保險類檔案掃描規(guī)范

第一條　為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu)），管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。第三條　本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。第四條　人力資源社會保障行政部門負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

　　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。第五條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。第六條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。第七條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。第八條　社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度-險種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責(zé)檔案管理的機構(gòu)應(yīng)當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。第九條　社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

　　社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。第十條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。第十一條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。

　　鑒定工作應(yīng)當由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負責(zé)鑒定并提出處理意見。

　　鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當重新確定保管期限。第十二條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)主要負責(zé)人批準后銷毀。

　　未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

　　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。第十三條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。第十四條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：

　?。ㄒ唬?不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

　?。ǘ?偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

　?。ㄈ?玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

　?。ㄋ模?違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；

　　（五）違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。第十五條　各類社會保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。第十六條　本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

　　附件：
　　社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限

保險公司檔案管理辦法

保險的業(yè)務(wù)檔案既是保險經(jīng)營活動的記錄和反映，也是保險經(jīng)營活動的史料和證據(jù)，不僅可以為保險的經(jīng)營決策提供參考，也可以為查證保險的業(yè)務(wù)活動是否合法合規(guī)提供證明。保險的業(yè)務(wù)檔案對于國家研究、制定宏觀經(jīng)濟政策，也有一定的參考價值。有鑒于此，保險法對保險業(yè)務(wù)檔案的保管作了專門規(guī)定。按照保險法的規(guī)定：1．保險的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當包括記錄保險經(jīng)營活動的完整的會計賬簿、原始憑證及有關(guān)資料；2．記錄保險經(jīng)營活動的賬簿、原始憑證及有關(guān)資料應(yīng)當依法妥善保管，不得損毀或散失；3．上述業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自保險合同終止之日起計算，不得少于10年。

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社會保險業(yè)務(wù)檔案管理

社會保險檔案管理的解決辦法
（一）社會保險檔案管理：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）社會保險檔案管理：根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）社會保險檔案管理：建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）社會保險檔案管理：在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機構(gòu)
在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社會保險檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和決策機構(gòu)，負責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
（五）社會保險檔案管理：統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢
實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構(gòu)負責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

保險公司檔案保管 規(guī)定

根據(jù)《檔案管理規(guī)定(試行)》規(guī)定，人力資源和社會保障部社會保險事業(yè)管理中心負責(zé)人表示，社會保險業(yè)務(wù)檔案保管不收費。社保檔案保管查詢不收費社會保險事業(yè)管理中心負責(zé)人表示：社會保險經(jīng)辦機構(gòu)建立和保管社會保險業(yè)務(wù)檔案不會向參保對象個人收取費用。同時在依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)時也不收費。將向電子檔案過渡該負責(zé)人還表示，社會保險業(yè)務(wù)檔案電子化管理是必然的發(fā)展方向?！兑?guī)定》提出：國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。這樣，給以后規(guī)范電子文檔管理留有接口，也為以后發(fā)展電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

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社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范 國標

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）（2009年7月23日人力資源和社會保障部、國家檔案局令第3號公布自2009年9月1日起施行）

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