檔案備案進館的措施和辦法，認真指導(dǎo)做好城市風貌改造工程檔案資料的收集、整理、備案工作。
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（三）開展城市地下管線、道路、橋梁等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的檔案收集、整理、利用工作。
完成情況：制定下發(fā)了都江堰《地下管線工程檔案管理辦法》實施細則。抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，加班加點完成了中央審計署檢查項目的資料收集與整理工作。完成了第一批城市加密道的資料清理、組卷工作和第二、三批加密道工程檔案資料的收集、整理指導(dǎo)工作。
（四）積極做好城鎮(zhèn)安居安置房的竣工驗收備案工作。
完成情況：針對城鎮(zhèn)安居安置房和農(nóng)村統(tǒng)規(guī)統(tǒng)建項目檔案資料的基本情況，擬定了農(nóng)村建設(shè)工程檔案驗收意見書，配合村鎮(zhèn)局做好相關(guān)檔案歸檔工作。
（五）積極推進城建檔案信息化建設(shè)和建設(shè)工程聲像檔案制作工作；做好城建檔案閱覽、整理室和庫房的建設(shè)工作和城建檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓工作；督促、指導(dǎo)開展建設(shè)局文書、會計、科技、專業(yè)檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)工作。
完成情況：一是加強城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。在現(xiàn)有系統(tǒng)設(shè)施不完善的情況下，認真完成城建檔案管理系統(tǒng)調(diào)試工作，更新備份城建檔案目錄數(shù)據(jù)。截止目前，已錄入城建檔案614卷，接待檔案查詢301人次；二是做好檔案庫房維修及館藏檔案移庫工作。完成了檔案庫房密集架的拆架、維修工作和近兩萬卷城建檔案、建設(shè)局文書、會計、照片、組織人事、招投標、村鎮(zhèn)檔案的清理、移庫、上架等大量工作，保證了各類檔案的妥善保管和綜合利用；三是認真開展檔案執(zhí)法檢查工作。完成了建設(shè)局2009年度文書檔案整理、歸檔工作，歸檔文件1099件。督促、指導(dǎo)局機關(guān)各科室及下屬單位做好2009年度文書、會計、科技、專業(yè)檔案的收集、整理和歸檔工作，配合市檔案局完成了建設(shè)局及各下屬單位2009年度檔案執(zhí)法檢查工作。牽頭組織建設(shè)局機關(guān)各科室及下屬單位共26名職工參加了市檔案局檔案人員培訓工作；四是切實做好館藏檔案安全維護。認真開展館藏檔案的“八防”工作，對館藏檔案進行了為期一周的密閉除蟲治理，保證了館藏檔案的安全。
（六）其他工作
完成情況：一是積極推進城市安居房分戶驗收。按既定時間節(jié)點，完成了對點聯(lián)系安居房搖號房源的建設(shè)及公建和基礎(chǔ)設(shè)施配套工作。協(xié)助做好各批次安居房、安置房建設(shè)項目分戶驗收、項目推進、指導(dǎo)標準說明等工作，對驗收中存在的問題進行了梳理、匯總、上報，督促及時整改。二是做好建設(shè)項目管理系統(tǒng)錄入工作。確定專人專項負責，采取動態(tài)錄入機制，對已完成前期項目信息錄入的建設(shè)項目，及時核查、及時錄入，完成60個已完工建設(shè)項目檔案備案信息錄入工作清欠工作；三是認真開展清欠工作，對七片區(qū)（石羊鎮(zhèn)、安龍鎮(zhèn)、柳街鎮(zhèn)）建設(shè)工程農(nóng)民工資拖欠情況進行了摸底排查，及時梳理上報；四是加強信息報送工作，結(jié)合工作實際，完成了《城建檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)》調(diào)研文章。
二、各專項工作目標完成情況：
（一）已完成2010年上海對口支援工作專項目標（都目督發(fā)〔2010〕17號）；
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（二）已完成2010年檔案工作專項目標任務(wù)（都目督發(fā)〔2010〕19號）；
（三）已完成2010年編纂《汶川特大地震·都江堰市抗震救災(zāi)志》專項目標任務(wù)（都目督發(fā)〔2010〕18號），分解文件都建設(shè)〔2010〕37號；
（四）已完成上海援建項目的工程檔案收集和檔案移交工作目標（都目督發(fā)〔2010〕28號）；
（五）已完成《“5.12”汶川大地震都江堰市備忘錄》資料收集移交專項工作目標（都辦發(fā)〔2010〕208號）；
（六）已完成《都江堰市質(zhì)量興市工作》專項目標（都建辦〔2010〕74號）；
（七）已完成成都市災(zāi)后城鄉(xiāng)住房重建工作領(lǐng)導(dǎo)小組下發(fā)的《汶川特大地震成都抗震救災(zāi)志》資料上報工作；
（八）已按時間節(jié)點完成建設(shè)局分解下達的安全生產(chǎn)、社會穩(wěn)定、社會治安治理專項工作目標、依法治市、應(yīng)急管理等各項目標任務(wù)。
三、臨時交辦的任務(wù)完成情況：
（一）根據(jù)市重建辦和檔案局的要求，明確了災(zāi)后城鎮(zhèn)住房重建文件資料收集整理歸檔移交工作方案，擬定資料清單并下發(fā)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處及社區(qū)；
（二）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，認真做好城區(qū)143個自建點、農(nóng)村統(tǒng)規(guī)統(tǒng)建、統(tǒng)規(guī)自建、原址自建房屋竣工檔案資料收集、整理的簡化流程和備案管理工作；
（三）完成抗震救災(zāi)、排危搶險、災(zāi)后評估、板房過渡安置、綜合竣工驗收、檔案管理等相關(guān)宣傳項目的信息采集、匯總、報送工作；
（四）認真做好援建項目服務(wù)工作，成立竣工驗收領(lǐng)導(dǎo)小組，完善驗收流程和辦法，有序開展援建項目的竣工驗收和資料移交工作，并及時為醫(yī)療中心等項目申報“魯班獎”提供了急需的檔案資料；??
（五）完成檔案館在成都市政府網(wǎng)站上的辦事公開目錄整改檢查工作；
??? （六）指派專人、加班加點完成了中央審計署檢查項目的資料收集與整理工作；
（七）按市委119次常委會議紀要通過的《都江堰市中小學校舍安全工程實施方案》的要求，落實了校安工程涉及的農(nóng)村標準化學校建設(shè)工程檔案采取不進館的方式辦理；
（八）認真做好維穩(wěn)值班和清欠工作；
（九）完成機關(guān)一、二支部各項黨風、黨建工作和創(chuàng)先爭優(yōu)活動相關(guān)工作。
四、創(chuàng)新亮點工作完成情況：
（一）上海援建項目竣工檔案驗收備案工作：完成上海市對口支援都江堰災(zāi)后重建62個“交鑰匙”項目工程的竣工檔案驗收備案工作，確保援建任務(wù)按時圓滿完成。截止目前，上海援建的北街小學等23所學校、醫(yī)療中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院(社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心)等18個衛(wèi)生項目工程、滬都花園等3個安置房、廉租房項目工程，以及西區(qū)水廠、為農(nóng)服務(wù)中心等15個市政基礎(chǔ)及公用設(shè)施項目工程竣工檔案已全部完成歸檔備案工作；
（二）建設(shè)項目管理系統(tǒng)錄入工作：確定專人專項負責，采取動態(tài)錄入機制，對已完成前期項目信息錄入的建設(shè)項目，及時核查、及時錄入，完成了2008年5月至2010年9月，共計60個已完工建設(shè)項目檔案備案信息錄入工作；
（三）安居房分戶驗收工作：按既定時間節(jié)點，完成對點聯(lián)系房源的建設(shè)及公建和基礎(chǔ)設(shè)施配套工作。協(xié)助做好安居房、安置房建設(shè)項目分戶驗收、項目推進、指導(dǎo)標準說明等工作；
（四）安居房竣工檔案管理工作：及時發(fā)放建設(shè)工程竣工檔案驗收告知意見書，開展各批次安居房工程驗收資料收集整理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作, 接收已搖號安居房竣工驗收資料檔案進館，完成相關(guān)工程竣工檔案資料的整理和目錄數(shù)據(jù)錄入工作；
（五）重點項目檔案管理工作：落實專人，及時對接，做好城市加密道工程檔案資料收集、整理、歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和備案工作，完成重點項目迎檢的相關(guān)資料整理工作；
（六）志書及年鑒編撰工作：及時分解任務(wù)，落實專人負責，牽頭完成了《汶川特大地震都江堰市抗震救災(zāi)志》第二階段長編、成都市建委《抗震救災(zāi)志》資料上報、《“5.12”汶川大地震都江堰市備忘錄》資料收集移交和《建設(shè)局年鑒（2010卷）》資料的編纂工作；
（七）建設(shè)局檔案執(zhí)法檢查工作：完成市檔案局對建設(shè)局、村鎮(zhèn)局、園林局、質(zhì)監(jiān)站、城監(jiān)大隊、街燈處、綠化處、城投等單位2009年度文書、會計、照片、組織人事檔案的收集、整理、立卷和歸檔檢查工作；
（八）檔案庫房維修及移庫工作：完成了檔案庫房密集架的拆架維修和近兩萬卷城建檔案、文書、會計、照片、組織人事、招投標、村鎮(zhèn)檔案的清理、移庫、上架等大量工作，保證了各類檔案的妥善保管和綜合利用；
五、目標管理工作情況：
單位負責人作為目標管理工作第一責任人，及時分解下達各項目標任務(wù)，完善、規(guī)范目標運行和績效考核機制，及時監(jiān)控、反饋和解決目標運行中的困難和問題，嚴格獎懲，按時間節(jié)點及時上報目標完成情況，資料齊全、整理規(guī)范，全面完成了各項工作目標任務(wù)。
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檔案工作會議講話稿

　　檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。下面就是我給大家整理的檔案工作會議講話稿，僅供參考。
　　檔案工作會議講話稿(一)：
　　各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們：

　　這次會議的主要任務(wù)是：全面貫徹黨的十七屆六中全會、市第六次黨代會、區(qū)第十二次黨代會和省、市檔案工作會議精神， 總結(jié) 20xx年全區(qū)檔案工作，部署20xx年工作任務(wù)，表彰我區(qū)檔案戰(zhàn)線涌現(xiàn)出來的先進集體和先進個人，激勵廣大檔案工作者創(chuàng)先爭優(yōu)，開拓進取，促進檔案事業(yè)的科學發(fā)展，進一步發(fā)揮檔案工作在舟山群島新區(qū)建設(shè)中的獨特作用。

　　下面，我就去年的工作情況和今年的工作思路，講兩個方面的問題：

　　一、20xx年全區(qū)檔案工作回顧

　　20xx年是我區(qū)“十二五”規(guī)劃的開局之年，也是舟山群島新區(qū)成立第一年，全區(qū)各級檔案部門和廣大檔案工作者深入貫徹落實科學發(fā)展觀，圍繞“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略，以大局意識科學謀劃檔案事業(yè)發(fā)展，以創(chuàng)新舉措加快推進檔案工作進程，開創(chuàng)檔案工作的新局面。

　　(一)夯實基礎(chǔ)，實施戰(zhàn)略，登記備份工作實現(xiàn)新推進

　　去年是檔案與電子文件登記備份戰(zhàn)略深入實施的關(guān)鍵一年。根據(jù)省、市檔案局的工作部署，全區(qū)以建立安全保障、災(zāi)害應(yīng)急恢復(fù)機制為重點，狠抓工作落實，真正將實施登記備份戰(zhàn)略作為檔案安全監(jiān)管的主要手段。

　　——登記備份工作保障有力。落實檔案登記備份工作的機構(gòu)、人員、制度等各項基礎(chǔ)保障。設(shè)立檔案登記備份中心，初步建成登記備份中心軟、硬件平臺并投入使用，增聘一名數(shù)據(jù)平臺服務(wù)工作人員。成立由黨、政分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，區(qū)發(fā)改局、區(qū)經(jīng)信局、區(qū)財政局等單位共同參與的登記備份協(xié)調(diào)小組，明確相關(guān)部門的職責分工。建設(shè)數(shù)字信息化平臺，引進安裝博通檔案登記備份軟件，作為登記備份的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。就機房管理、安全保密、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理等方面作出具體規(guī)定，完善登記備份的相關(guān)管理制度，明確工作責任，理順工作程序。

　　——登記備份范圍繼續(xù)拓展。共有51家區(qū)屬有關(guān)單位按規(guī)定開展電子文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)登記備份工作，完成單位比例達61%，登記備份的數(shù)據(jù)總量達6338MB，其中29家區(qū)政府直屬單位全部完成登記備份工作。繼續(xù)對區(qū)民政局、區(qū)衛(wèi)生局、區(qū) 教育 局、區(qū)社保中心、區(qū)殘聯(lián)這5家單位的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行登記備份。完成浙江華業(yè)塑料機械一技改項目檔案登記備份工作。將定海區(qū)東大塘紫窟涂外涂圍墾等三個工程列入重點建設(shè)項目檔案登記備份名冊。隨著這項工作的日趨成熟，各單位對登記備份的認識不斷深化，工作積極性、主動性明顯提高。

　　——建立災(zāi)害應(yīng)急恢復(fù)機制。出臺《舟山市定海區(qū)檔案與電子文件登記備份突發(fā)事件與災(zāi)害處置應(yīng)急預(yù)案》，響應(yīng)全省檔案與電子文件登記備份應(yīng)急演練座談會精神，與區(qū)衛(wèi)生局開展登記備份應(yīng)急聯(lián)合演練，增強檔案部門應(yīng)對突發(fā)事件與災(zāi)害的能力。做好館際備份工作，在市檔案局和普陀區(qū)檔案局分別設(shè)立電子檔案異地備份中心，確保檔案信息資源的絕對安全。通過以上 措施 防范，我區(qū)全年未發(fā)生一起檔案與電子文件安全事故。

　　——登記備份帶動效應(yīng)初步顯現(xiàn)。通過開展檔案與電子文件登記備份工作，掌握全區(qū)檔案資源的分布情況，有效整合檔案信息資源。備份的現(xiàn)行電子數(shù)據(jù)，便于移交單位的數(shù)據(jù)恢復(fù)和利用，實現(xiàn)各單位和檔案部門的合作共贏。

　　(二)拓寬 渠道 ，核心記憶，檔案 文化 建設(shè)取得新成效

　　緊密結(jié)合海洋歷史文化名城建設(shè)，推進檔案文化建設(shè)戰(zhàn)略，檔案文化品牌效益日漸凸顯，檔案文化的社會影響不斷擴大。20xx年定海區(qū)檔案局被評為全市檔案文化建設(shè)先進單位。

　　——制定檔案文化建設(shè)中期戰(zhàn)略規(guī)劃。研究制定《舟山市定海區(qū)檔案文化建設(shè)行動計劃(20xx-2016)》，明確“十二五”時期全區(qū)檔案文化建設(shè)的基本原則、目標任務(wù)和政策措施，從戰(zhàn)略層面對檔案文化進行系統(tǒng)、完整、高層次的規(guī)劃，通過實施一批“定海記憶”項目，打造一批檔案文化精品，建立一批檔案文化陣地和載體，建設(shè)一支檔案文化隊伍，探索一系列推進檔案文化建設(shè)的保障措施和工作機制，提升檔案文化的品牌影響和檔案部門的文化形象，繁榮我區(qū)檔案文化。

　　——紅色檔案印證建黨__周年。為紀念中國共產(chǎn)黨成立90周年，聯(lián)合多部門組織“學黨史、知黨情、跟黨走”的黨史學習日活動，采用豐富多樣的形式將黨史資料送到社會各界，發(fā)揮檔案資源作用，宣傳中共光輝歷程。其中向森森集團女工們贈送黨史書籍的活動受到廣泛關(guān)注，活動信息和圖片還作為引題被《光明日報》頭版頭條引用。在檔案網(wǎng)站上開設(shè)“紅色印記”專欄，在區(qū)政府大院舉辦黨史勝跡圖片展，以圖文并茂的形式，系統(tǒng)展示一批定海黨史上的重要地方、事件和人物。積極配合《黨的光輝歷程——浙江省慶祝中國共產(chǎn)黨成立90周年展覽》，做好檔案征集上報工作。組織參與辛亥革命100周年和楊靜娟烈士犧牲70周年的紀念活動。

　　——檔案精品主打海洋文化牌。從領(lǐng)導(dǎo)決策、群眾需求和社會 熱點 、難點問題出發(fā)，以傳承歷史為歸宿，深度開發(fā)檔案信息資源。編輯出版《定海歷史文化叢書》上下輯8本，榮獲省檔案局優(yōu)秀編研成果一等獎，這也是目前全市檔案系統(tǒng)在編研工作上獲得的最高獎項。策劃介紹海洋地理文化的《定海地情文化叢書》，其中《定海島礁地名 故事 》和《敘舊憶往說定?！芬压_出版，并入選浙江省“百項檔案編研精品工程”。

　　——檔案文化項目構(gòu)筑定海記憶。圍繞城市記憶工程，以“定海記憶”為核心元素，加強名人、名鎮(zhèn)、非遺等系列檔案文化項目的建設(shè)。完成定海四大政治名人照片檔案、小沙、馬岙、白泉名鎮(zhèn)檔案和舟山鑼鼓、跳蚤舞非遺項目檔案的征集，接收照片檔案和編研成果進館保存。整理定海老照片形成“老定海風情”等專題，已消失的定海古城墻、奎星閣等建筑也在其中留下記錄。啟動“美麗視角——記錄定?！濉冞w”攝影存檔活動，首期活動走進中大街，形成中大街攝影專題。開展“最定?！ê７窖越n”工作，通過發(fā)音人甄選、方言文本標注討論會、網(wǎng)絡(luò)方言標注達人比賽等活動，收集、整理方言素材，建立起以文本、音頻、視頻形式立體記錄的方言語音檔案資料庫，方言檔案走入公眾視線。

　　(三)服務(wù)民生，依法治檔，檔案基礎(chǔ)工作再上新水平

　　發(fā)揮檔案部門的行政職能作用和專業(yè)優(yōu)勢，以民生需求為導(dǎo)向，以依法治檔為保障，強化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提升全區(qū)檔案工作水平。

　　——深抓新農(nóng)村檔案工作。堅持“面向基層、面向社會、為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)”的指導(dǎo)思想，建立區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、社區(qū)(村)三級檔案網(wǎng)絡(luò)體系，通過“農(nóng)村檔案信息資源共享”工程，將檔案信息服務(wù)工作延伸至社區(qū)、村，夯實檔案工作服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)的基礎(chǔ)。確定小沙鎮(zhèn)和鹽倉街道為該工程的試點單位，試點工作有序開展。

　　以省級示范檔案室和市級規(guī)范化檔案室創(chuàng)建活動為抓手，樹立典型，以點帶面，有力推進全區(qū)新農(nóng)村檔案工作。迄今已有16家社區(qū)、行政村順利通過創(chuàng)建，其中20xx年新增省級示范檔案室2家，為城東街道檀東社區(qū)和雙橋鎮(zhèn)臨港社區(qū)，市級規(guī)范化檔案室1家，為解放街道茅嶺村。城東、鹽倉街道還被評為省級示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)，鹽倉街道被確定為新農(nóng)村建設(shè)檔案工作省級基層聯(lián)系點，我區(qū)更榮獲省級社會主義新農(nóng)村檔案工作示范縣稱號。

　　——啟動數(shù)字化檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是“數(shù)字定?！钡慕M成項目，其實施情況直接影響檔案信息共享的實現(xiàn)程度。去年數(shù)字檔案館建設(shè)被納入?yún)^(qū)政府實事項目，并落實啟動資金，完成核心軟、硬件設(shè)備的采購。舉辦兩期數(shù)字檔案室軟件操作培訓班，培訓檔案工作人員100余人次，為項目的運行儲備人才。館藏檔案數(shù)字化進程加快，完成原定海教師進修學校500余頁學籍檔案的全文掃描，完成2個全宗共計818卷10萬余頁檔案的數(shù)字化加工。

　　——優(yōu)化館藏檔案資源。檔案資源建設(shè)從源頭抓起，采用問卷和電話相結(jié)合的調(diào)查方式，對68家進館單位“十二五”期間的檔案移交情況進行初步統(tǒng)計，并根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果計算屆時進館檔案所需空間，安排各單位檔案進館時間表，保證到期檔案及時、順利的移交。

　　完成區(qū)政府等4家單位的檔案接收工作，總計接收檔案667卷。接收城東街道等3家單位2000年之前的零星檔案，補充完整相關(guān)全宗。完成第八批館藏1971-1980年檔案的鑒定工作，通過逐卷逐件審查，共計鑒定145個全宗6759卷檔案，有效提高館藏檔案質(zhì)量。

　　——提供檔案利用優(yōu)質(zhì)服務(wù)。優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)可喚醒沉睡檔案，創(chuàng)造極大的經(jīng)濟效益和社會效益。去年區(qū)檔案館共接待檔案調(diào)閱2358人次，累計查閱檔案3420卷次，開出相關(guān)證明2572份，復(fù)印有關(guān)材料5480頁。檔案利用工作取得顯著成效。

　　特別是省委組織部、省人力資源和社會保障廳、省財政廳和省民政廳出臺一系列關(guān)于精簡退職人員、未參保集體企業(yè)退休人員及其他相關(guān)人員的惠民新政后，面對新一輪查檔高峰，區(qū)檔案館開設(shè)綠色通道，讓符合政策的未參保、精簡退職等相關(guān)人員優(yōu)先查檔，盡可能為他們提供更加便捷的服務(wù)。新增利用頻率較高的招工、精簡等檔案文件級條目7000余條，以提高查檔效率?？傆嫗?92人申請困難補助、補交社保提供查檔服務(wù)。

　　——加強依法監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。有效借助檔案工作協(xié)作組這一平臺，以年檢為主要手段，指導(dǎo)各建檔單位做好檔案工作，共有77家單位完成年度檔案歸檔工作并通過年檢，年檢通過率達93%。完成15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)的考核工作，審批完成區(qū)直機關(guān)工委等五家單位的“新規(guī)定”，開展“平安定?！睓n案安全監(jiān)管考核工作，指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)的平安檔案和綜治臺賬，提高全區(qū)檔案規(guī)范化水平。

　　(四)提高素質(zhì)，先進引領(lǐng)，加快檔案隊伍新建設(shè)

　　堅持把提高檔案工作者的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平擺在重要位置。繼續(xù)加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)教育培訓力度，組織參加省、市檔案管理培訓班，主辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)操作培訓班。實行檔案初、中級專業(yè)技術(shù)資格以考代評制度，實現(xiàn)檔案人才評價的社會化、科學化和規(guī)范化，該制度實施以來，已有16人取得中級職稱，6人取得初級職稱。組建檔案小吧，進行檔案業(yè)務(wù)研討，努力建設(shè)一支眼界寬、思路寬、創(chuàng)造力強、工作能力強的高素質(zhì)檔案干部隊伍。

　　在定海檔案網(wǎng)和檔案微博上開設(shè)“檔案員風采”專欄，深入報道五位基層檔案員的先進 事跡 ，并建立先進檔案，發(fā)揮他們的引領(lǐng)模范作用，在全行業(yè)形成學習先進、崇尚先進的良好風氣。

　　回顧過去一年，我區(qū)檔案事業(yè)成績顯著，這得益于區(qū)委、區(qū)政府的堅強領(lǐng)導(dǎo)，省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)，相關(guān)部門的大力協(xié)助，更得益于全區(qū)廣大檔案工作人員的辛勤付出。同時也應(yīng)看到我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展中還存在不少困難和問題：沒有獨立的檔案館，租用的綜合檔案館基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，局館分離;檔案數(shù)字化建設(shè)投入不足;全社會檔案法制意識和檔案部門依法行政力度有待提高;檔案人才隊伍的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平等與新區(qū)建設(shè)要求還有距離。這些問題制約我區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展，需在今后的工作中加以解決。

　　二、20xx年的主要工作任務(wù)

　　20xx年是浙江舟山群島新區(qū)建設(shè)全面啟動的第一年，全區(qū)檔案工作要適應(yīng)新形勢的要求，堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，深入貫徹落實科學發(fā)展觀，緊扣爭當浙江舟山群島新區(qū)建設(shè)排頭兵的目標，深入實施“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略，抓好新型檔案干部隊伍建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域，強化基礎(chǔ)管理，努力構(gòu)建具有定海特色的檔案事業(yè)發(fā)展體系，在新區(qū)建設(shè)中推進全區(qū)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

　　(一)深化、拓展、鞏固、提高檔案登記備份工作

　　今年是檔案電子文件登記備份工作深化推進的關(guān)鍵之年，要把提升工作質(zhì)量放在首位，在“深化、拓展、鞏固、提高”上做 文章 ，把登記備份工作推向一個新的高度。

　　1、在深化完善上下功夫。要著力推進檔案電子文件登記備份工作的制度化、規(guī)范化、標準化。一要完善制度政策求深化。今年我們將出臺《舟山市定海區(qū)檔案電子文件登記備份管理辦法》，強化登記備份的法規(guī)支撐。制定《舟山市定海區(qū)檔案電子文件登記安全管理辦法》，進一步推進工作職能的落實和工作機制的完善。二要完善技術(shù)規(guī)范求深化。登記備份工作越是深入，就越需要技術(shù)的保障、規(guī)范的引領(lǐng)。按照省檔案局對登記備份管理的標準規(guī)范，制定出臺《舟山市定海區(qū)檔案電子文件登記備份工作規(guī)范》等技術(shù)標準規(guī)范，從技術(shù)層面進一步規(guī)范登記備份的條件保障、業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)質(zhì)量。三要完善災(zāi)備方案求深化。確保檔案安全是登記備份的目的，災(zāi)難備份是檔案安全的最后一道防線。要完善檔案電子文件災(zāi)難應(yīng)急工作機制，提高信息反應(yīng)能力，組織轄區(qū)內(nèi)重點部門、單位開展應(yīng)急演練。依據(jù)《檔案電子文件災(zāi)害等級劃分標準》，完善檔案電子文件安全應(yīng)急預(yù)案和災(zāi)備方案，加強檔案電子文件異地、異質(zhì)備份，確保檔案信息的長期可讀，逐步構(gòu)建檔案安全網(wǎng)絡(luò)。

　　2、在有所拓展上下功夫。在鞏固基礎(chǔ)上，適當拓展登記備份工作領(lǐng)域，堅持“有所為，有所不為”。一要明確重點。在登記備份范圍上，重點推進黨政機關(guān)、重點建設(shè)項目和教育、國土、衛(wèi)生等重點涉民單位的登記備份;在方式上，重點推進以周期性備份為主、脫機備份為輔的登記備份，提高信息化水平和工作效率。今年，我區(qū)將重點推動全區(qū)登記備份工作從量的增長向質(zhì)的提升轉(zhuǎn)移，在保證文書檔案登記備份的基礎(chǔ)上，加大電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的登記備份工作力度;做好重點涉民單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及信息系統(tǒng)的登記備份工作，新增完成2家涉民領(lǐng)域電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的周期性登記備份;將重點建設(shè)項目檔案登記備份作為檔案專項驗收的前置條件和重要環(huán)節(jié)，擬與區(qū)人大辦公室聯(lián)合開展全區(qū)重點工程項目檔案工作執(zhí)法調(diào)研，完善項目驗收制度及工作流程，加強對在建、新建項目的動態(tài)登記管理。二要夯實基礎(chǔ)。推進檔案信息化，既有利于夯實登記備份的工作基礎(chǔ)，也有利于更好地服務(wù)黨委、政府的中心工作，更好地服務(wù)民生。要把登記備份中心建設(shè)和數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)作為一個重要任務(wù)，統(tǒng)籌安排，抓緊落實。借助“數(shù)字定?！苯ㄔO(shè)契機，今年將在繼續(xù)推進數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，開展全區(qū)建檔單位數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動，以此推動機關(guān)、企事業(yè)單位電子公文歸檔管理和檔案數(shù)字化工作。區(qū)檔案館要啟動檔案數(shù)字化掃描二期工程，力爭完成1973年以前館藏檔案的數(shù)字化加工。

　　3、在鞏固提高上下功夫。要堅持示范帶動，指導(dǎo)聯(lián)動，切實提高登記備份工作質(zhì)量和水平。一要示范引領(lǐng)促提高。開展登記備份工作質(zhì)量認定，今年擬在全區(qū)開展登記備份工作規(guī)范單位創(chuàng)建活動，以點擴面，帶動全區(qū)登記備份工作質(zhì)量的不斷提升。舉辦各層級的培訓班、 經(jīng)驗 交流會，不斷提高檔案工作人員的思想理論素質(zhì)和業(yè)務(wù)學習水平。二要加強監(jiān)管促提高。加強對登記備份工作的組織實施、監(jiān)督檢查和指導(dǎo)培訓，繼續(xù)開展“平安定?！睓n案安全大檢查，檢查的主要內(nèi)容為檔案登記備份的落實情況、檔案設(shè)施的配套情況、檔案庫房和實體的安全情況。并針對檢查情況進行現(xiàn)場指導(dǎo)，做到家底要清、指導(dǎo)要勤、功夫要深，增強前瞻性、針對性和有效性。

　　(二)全面推進檔案文化建設(shè)，助力檔案事業(yè)發(fā)展

　　充分發(fā)揮檔案部門文化資源優(yōu)勢，主動承擔起推進海洋歷史文化名城建設(shè)的任務(wù),整合資源，做大做強檔案文化品牌，為社會提供多樣化的文化精品，在推進檔案文化建設(shè)中有效提高檔案工作的地位、知名度和影響力。

　　1、以項目為抓手，找準檔案文化建設(shè)切入點。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案文化建設(shè)項目，堅持“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我高”。繼續(xù)推進“定海記憶”系列工程，通過多角度、多方位、多渠道的征集，開展照片、族譜(家譜)等老檔案的征集工作，加速民間檔案向檔案館流動。市區(qū)聯(lián)動，以館際合作形式，實施舟山方言建檔項目，深入挖掘定海方言內(nèi)容，匯編《舟山方言大辭典》，建立科學、完整的舟山方言檔案數(shù)據(jù)庫，征集民間方言資料，通過掃描、復(fù)印等技術(shù)手段接收進館并永久保存，輔助記錄使用范圍日漸縮小的定海土話。聯(lián)合攝影家協(xié)會，繼續(xù)開展“美麗視角——記錄定海‘十二五’變遷”的攝影存檔活動，記錄定海在新區(qū)建設(shè)大背景下的新風新貌，并形成系列攝影專題。實施省重點檔案搶救和保護工程——東海游擊總隊檔案項目，收集、錄制口述檔案，推進口述歷史工作。

　　2、推進檔案文化精品創(chuàng)作。檔案文化精品堅持走藍色海洋路線，圍繞黨委、政府中心工作，以公眾利用需求為導(dǎo)向，突出服務(wù)民生的重點。要對檔案信息進行深入研究、綜合加工、深度開發(fā)，力爭再出一批檔案編研精品。一要提升傳統(tǒng)品牌。挖掘現(xiàn)有館藏檔案資源，組織編研隊伍，開展《定海地情文化叢書》下輯的編纂工作，抓緊完成《定海 鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道 地情》(暫名)和《定海名優(yōu)特產(chǎn)匯總》(暫名)的組稿撰寫。二要推出新興品牌。開展“新區(qū)古城——檔案與你同行”影像、文字資料征集活動，以定海人的一天為主題線索，用照片和文字記錄定海人的生活，從而反映定海在新區(qū)建設(shè)歷史背景下的變化，為新區(qū)建設(shè)宣傳鼓勁?；顒訉⑼ㄟ^網(wǎng)上征集、報刊告示、上門走訪、召開座談會等多種形式，動員社會各界用照片印刻時光，用文字講訴故事，讓生活呈現(xiàn)坦然?；顒硬捎迷u比的方式，評選出的優(yōu)秀作品將匯編成冊。

　　3、創(chuàng)新檔案文化陣地建設(shè)。檔案文化陣地建設(shè)是構(gòu)建檔案文化服務(wù)體系的重要舉措，除了繼續(xù)加強網(wǎng)上愛國主義教育基地建設(shè)外，今年更要借市館搬遷契機，將網(wǎng)上愛國主義教育基地實體化，線上線下齊促共進，爭取順利通過定海區(qū)愛國主義教育基地的評選。

　　要將檔案文化陣地向鄉(xiāng)村擴展，在鄉(xiāng)村開展以鄉(xiāng)村記憶為主題的“和美鄉(xiāng)風館”示范基地建設(shè)。以行政村為單位，以館藏檔案為主要形式，以村落文化、古今名人、文明鄉(xiāng)風、民俗民風、特色產(chǎn)業(yè)等內(nèi)容為展示中心，使“和美鄉(xiāng)風館”成為村落文化的傳承地、鄉(xiāng)風文明的弘揚地與新型農(nóng)民的培育地，有力推進農(nóng)村檔案文化建設(shè)和精神文明建設(shè)步伐。

　　(三)強化基礎(chǔ)工作，統(tǒng)籌推進檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

　　強化檔案管理，提高依法治檔水平，扎實推進各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。新的形勢對檔案工作提出了新的要求，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)必須與時俱進，不斷邁出新的步伐。

　　1、加快檔案新館建設(shè)。抓住舟山群島新區(qū)建設(shè)這一重要契機，把檔案館建設(shè)放在更加突出的位置，爭取區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的重視，按照科學規(guī)劃、適度超前的要求，加緊推動檔案館新館建設(shè)，以打造檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館為目標，在服務(wù)科學發(fā)展、促進社會和諧、造福人民群眾方面發(fā)揮更大的作用。

　　2、強化檔案資源建設(shè)。檔案資源是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，我區(qū)檔案資源在數(shù)量、種類和價值上都沒有壓倒性優(yōu)勢，因此要加大檔案資源體系建設(shè)，數(shù)量上要多，質(zhì)量上要優(yōu)，種類上要特。依法加大到期檔案的接收力度，貫徹落實國家檔案局第9號令，修改、完善檔案收集范圍細則，將接收檔案的保管期限從永久擴大至永久和30年以上(含30年)。按《檔案法》規(guī)定的滿十年檔案接收進館的要求，擬開展新一輪的檔案接收工作。擴大檔案接收領(lǐng)域，以人為本，注重接收民生檔案進館，如職稱檔案、退伍軍人檔案等。引導(dǎo)和督促各建檔單位的檔案資源向?qū)I(yè)和特色領(lǐng)域拓展，注意收集具有本地特色、反映本地發(fā)展歷程的檔案資料，不斷豐富檔案內(nèi)容。

　　3、完善檔案行政執(zhí)法制度。積極聯(lián)合有關(guān)部門，定期開展檔案執(zhí)法檢查，建立健全檔案行政執(zhí)法的長效機制，實現(xiàn)執(zhí)法檢查的制度化、常規(guī)化。提高檔案行政執(zhí)法的整體水平，執(zhí)法檢查工作要分階段、抓重點，要與監(jiān)督指導(dǎo)工作密切配合，做到檢查中有指導(dǎo)，指導(dǎo)中有檢查，將執(zhí)法檢查貫穿指導(dǎo)工作始終。今年將在每年一次的執(zhí)法檢查基礎(chǔ)上，對所有建檔單位進行實地年檢，建立考核和執(zhí)法建議反饋督辦制度。

　　(四)實施主題實踐活動，扎實推進檔案干部隊伍建設(shè)

　　優(yōu)秀的檔案干部隊伍是我區(qū)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的核心力量和永葆生機的第一源泉。在浙江舟山群島新區(qū)全面建設(shè)的時代背景下，面對深入實施“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略的新任務(wù)，更需要以科學的理念、創(chuàng)新的思維，建立一支全心全意為人民服務(wù)、政治思想成熟、業(yè)務(wù)技術(shù)熟練、始終保持先進性的檔案干部隊伍。

　　近年來，全區(qū)檔案系統(tǒng)進一步加強干部隊伍建設(shè)，檔案干部隊伍的能力、素質(zhì)、作風以及精神面貌都有了較大提升。但是面對深入實施“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略的新任務(wù)，我們的隊伍在精神狀態(tài)、工作作風、能力水平等方面也還存在著一些問題，主要表現(xiàn)為“三個不適應(yīng)”，即與檔案登記備份工作需要攻堅克難、縱深推進的要求不適應(yīng)，與檔案文化建設(shè)需要解放思想、全面推進的要求不適應(yīng)，與檔案事業(yè)跨越發(fā)展需要開拓進取、爭創(chuàng)一流的要求不適應(yīng)。為此，根據(jù)省、市檔案局的相關(guān)要求，決定今年用一年左右的時間，在全區(qū)檔案系統(tǒng)開展“轉(zhuǎn)作風、強服務(wù)、惠民生”主題實踐活動，努力解決我們隊伍中存在的不適應(yīng)問題，在轉(zhuǎn)變作風上見行動，在強化服務(wù)上下功夫，在惠民政策上出實招，把“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略的各項目標任務(wù)真正落到實處。

　　1、要把加強學習貫穿始終。隨著“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略的不斷深入，“本領(lǐng)恐慌”會是一個嚴峻挑戰(zhàn)。要轉(zhuǎn)作風、強服務(wù)、惠民生，就必須把學習貫穿活動的全過程，主動向?qū)嵺`學，向書本學，向群眾學，做到學以立德、學以增智、學以創(chuàng)業(yè)，轉(zhuǎn)變工作作風，不斷提高檔案服務(wù)能力，提升檔案服務(wù)水平。

　　2、要把服務(wù)新區(qū)建設(shè)貫穿始終。檔案要堅持為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為維護社會穩(wěn)定服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為文化大發(fā)展大繁榮服務(wù)，為改善民生服務(wù)，為政務(wù)公開、依法行政服務(wù)，牢固樹立服務(wù)意識，不斷強化服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，努力推動檔案工作在服務(wù)新區(qū)建設(shè)中發(fā)揮更大作用。檔案干部要敢于做表率，先進檔案員要發(fā)揮模范引領(lǐng)作用，帶頭服務(wù)，從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，全身心投入。

　　3、要把群眾路線貫穿始終。結(jié)合“進村入企”大走訪活動的要求，開展檔案工作“網(wǎng)格化管理、組團式服務(wù)”活動，檔案干部組成團隊，分片區(qū)深入基層調(diào)查研究，廣泛征求意見，多做換位思考，多為基層和服務(wù)對象著想。要堅持典型引路，激發(fā)內(nèi)在動力，注重統(tǒng)籌安排，把深入實施“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略和落實今年工作任務(wù)結(jié)合起來，做到開展活動與推動工作“兩不誤，兩促進”。

　　大鵬一日同風起，扶搖直上九萬里。同志們，我們有幸適逢舟山群島新區(qū)建設(shè)的歷史轉(zhuǎn)折點，我們有志為定海區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展譜寫新篇章，我們更有信能開創(chuàng)全區(qū)檔案工作的全新局面。讓我們在區(qū)委、區(qū)政府的堅強領(lǐng)導(dǎo)下，朝著爭當浙江舟山群島新區(qū)建設(shè)排頭兵，全面建成惠及全區(qū)人民的小康社會的目標，振奮精神，開拓創(chuàng)新，為推動定海特色檔案事業(yè)的新跨越而努力奮斗!

如何做好好辦公室檔案管理工作

1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。 2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。 3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。 4、根據(jù)要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產(chǎn)帳目（低值易耗品、固定資產(chǎn)）。做好辦公室設(shè)備管理及維修。 5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。 6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。1、負責組織部召開的各種會議的會務(wù)工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協(xié)助督促各單位貫徹落實各項工作任務(wù)的情況。 2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費本。 3、草擬年度工作計劃、總結(jié)、報告、清算、批復(fù)等文檔。 4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發(fā)放各種學習材料。 5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領(lǐng)導(dǎo)匯報。 6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個崗位的工作關(guān)系。 7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。 8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。 9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項工作。 技能要求： 1、大學本科，經(jīng)濟或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經(jīng)驗； 2、良好的組織、溝通能力； 3、流利的英語聽說讀寫能力； 4、熟練的計算機操作技巧。
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文書附件不全是否可以互標歸檔

文書檔案歸檔文件整理規(guī)則

下面是小編整理的文書檔案歸檔文件整理規(guī)則，希望能幫到您。

文書檔案歸檔文件整理規(guī)則
1. 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案的信息化提出更高的要求

信息化是當今社會發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實力的綜合指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標之一。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認可。有實力的檔案軟件也得到國家檔案局的認可。

2. 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。

文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。

電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原有存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

在辦公自動化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過程，也叫移交過程。

物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

電子檔案存檔的載體、份數(shù):

推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無紙時代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件?，F(xiàn)在實行的電算化會計檔案也是雙軌制。

3.企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負責檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責。強調(diào)部門歸檔。

國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準確的判斷檔案的價值，隨時掌握文件材料的形成過程。

企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。

企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和負責;企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應(yīng)負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責;專兼職檔案人員(文書)應(yīng)負責收集、整理應(yīng)歸檔文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

文件管理職責應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責任;第三是加強文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。

4.公文、檔案制度:

(1)公文、檔案制度不配套。

(2)公文、檔案制度相互抵觸。

(3)公文、檔案制度之間脫節(jié)。

(4)公文、檔案制度的滯后。

以上幾種只是普遍存在的問題，如何克服，以下幾點建議可供大家參考:

(1)公文、檔案制度，應(yīng)當是互補，多做一些征求意見，工作不要脫節(jié)，熟知工作流程等。

(2)辦公自動化、檔案系統(tǒng)應(yīng)該整體規(guī)劃、宏觀指導(dǎo)，不要各顧各的，要有溝通。達到數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。

(3)本單位產(chǎn)生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內(nèi)容，應(yīng)當參與會簽工作，防止不規(guī)范用詞，標準不一，歸檔不全。

大家可以在單位提一些建議，公文運轉(zhuǎn)的好壞，直接影響檔案的質(zhì)量和齊全、完整。這兩項工作，是相輔相成的。

5.文書檔案實現(xiàn)以件為整理單位進行歸檔，目的是簡化歸檔手續(xù)，深化檢索，首先要實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)。

齊全、完整、準確、系統(tǒng):

齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的齊全。

多指辦法、制度、可研報告等。

完整:是指反映同一問題或方面的文件材料的收集要全面。

合同:簽合同之前，有審批單、流轉(zhuǎn)單、會簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進行歸檔。

發(fā)文:對某單位的批復(fù)，請示文件一定附在批復(fù)之后;

依據(jù)來文形成上報公文，依據(jù)性文件一定附在上報文件之后。

準確:是指文件材料是實際的真實反映，圖務(wù)相符，文電一

致。

修改通知單的修改內(nèi)容是否反映在圖中。

發(fā)文的正件與原件是否一致，會簽意見是否被修訂采納。

系統(tǒng):是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。

表彰工作一般分為評選、推薦等過程。是同類事物不同

階段組合在一起。

原件、復(fù)印件

原件:區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。

紅頭、紅章的公文稱為原件。

親筆簽字，又蓋章的稱為原件。

復(fù)印件:與原件內(nèi)容相同的復(fù)制件。

經(jīng)過復(fù)印后，與原件一模一樣，叫復(fù)印件。

6.歸檔工作:企業(yè)文件材料的歸檔工作是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，貫徹于文件材料的形成、積累、整理、交接過程。

歸檔，辦理完畢具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。

符合歸檔三個條件:一是辦理完畢;二是保存價值;三是系統(tǒng)整理。

辦理完畢:是指文件相應(yīng)的文書處理的程序已經(jīng)完成，不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。

例如:(1)發(fā)文:經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，發(fā)出后，這份文件就稱為“辦理完畢”?？梢詺w檔。

(2)收文:不論是批復(fù)文件，還是通知，在收到以后，在文書處理上就稱為“辦理完畢”。收文要選擇性的`歸檔。

價值

歸檔主體，以本企業(yè)產(chǎn)生的有價值文件材料為主體。

防止:有檔不歸，有文必歸。

收文的歸檔，要有選擇性和針對性。選擇針對本企業(yè)的批復(fù)或者本企業(yè)正在執(zhí)行的有價值的文件。防止所有收文都歸檔這種情況。

請示性文件，沒有接到批復(fù)文件，請示性文件不歸檔是

錯誤的;甚至有的單位把請示文件處理了，更是錯誤的。

7.分類

分類:執(zhí)行能源辦[1991]231號《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5大類》

分類:分到一級或者二級類目

分類方案:年度-問題(分類)-保管期限-件號

方案一:2006-0(黨群)-永久-1

2006-0(黨群)-長期-1

2006-0(黨群)-短期-1

方案二:2006-0(黨群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次類推

集團要求所屬企業(yè)，文書檔案仍執(zhí)行電力工業(yè)企業(yè)分類表0-5大類。

以下錯誤的歸檔方式，請現(xiàn)行修改:

個別單位，發(fā)文按照大流水分保管期限裝盒歸檔;收文按照大流水裝盒歸檔;這種情況是不符合國家檔案局的要求。

8.歸檔時間、裝訂、檔案盒脊背填寫要求、各式檢索目錄

歸檔時間:文書檔案歸檔在第二年6月底以前完成上一年度的歸檔工作。

裝訂:建議不裝訂。作為永久、長期保存的檔案必須拆

掉不符合要求的金屬釘、塑料裝具等;短期可以

不拆除金屬釘，塑料裝具等必須拆除。

檔案盒脊背填寫要求:(1)用檔案盒同色紙打印出來條目，粘貼檔案脊背上;

(2)用蓋章、手填方式(首選)。

不允許在脊背上粘貼“白條”。

檢索目錄:必須具備符合要求的各式檢索目錄:文號檢

索目錄、分類檢索目錄、專題檢索目錄等。

檔案系統(tǒng)應(yīng)具備輸出各式檢索目錄的功能。

檢索工具裝訂方式:按照分類或者年度裝訂成冊的。

順序為:“歸檔文件目錄”封面+“歸檔文件目錄”+“備考表”

9.“件”

正本、定稿為1件(紅頭、紅章為正本，起草的文稿為定稿);

正文、附件為1件(正文所依附的附件，附件是正文的補充);

原件、復(fù)制件為1件(被轉(zhuǎn)發(fā)文:紅頭、紅章原件;經(jīng)過復(fù)

印的復(fù)制件);

轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文各為1件;

請示、批復(fù)各為1件(建議做2件，尤其上級單位的批復(fù));

報表、名冊、圖冊等各為1件;

會議文件，如果有領(lǐng)導(dǎo)講話，最好也單獨為1件。責任者

登錄領(lǐng)導(dǎo)全名，不得使用X總等稱謂。

排序:(1)以轉(zhuǎn)發(fā)文件為例

正文(紅頭紅章)-被轉(zhuǎn)發(fā)文件的復(fù)印件-定稿(起草的文稿)-轉(zhuǎn)發(fā)文件的原件(紅頭紅章)。

被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件依附有文電處理單或者收文處理單，“處理單”要附在“被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件”的前面，“歸檔章”蓋在“處理單”上。

(2)同一事由的排序，可以按照時間、文號等形式排序。相對集中。

10.“歸檔章”

歸檔章的大小，嚴格按照標準，不要任意添加內(nèi)容。

歸檔章，蓋在每1件歸檔文件的首頁、上方、居中、空白的位置上。

歸檔章包括“六”項內(nèi)容，只須填寫其中“四”項。全宗號、館編件號不用填寫。

全宗號、館編件號:不填。檔案館接收黨政機關(guān)、行政事業(yè)單位的檔案，檔案館(局)給予被移交檔案單位的代號。企業(yè)不向檔案館移交，這兩項為空。

年度:必填項目，阿拉伯數(shù)字，4位。不允許只填后兩

位。例如:06。

室編件號:必填項目，填寫文件排列的順序號。

問題:必填項目。直接填寫分類號。

保管期限:必填項目，建議使用漢字全稱。可以用簡稱(漢字)永、長、短;可以用代碼。

注意:(1)填寫“檔號章”必須使用符合檔案要求的書寫材料，不能使用鉛筆等。

(2)電力企業(yè)都是按照分類表進行歸檔，在制作檔號章、檔案盒時，機構(gòu)這個兩個詞不用印制，直接省略。

11.編目

編目包括“歸檔文件目錄”封面;“歸檔文件目錄”;“備考表”

“歸檔文件目錄”應(yīng)注意的問題:

件號:是文件的排列順序號，件號是指固定歸檔文件的排列

先后順序的重要標識。一定要準確。件號與實物一定

相符。

責任者:必須與印章同樣，不得使用簡稱，不能使用本、本單位等字樣。個人必須使用全名，不得寫X總。

文號:照實抄錄，文件代字、年度、順序號都不能省略。字、

虛號，可不用抄寫。

公文也有要求，在編制文件代字時，不允許有字、虛

號“0”等字樣。

題名:照原文抄寫，不能簡寫、縮寫。如果沒有標題或者需要補充標題內(nèi)容，加注“[]”，自擬標題。登錄會議紀要等要自擬標題。

日期:月、日是1位數(shù)字，在前面加“0”。標準為20070101或者20071203。中間不用加“.”、“_”等字符。

頁數(shù):是每件文件的頁數(shù)。

備注:可以對這件文件加以特殊標注。例如:此份文件帶有“密級”，在備注一欄標注“秘密”等字樣。

“備考表” 應(yīng)注意的問題:

盒內(nèi)文件情況說明:(1)文件收集齊全完整程度。例如:依據(jù)來文，形成上報的公文，依據(jù)文件是否歸檔;批復(fù)公文，請示文件是否附在批復(fù)后面?

(2)文件本身的狀況:字跡模糊、缺損，復(fù)印、傳真件等情況;

(3)整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況;

(4)聲像材料的說明。

整理人:負責該盒歸檔文件的人員姓名，明確責任，親筆簽

字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。

檢查人:負責檢查歸檔該盒文件整理質(zhì)量的人員姓名，親

筆簽字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。

整理人、檢查人:一是檔案人員或者檔案負責人;二是檔案負責人或者負責檔案部門的負責人。

目錄的排序:“歸檔文件目錄”要放在這盒歸檔文件的首頁;“備考表”放在這盒歸檔文件的最后。

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如何做好工程資料的管理

做好項目實施前的準備工作。先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預(yù)防為主的重點。

檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環(huán)節(jié)。
促進檔案信息化建設(shè)。

檔案工作人員要樹立檔案信息意識。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。