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隨著信息技術的快速進步,國家機關、政府部門以及軍工科研單位對保密管理的要求越來越高,涉及保密管理的內容也越來越多,__的難度也隨之變得更大。下面是我為大家整理的有關保密信息化管理論文,供大家參考。
《 檔案信息化保密管理工作的研究 》
[摘 要]隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展,對于信息保密意識的不斷增強,在檔案管理工作中要結合多方面的要求對信息化資料進行安全保障。本文從檔案信息化基礎入手,深入分析了信息化檔案__的重要性,研究了用科技手段在資料保密中發(fā)揮出的實際作用。
[關鍵詞]檔案信息化;保密管理;模式轉變
中圖分類號:G26 文獻標識碼:A 文章 編號:1009-914X(2016)13-0151-01
0 引言
我國的檔案信息化建設始于上世紀90年代,自建設初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實現(xiàn)由紙質資料向數(shù)字化資料轉變的過程中,對于檔案管理的模式及技術應用都隨之發(fā)生了變化,新技術的加入即要求管理制度體質的轉變,又要求信息化軟硬件的技術更新,這也為檔案信息化的__提升了難度。本文立足于在檔案信息化建設中遇到的實際問題與難點,詳細闡述了檔案信息化變革中如何對__影響和解決策略等問題。
1 檔案__在信息化變革中的問題
檔案信息化建設的趨勢勢在必行,這也要求與檔案有關的相關工作必須緊跟改革的步伐,能夠完全與信息化軌道接軌。尤其像__這種較為特殊的管理工作,不僅要在制度及管理上轉變,還要根據信息化平臺的要求,在技術條件和人員素質上滿足__崗位的實際需求。在檔案信息化的轉變中,__主要遇到了以下問題:
1.1 管理規(guī)范中的問題
實現(xiàn)信息化的主要目的在于簡化復雜的管理流程和精準的確立管理規(guī)范。在傳統(tǒng)管理模式的層層審批中,__需要接觸的流程較為復雜,這就相對提高了__的安全性。批閱式的審批流程,需要根據保密規(guī)則進行簽字確認,最終的結果還需要人工核對,這雖然較為繁瑣,但也為__起到了關鍵的保障作用。在實現(xiàn)信息化管理后,涉密審批不再如此繁瑣,根據信息化的技術條件,在網絡中即可形成審批核定,人與人的接觸活動減少,反而降低了__的嚴格性。
1.2 硬件條件遇到的問題
實現(xiàn)信息化檔案管理后,資料的儲存以數(shù)字化檔案為主,兼顧紙質文稿檔案,表面上看來增加了對基礎設施的要求,與之相關的配套設施更加多樣化和復雜性是不言而喻的。以某單位檔案信息化建設為例,傳統(tǒng)的保密檔案保存要求為獨立的密閉空間、安全鎖具、通風及消防設施等,改制后還要增設機房、空調、供電保障等必要設施,不僅在空間上沒有得到節(jié)約,反而增加了設施的投入費用。
1.3 人員素質問題
在檔案信息化的改革中,對__人員的要求也隨之提升,導致了部分工作人員因條件不能達到要求而產生情緒思想波動。例如:某機關保密科的一位員工,在職幾十年從未出現(xiàn)工作紕漏及疏忽,屬于機關絕對放心的人員,但實現(xiàn)信息化管理后,因對技術設備操作的掌握不能達到要求而被迫轉崗。這樣的例子說明在以__為核心任務的管理人員,,首先要根據工作實際情況,達到崗位基礎需求,才具備任職資格,其次必須在政治思想覺悟上滿足__的規(guī)范要求。
2 檔案信息化__的改進 措施
檔案信息化的安全__是檔案工作的重要內容。主要是保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據的安全,避免泄密問題的出現(xiàn)。檔案信息化過程中應優(yōu)先考慮__的問題。
2.1 管理模式的變化
從傳統(tǒng)__衍伸到信息化__,其工作性質發(fā)生了變化。檔案信息化的__主要將信息化數(shù)據的處理流程和讀取存儲權限進行嚴格監(jiān)管,通過對電子信息設備的軟硬件設置建立起安全操作流程,并對整個過程進行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了:檔案信息系統(tǒng)及設備使用的安全保密 規(guī)章制度 ,數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法,數(shù)據存取的安全保密方案,信息化設備的管理方案,人員身份識別管理方案,訪問控制規(guī)則方案,密碼密鑰的管理規(guī)定,保管維護及相關工作人員的管理職責等。
在實際工作中,對于信息化檔案__的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹,依據保密管理工作中對人、物、環(huán)境因素的運動邏輯規(guī)律,找出漏洞并采取有效措施加以彌補,有效降低泄密事故的發(fā)生概率。檔案信息化工作的安全保密控制主要包括:規(guī)章制度的建立,網絡和計算機安全方案的確立,場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設,檔案實體的使用和保管,數(shù)據庫的維護、整理和數(shù)據備份。
2.2 硬件技術的提升
檔案信息化首先要在場所的選擇上符合安防要求,主要遵循以下幾個原則:
(1)數(shù)字化信息檔案的建立必須符合計算機主機房的技術條件要求,在供電、消防、控溫控濕、監(jiān)控、防盜的配套設備要符合具體要求。例如:監(jiān)控設備要做到全方位無死角24小事實時監(jiān)控,視頻數(shù)據的保存期限不得低于120天,視頻監(jiān)控設備必須由專人專職監(jiān)管,監(jiān)控設備必須采用獨立供電線路及備用電源,信號線路必須采用內部走線等。
(2)對于機房的進出管理,采取用戶身份識別與密碼雙重驗證,通過輸入密碼時對指紋的核對實現(xiàn)了雙重身份驗證的保障。并采取偽裝報警措施對密碼報警進行偽裝,以防工作人員被脅迫狀態(tài)下的報警偽裝登陸。
(3)信息化檔案資料的存儲設備必須經過國家安全部的技術認證,實現(xiàn)唯一性的讀取接口,避免資料外泄;其存儲介質不可拆卸及輕易破壞,具備防水、防電磁、防撞擊的能力。數(shù)據讀取的拷貝及下載須經2人的共同認證完成。
2.3 人員素質的轉變
對于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)首先,作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎 文化 素質,具備計算機操作基礎能力,能夠獨立完成作為檔案信息化管理中對設備操作的基礎要求,具備一定的計算機安全使用意識,能對信息化__的基礎常識有深入的了解。
(2)在滿足第一點的基礎上,信息化檔案保密管理人員還應具備極高的政治思想覺悟,還要具備很強的保密意識和相應的保密專業(yè)知識技能。涉密人員還應認清保密形勢和敵情 教育 ,__方針、政策和法律法規(guī)教育,保密知識技能教育, 崗位職責 教育等。
(3)管理人員還應在實際工作中,根據接觸的實際情況,提出合理化的整改意見和方案,通過查缺補漏的方式杜絕涉密問題的發(fā)生。
3 總結
檔案__要適應社會、經濟、科技等發(fā)展的需要,在保護國家秘密和維護國家安全利益的同時,完善各項管理度,加強對秘密檔案的管理工作,進一步做好檔案開放中的__,是每一個檔案工作者責無旁貸的使命。通過對檔案信息化保密管理工作的深入探討,了解了在具體工作中的實際問題與難點,這就要求作為管理者必須解放思想、轉變觀念,按照我國檔案保密的方針,依靠科技的強大生產力與制度和管理體制的變革,通過對相關工作人員的素質提升能夠更大的發(fā)揮出應有的價值,使檔案__更好地為我國經濟、社會、科技的發(fā)展服務。
參考文獻
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《 財務信息化在科研院所應用現(xiàn)狀與對策 》
摘要:科研院所財務信息化應用現(xiàn)狀。財務信息化在科研院所應用現(xiàn)狀與對策。
關鍵詞:財務信息化科研院所,應用
一、科研院所財務信息化應用現(xiàn)狀
1、傳統(tǒng)財務理念與會計核算模式,影響財務信息化的深入應用。
我國科研院所財務信息化建設普遍起步較晚,許多院所在 財務管理 方面仍然存在手工記賬模式遺留下來的不規(guī)范的業(yè)務流程和核算流程,財務人員對信息化的認識不深入,致使財務信息化應用過多停留在表面層次,很多重要的項目還是通過手工作業(yè)。這樣不但造成了資源浪費,而且還不利于激發(fā)企業(yè)學習適應信息系統(tǒng)的積極性。
此外,科研院所自身的特殊項目難以通過財務信息化軟件實現(xiàn)。目前,多數(shù)科研院所正處于科研事業(yè)會計核算模式向企業(yè)會計核算模式轉型階段,仍有較多的個性化業(yè)務和特殊的項目核算,通用的財務信息化軟件很難滿足這些業(yè)務的需求,從而導致了“想用不能用”、財務信息化作用不顯著的尷尬局面。
2、實施與應用人員專業(yè)素質不高,影響財務信息化的運維與推進。
財務管理是一門比較專業(yè)的學科,科研院所信息化內部實施人員大都沒有財務管理的 經驗 ,不知道如何參與到財務信息化管理的項目中去,在軟件應用培訓、業(yè)務問題的處理、系統(tǒng)的配置以及日常運維管理等方面,就有點力不從心。
財務會計人員信息化應用素質是財務信息化建設能夠順利推進的關鍵,沒有懂技術、會操作、信息化觀念新的財務會計人員隊伍,財務信息化建設的目標、深入實施等都將成為空想。同時,科研院所財務信息系統(tǒng)尚處于利用計算機模仿手工操作階段,在客觀上也對財務會計人員信息化應用素質提出了更新、更高的要求。然而,當前院所財務會計人員還沒有達到這一要求,一定程度上影響著財務信息化的推進。
3、財務信息化的信息安全風險的大大提高,影響科研院所對財務信息化的深入使用。
信息安全性對于科研院所財務信息化是一個很重要的問題。首先,財務管理信息系統(tǒng)對于院所內部使用者來講,如果使用權限劃分不當、內部控制不嚴,容易造成信息濫用和信息流失。其次,實施財務管理信息化后,科研院所的科研生產經營活動幾乎完全依賴于網絡系統(tǒng),如果對網絡的管理和維護水平不高或疏于監(jiān)控,導致系統(tǒng)癱瘓將嚴重影響院所的整體運作。再次,如果科研院所財務管理信息系統(tǒng)是依托Internet TCP/IP協(xié)議,就容易被攔截偵聽、身份假冒、竊取和黑客攻擊等,這是引起安全問題的技術難點。上述種種管理與技術問題大大提高了信息安全風險,影響科研院所對財務信息化的深入使用。
二、科研院所財務信息化建設對策
1、財務信息化要求管理觀念徹底更新,采用集中式財務管理模式。
財務管理信息化體現(xiàn)著現(xiàn)代 企業(yè)管理 思想,是—個極其復雜的多系統(tǒng)組合,其作用不僅僅局限于減輕財務人員的工作量,提高工作效率,更在于它帶來了管理觀念的更新和變革,不能將追求信息化流于形式,這就要求科研院所在加強財務信息化建設的過程中注重基礎性財務管理,注重信息化的實用性和適用性。同時,要克服延續(xù)下來的潛在的慣性思維,要充分的認識到信息化對于院所生存發(fā)展的重大意義,從而廣開思路、更新觀念,大力推廣信息技術,提高財務信息化系統(tǒng)的效能。
財務管理模式上,財務信息化建設的基本思想就是協(xié)同集中管理。在這種財務管理模式下,科研院所需設置一個中心數(shù)據庫,在院所內部,各個職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據庫相聯(lián)。當采購系統(tǒng)、科研與生產系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)有物資流發(fā)生時,中心數(shù)據庫通過內部網自動收集并傳遞給會計信息系統(tǒng),會計信息系統(tǒng)進行動態(tài)核算,然后把處理過的會計信息傳回中心數(shù)據庫,決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)隨時調用中心數(shù)據庫的信息進行決策分析和預算控制。這樣,整個科研院所的科研、生產以及經營活動全部納入了信息化管理之中,各部門之間協(xié)作監(jiān)督,解決了信息“孤島”問題,同時也能解決個性化核算項目的問題。
2、打造新型高素質財務管理與專業(yè)技術人員隊伍,提高財務信息化的應用與管理水平。
財務信息化是科研院所信息化的核心和基礎,財務信息化的關鍵在人,院所是否具有一批復合型信息化管理與技術人才將在很大程度上決定信息化建設的成敗。
對于財務管理人員,要加強引導,在院所內部促成一種學習、使用信息化的良好風氣,加強團隊之間的交流探討,梳理業(yè)務流程,整合財務信息化 管理知識 ,深化財務管理人員對于信息化的認識水平。同時,要注重人才培養(yǎng),建立財務信息化人才培養(yǎng)長效機制。通過短期培訓與人員自學相結合等方式,輔以薪酬、獎勵等考核激勵模式,促進財務人員融入財務信息化建設的積極性,提高財務信息化的應用水平。
對于技術管理人員,首先要熟悉財務管理的具體業(yè)務。財務管理是入門容易精通難。但是,對于財務信息化技術管理人員來說,需要掌握的就是入門知識而已。因為技術管理人員不需要利用財務管理系統(tǒng)進行數(shù)據分析,只需要了解一些業(yè)務的具體處理方式,如采購進貨成本是如何結算的;先進先出、移動加權平均成本、月加權平均成本核算 方法 有什么區(qū)別,該怎么操作;憑證的填制規(guī)則以及憑證更改的流程等等。在這個基礎上,了解財務信息化管理系統(tǒng)的運行機制,才能維護好財務信息化管理系統(tǒng)。其次,在了解財務日常處理業(yè)務的基礎上,技術管理人員應該知道,各項業(yè)務在財務管理系統(tǒng)中的處理流程。只有熟悉系統(tǒng)處理的基本流程之后,才能夠當財務用戶在處理具體業(yè)務遇到問題的時候,給與他們幫助,而不需要去請教外部的實施顧問,而且,這也是技術管理人員對系統(tǒng)進行維護與測試的前提條件。
3、建立完善財務信息化的安全保障體系,降低財務信息的安全風險。
財務信息管理系統(tǒng)不是與其他管理系統(tǒng)相獨立的子系統(tǒng),而是融入單位內部網與其他業(yè)務及管理系統(tǒng)高度融合的產物,其安全實質上對整個信息系統(tǒng)的影響是深遠的。因此,財務管理信息系統(tǒng)所面臨的外部和內部侵害,要求我們必須構建完善的安全保障體系。
一是建立科學嚴格的財務管理信息系統(tǒng)內部控制制度,從系統(tǒng)設計、系統(tǒng)集成到系統(tǒng)認證、運行管理,從組織機構設置到人員管理,從系統(tǒng)操作到文檔資料管理,從系統(tǒng)環(huán)境控制到計算機病毒的預防與消除等各個方面都應建立一整套行之有效的措施,在制度上保證財務管理信息系統(tǒng)的安全運行。
二是采用防火墻、、入侵檢測、網絡防病毒、身份認證等網絡安全技術,使在技術層面上對整個財務管理信息系統(tǒng)的各個層次采取周密的安全防范措施。
三、結束語
信息技術在財務管理中應用,能夠解決傳統(tǒng)財務管理模式中許多原來無法逾越的困難,但與此同時,也帶來了許多新的問題,如財務數(shù)據安全風險、道德風險等。因此,財務人員與技術管理人員應該一方面研究解決信息技術如何與傳統(tǒng)財務管理相融合,另一方面,在完成結合過程之后,要不斷研究,發(fā)現(xiàn)解決信息化后出現(xiàn)的新問題。我們應該在傳統(tǒng)的系統(tǒng)理論基礎上,充分利用信息技術,開展財務管理的創(chuàng)新工作,建立與時代相適應的財務管理模式,在確保財務信息安全受控的前提下,滿足科研院所自身科研生產管理與經營發(fā)展的需要,為院所的未來發(fā)展帶來更大的價值。
《信息安全層面保密管理對策 》
摘 要 在信息技術快速推廣及應用的趨勢下,計算機信息系統(tǒng)已同各個單位、各位工作人員的工作效率和日常辦公密切相關,但由于在信息處理、采集、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)中未采取科學的保密手段、未配置有效的保密專用設備和采用恰當?shù)募夹g管理措施,使得竊密與泄密問題大量出現(xiàn)。因此,加強對有關信息安全保密管理工作的探討,對于改善信息安全保密管理質量具有重要的現(xiàn)實意義。
關鍵詞 信息安全 保密管理 產業(yè)發(fā)展 價值 管理對策
一、我國信息通信安全產業(yè)的快速發(fā)展
2010年全球信息安全市場規(guī)模達257億美元,增長17%,并預估2017年可達到407億美元。根據2014年信息服務產業(yè)年鑒,2014年我國整體信息安全市場規(guī)模達106億元,較2013年增長13.24%,而2013年較2012年增長8.6%,世界規(guī)模為15.6%。我國在這一方面仍有增長空間,從信息安全服務及產品的增長速度來看,信息安全產品在2010年后,每年維持17%以上的穩(wěn)定增長,內容安全及顧問服務于2014年增長率分別為14.86%及20.67%,仍維持高增長。增長的主要原因包括企業(yè)政策規(guī)范、企業(yè)缺乏信息安全人員與專業(yè)知識等帶動顧問服務需求增長,又由于我國中小企業(yè)眾多,中小企業(yè)資金、人才較為不足,在黑客行為多元以及混合式攻擊手法層出不窮等,再加上零時差攻擊時有出現(xiàn)以及對應產品多元化發(fā)展的趨勢下,要達到快速又有效的信息安全防護,憑借單一企業(yè)的產品及信息人員往往有一定的困難,信息安全工作委外顧問服務能夠比企業(yè)自行管理更能兼顧企業(yè)成本及安全,因而來自于顧問服務、委托服務等的增長力道將持續(xù)維持。
在外銷方面,2014年信息服務年鑒可知,2014年外銷規(guī)模約為250億元,增長率為20.16%,較2013年大幅增長。這種增長的主要原因是我國內容安全相關信息安全產品市占率逐漸提升,且整合式威脅管理設備(UTM)逐獲重視的緣故。相較世界對于信息安全需求的旺盛力量,我國目前外銷增長高于世界平均,若能將該外銷動能持續(xù)開發(fā),不僅能提升我國信息安全整體防護能力,未來也將成為我國信息服務業(yè)中的明星產業(yè)。
二、維護信息通信安全的重要意義
在全球化信息社會中,信息科技與網絡提供便利的現(xiàn)代生活,也急劇地取代人工操作成為企業(yè)經營與政府機關行政服務的工具,也是現(xiàn)代化國家與社會運作不可或缺的一環(huán)。有鑒于此,各國政府也將信息通信基礎建設列為國家建設的根本,以及增進民生發(fā)展的基礎。從國家層面來看,如果信息通信網絡系統(tǒng)有所損害,輕者會導致個人生活食衣住行造成不便,重者則會使整個國家安全、政府運作、產業(yè)發(fā)展、國力強弱和民生發(fā)展等都會有重大影響。因此,信息通信安全重要性,已達到不容輕忽的地步。如何維護信息通信系統(tǒng)與網絡傳輸過程的安全,都是企業(yè)及政府當前運營的重要課題之一。
為能提供安全及信賴的電子化組織運營服務,組織信息通信安全工作必須以全方位觀念進行可持續(xù)推動,一般性的信息通信安全3E策略如下: 1)技術工程:利用防火墻系統(tǒng)、數(shù)字簽章、加密技術等建構第一道防線。2)執(zhí)行管理:落實信息安全管理政策、信息安全事件緊急處理機制、內外部計算機稽核制度、信息安全標準及規(guī)范、產品及系統(tǒng)質量檢驗機制等。3)教育倡導:強化安全警覺訓練、信息安全倡導、人才培訓、網絡使用倫理等。
盡管當前多數(shù)組織的信息安全防護策略及應變機制已逐步建立,但是隨著信息科技的普及應用,以及電子化組織與電子商務的使用日益深化,面對網絡安全的威脅與風險,仍有必要對目前信息通信安全相關工作進行檢討評估,以強化企業(yè)或政府信息通信安全整體防護策略,而最為重要的就是保密管理措施的進一步創(chuàng)新。
三、強化信息安全層面保密管理的措施
(一)事前安全防護
(1)信息安全監(jiān)控與防護。1)建立多重防護縱深的信息安全監(jiān)控機制,構建信息通信安全防護管理平臺,提供組織網絡監(jiān)控服務,以即早發(fā)現(xiàn)信息安全事件,降低信息安全風險。2)規(guī)劃組織整體信息安全防護架構,構建組織信息安全防護措施。
(2)信息安全情搜與分析。1)搜集來自組織服務網、學術網絡及因特網服務業(yè)者等網絡攻擊信息,分析新型黑客攻擊手法與工具,掌握我國信息安全威脅趨勢。2)研究??尸網絡議題,提升Botnet偵測分析能力:教育倡導具體策略化方式追蹤大量Botnet資訊,掌握我國Botnet散布情況,降低我國Botnet數(shù)量。
(3)信息安全偵測及滲透測試。1)建立組織信息安全偵測及掃描能力,并進行內部偵測掃描,完成已知弱點的修復。2)對組織重要信息系統(tǒng)提供網站滲透測試服務及修補建議。
(4)信息安全認知與質量提升。1)建立組織信息安全檢測與評鑒機制。參考國際信息通信安全相關標準,制定組織信息安全規(guī)范整體發(fā)展藍圖架構,發(fā)展組織信息安全相關規(guī)范及參考指引,并建立組織信息安全檢測與評鑒機制。2)推動重點部門通過信息安全管理系統(tǒng)驗證。為強化組織信息安全防護能力,提供安全及便捷的網絡服務,強化內外部人員使用組織網絡服務的信心,保護使用者隱私權益,推動信息安全等級A級與B級機關通過信息安全管理系統(tǒng)(ISMS)驗證。3)提升員工信息 安全知識 與能力。為提升員工信息安全知識與能力,應辦理信息安全技術講習、信息安全資格培訓、信息通信安全防護巡回研討會等培訓課程,并發(fā)展信息安全數(shù)字學習課程。為發(fā)掘校園優(yōu)秀人才,辦理“信息安全技能金盾獎”、“信息安全動畫金像獎”等競賽活動,并辦理信息安全周系列活動,以提升全體員工信息安全認知。同時進行員工信息安全職能規(guī)劃,依據其職務與角色,規(guī)劃執(zhí)行業(yè)務應具備的信息安全知識與技能,并建立員工信息安全能力評量制度。
(二)事中預警應變
(1)信息安全事件實時發(fā)現(xiàn)。通過信息通信安全監(jiān)控平臺進行信息安全事件監(jiān)控作業(yè),包括信息安全事件管理系統(tǒng)、整合性惡意程序監(jiān)看、使用者端警示系統(tǒng)、蜜網與內部網絡警示系統(tǒng)等。
(2)信息安全通報與應變。1)建立信息通信安全通報應變作業(yè)程序,協(xié)助組織處理及應變信息安全事件。2)構建信息安全信息分享與分析中心。整合信息安全相關情資,進行信息安全信息分享。
三是信息安全健診服務。推動信息安全健診評量架構與追蹤管理機制,提供組織信息安全健診服務,強化組織信息安全防護能量,掌握信息安全防護情形。
(三)事后復原鑒識
(1)事后系統(tǒng)回復。1)結合產學研資源與技術能力,建立組織信息通信安全區(qū)域聯(lián)防運作機制,提供不同部門信息安全事件處理與咨詢服務,并提升其信息通信安全防護能力。2)規(guī)劃組織重要信息系統(tǒng)異地備援機制,以提升信息安全事件“事后”存活能力。
(2)信息安全事件鑒識。1)研究信息通信安全鑒識相關技術。2)協(xié)助并培訓組織保密管理相關人員執(zhí)行信息安全事件鑒識作業(yè)。
四、結語
信息通信安全工作是個長期的、無止境的攻防與挑戰(zhàn),然而信息通信安全工作范圍廣泛又專業(yè),有待推動地方仍多,組織應持續(xù)強化信息通信安全防護工作,加強與產學研各界合作與交流,建立安全及可信賴的網絡環(huán)境,促進信息科技的普及應用,提供內外部利益相關者安全及便捷的服務。
(作者單位為西安飛豹空港設備有限責任)
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6. 信息化技術管理論文開題報告
下放檔案有記載 辦理社保有保障
2005年11月,某企業(yè)的毛益新師傅今年到了退休年齡。在辦理退休養(yǎng)老保險手續(xù)過程中,需計算工齡,因他是精簡下放職工,按規(guī)定,下放那段時間的工齡應計算在內,而他個人檔案中這塊材料空缺,毛師傅抱著試試看的心情來到區(qū)檔案館。由于區(qū)檔案館近年來信息化建設工作比較扎實,工作人員很快從電腦中查到了毛師傅1965年下放的檔案資料,并復印成件,從而確定了其工齡。
補辦結婚證 婚檔有保障
2005年10月,蘇州市新之源材料的李某,于2004年在我區(qū)民政局登記結婚,可他們的結婚證因搬家不慎遺失,現(xiàn)因辦理貸款時,銀行要求必須出具結婚證,于是他們來到區(qū)檔案館,我館當即為他查閱了婚姻檔案,并出具證明,民政局給他們補發(fā)了結婚證,他們感激不盡。
出國公證 婚檔證明必不可少
2005年11月,市人大朱某的兒子要辦理出國手續(xù),需要向市公證處提供其父母結婚證明,但其父母的結婚證書早就遺失,于是朱某來到區(qū)檔案館,請求提供幫助。工作人員在電腦中查到了朱某的結婚登記,并出具證明,使其滿意而歸。
辦理生育證 婚檔作證明
2006年4月,家住婁江新村的楊錫來夫婦要辦理生育證,由于其妻是外地人,所以不能證明其以前的婚姻狀況,計劃生育部門不予辦理,于是他們來到區(qū)檔案館,我館為他們查閱了婚姻檔案,復印了他們的結婚登記申明書,證明他們結婚時確實為初婚,他們萬分感激。
婚姻檔案為法院查證提供依據
2006年6月,家住北園新村的韓某因離婚后再婚,再婚時原來的離婚協(xié)議書被收回,現(xiàn)在因為有關子女的撫養(yǎng)關系需要變更,到法院起訴時法院需原離婚協(xié)議書為證。所以韓某來到區(qū)檔案館要求提供幫助。區(qū)檔案館同志在婚姻檔案中查到了他的離婚協(xié)議書,并復印成件,及時為法院查證提供了依據。
編史修志離不開檔案資料
平江區(qū)編史辦要重編《平江區(qū)志》,編史辦的同志于2005年1月,2006年9月來我館借閱資料,我館為他們提供了《平江區(qū)統(tǒng)計月報》等相關資料和一些照片,使編史修志有了很好的參考材料。
工作調動有存根 辦理社保不用愁
2007年1月,某企業(yè)的金先生今年到了退休年齡。在辦理退休養(yǎng)老保險手續(xù)過程中,需計算工齡,而他個人檔案材料欠全,很多工作階段沒有記錄,于是來到區(qū)檔案館請求幫助。區(qū)檔案館同志為其找了當時的職工介紹信,并復印成件,從而確定了其工齡,金先生激動不已。
檔案資料為私房拆遷確定了面積
2007年5月,某企業(yè)職工陳先生在北園路79號的私房要進行拆遷,拆遷單位在重新安置住房時,陳先生對安置面積有異議,故來到區(qū)檔案館尋求幫助,區(qū)檔案館當即為他查閱了1990年北園路的私房建筑執(zhí)照申請表和圖紙,確定了私房建筑面積,并復印成件,為安置住房面積提供了依據。
你隨便用吧。
如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng),利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理,充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢,有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中,檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段,節(jié)省了物力和人力,管理更加便捷,檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一,實現(xiàn)了編目整理的自動化,對檔案進行整理和分類,優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二,檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據,對不同類型的數(shù)據進行統(tǒng)計,加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三,檢索更加自動化,同時,檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響,使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū),影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展,也無法對用戶需求進行分析,導致用戶的參與度低,雙方無法進行交流,用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn),主要是企業(yè)單位人才不足,企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才,對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓,以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員,無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術,如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等,使得其在工作過程中,無法適應檔案信息系統(tǒng)建設,以致影響對信息的加工和信息的處理。同時,檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足,也無法與各個圖書館建立聯(lián)系,嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設,為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位,要求工作人員熱愛自己的本職工作,明確自身的職責,忠于職守并愛崗敬業(yè),也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識,具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作,建設檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設,明確教育培訓目標,對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓,這樣才能完善人才的知識和技能,不斷提高自身,更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求,在工作期間,不斷學習,尋找差距,迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結,不斷豐富文化知識素養(yǎng),盡快掌握工作需要的先進技術,使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等,均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的,在掌握這些不同技術基礎上,系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式,掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術,構建電子文件與電子檔案,明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流,建立合作關系,各個檔案館分工合作,共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理,是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化,是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以,在檔案管理信息化建設期間,要倡導標準化與規(guī)范化管理目標,信息文件在立卷后及時歸檔,明確文件立卷和歸檔的重點,而后合理地分工,依據以本單位為主的檔案管理原則,實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。
企業(yè)檔案管理信息化建設研究
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要: 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載,其中涵蓋大量的珍貴資料,能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用,能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測,從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下,企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高檔案管理水平,進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
關鍵詞: 檔案管理;信息化;建設途徑
在社會快速發(fā)展的形勢下,信息技術已經廣泛的應用于各個領域中,為了適應時代的發(fā)展需求,檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設,以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設,是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術,工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷,同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設,能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析,并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測,對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀
檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革,所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難,需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的,而在實行信息化建設之后,所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施,所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度,有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高,但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練,所以還需要一個適應的過程,在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同,所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段,各方面的體系建設還不夠完善,所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一,而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件,所以在實際應用的過程中,無法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全,檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小,沒有在企業(yè)內部形成完成的網絡體系,所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度,阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的,所以需要不斷的努力,克服各種困難,推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑
2.1加強對檔案管理信息化建設的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用,所以必須高度重視,加大投入,加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設,進一步提高檔案信息化水平,為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務質量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動,解放生產力,提高工作效率,將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作
加強基礎工作,做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理,防止電子信息的丟失,避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據庫和網絡系統(tǒng)的開發(fā),建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,與辦公自動化、互聯(lián)網等系統(tǒng)相連,建立基于企業(yè)網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng),構筑企業(yè)信息網絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作,要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程,擴大數(shù)字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定
標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件,是檔案信息化建設的法律保障。目前,有些標準還不明確,有的還沒有標準,因此,檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定,盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用,但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備,因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則,制定相應標準、規(guī)范、法規(guī),按照統(tǒng)一的規(guī)范標準,使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循,保證信息化的進行,以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4加強信息化人才培養(yǎng)
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成,所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展,應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓,轉變其思想意識,認識到檔案信息化建設的重要性,從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié),在完成檔案管理的基本工作后,能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用,從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
3結束語
企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中,還面臨諸多的困難,需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展,需要得到企業(yè)管理層的高度重視,加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓,配置齊全的硬件設施,根據企業(yè)實際發(fā)展狀況,選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng),制定完善的規(guī)章管理制度,為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。
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