監(jiān)理部檔案管理方案

　　一、總則

　　1、本方案旨在規(guī)范監(jiān)理部檔案管理，保證檔案的安全、完整、有效的使用，確保檔案的真實性、準確性和完整性。

　　2、本方案適用于監(jiān)理部的所有檔案，包括但不限于合同檔案、現(xiàn)場報告檔案、設計檔案、設備檔案、檢測檔案等。

　　3、本方案由監(jiān)理部負責制定，由監(jiān)理部負責實施。

　　二、檔案管理

　　1、檔案管理以檔案管理員為主，由專人負責檔案的管理，確保檔案安全，保護檔案不受破壞。

　　2、檔案管理員應定期檢查檔案，確保檔案的完整性和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應及時補充或修復。

　　3、檔案管理員應定期清理檔案，清理過期的檔案，確保檔案室的衛(wèi)生。

　　三、檔案使用

　　1、檔案的使用應符合檔案管理的規(guī)定，檔案的使用者須遵守檔案管理的規(guī)定，不得將檔案用于非法用途。

　　2、檔案的使用只能在規(guī)定的時間內，使用者須離開檔案室時，將檔案妥善放回檔案室，不得擅自帶出檔案室。

　　3、檔案的使用者須在使用檔案時，記錄檔案的使用情況，并及時將記錄交于檔案管理員。

　　四、檔案存放

　　1、檔案應存放在檔案室內，避免檔案受到潮濕、高溫、高濕等環(huán)境影響，并定期清理檔案室，保持檔案室的衛(wèi)生。

　　2、檔案應妥善收納，檔案的存放順序應按照檔案編號排列，以便查找和管理。

　　3、檔案應建立目錄，每月更新一次，以便查找檔案。

　　五、檔案保護

　　1、檔案應建立完善的安全防護措施，包括但不限于設置報警器、安裝監(jiān)控系統(tǒng)等，以確保檔案的安全。

　　2、檔案應定期進行備份，備份檔案應存放在安全的地方，以防止檔案的丟失。

　　3、檔案的使用者應尊重檔案的知識產權，不得擅自篡改、抄襲或散布檔案內容。

　　六、檔案銷毀

　　1、檔案銷毀應經過監(jiān)理部審批，按照檔案管理條例，完成檔案銷毀程序。

　　2、檔案銷毀應由專人負責，確保檔案的安全銷毀，不得將檔案交給任何第三方。

　　3、檔案銷毀后，應當保存銷毀記錄，以便查詢。

　　建設監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設監(jiān)理檔案，根據本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的有關規(guī)定，結合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術文件的總稱。是我所全體工程技術人員和管理人員的.勞動成果和智慧結晶，也是我所對監(jiān)理的建設項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內，將根據本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎設施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示。“1”代表工程準備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設計報審表；

　　9工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設備的質量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質量缺陷和質量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結算審核意見書；

　　24工程項目施工質量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應保存的文件內容。

　　第六條歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經所主管領導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復印檔案資料，須持單位介紹信，并經所主管領導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經所主管領導批準。