監(jiān)理檔案的管理辦法：

　　一、檔案存放

　　1.監(jiān)理檔案應(yīng)存放在安全、干燥、防塵的地方，防止損壞、遺失、篡改。

　　2.檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的安全，不得擅自拆卸、拆散、移動檔案。

　　3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時處理。

　　二、檔案保管

　　1.監(jiān)理檔案應(yīng)定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時處理。

　　2.監(jiān)理檔案應(yīng)定期更新，以確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

　　3.監(jiān)理檔案應(yīng)定期歸檔，以便于查找和管理。

　　4.監(jiān)理檔案應(yīng)存放在安全的地方，防止損壞、遺失、篡改。

　　三、檔案使用

　　1.檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的安全，不得擅自拆卸、拆散、移動檔案。

　　2.監(jiān)理檔案的使用者應(yīng)在使用檔案時，按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行。

　　3.監(jiān)理檔案的使用者應(yīng)對檔案進(jìn)行妥善保管，防止損壞、遺失、篡改。

　　4.監(jiān)理檔案的使用者應(yīng)及時歸還檔案，并負(fù)責(zé)保管好檔案，防止損壞、遺失、篡改。

　　監(jiān)理工作文件及資料日常管理實(shí)施細(xì)則？

　　下面給大家?guī)黻P(guān)于監(jiān)理工作文件及資料日常管理實(shí)施細(xì)則，以供參考。

　　為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作，使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的軌道，結(jié)合本工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定了"施工階段資料管理制度"期，要求監(jiān)理部按本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行：

　?。ㄒ唬┍O(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質(zhì)檢資料類，進(jìn)度控制文件類，計(jì)量支付類，施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。

　?。ǘ┚C合文件類按照竣工驗(yàn)收文件、月報及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計(jì)文件、一般文件類歸檔。

　　1、竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工驗(yàn)收報告、交工驗(yàn)收申請、批準(zhǔn)文件。

　　2、月報及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報表，監(jiān)理月報，年中、終及最終工程總結(jié)報告。

　　3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補(bǔ)充協(xié)議書。

　　4、變更設(shè)計(jì)文件類包括變更會議紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)申請表、變更令，應(yīng)分合同按順序歸檔。

　　5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文，監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令，監(jiān)理會議紀(jì)要，監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔，監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨(dú)歸檔；會議紀(jì)要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔；監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則單獨(dú)歸檔。

　　（三）圖紙類包括設(shè)計(jì)及施工圖紙、變更設(shè)計(jì)圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計(jì)圖順序分別歸檔，其中變更設(shè)計(jì)圖按下發(fā)的時間順序排列。

　?。ㄋ模┵|(zhì)檢資料類按試驗(yàn)檢測報告、測量資料、現(xiàn)場質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔：

　　1、試驗(yàn)檢測報告包括各種原材料試驗(yàn)報告、砼及砂漿配合比試驗(yàn)報告、砼及砂漿強(qiáng)度試驗(yàn)報告、擊實(shí)試驗(yàn)報告、壓實(shí)度試驗(yàn)報告、穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報告、水泥劑量試驗(yàn)報告、油石比試驗(yàn)報告、篩分試驗(yàn)報告、其他各種試驗(yàn)報告、外購材料（產(chǎn)品）合格證書。試驗(yàn)檢測報告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。

　　2、測量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表、施工測量放樣單、各項(xiàng)工程高程測量結(jié)果、線路測量結(jié)果、測量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表單獨(dú)成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。

　　3、現(xiàn)場質(zhì)檢資料包括分項(xiàng)開工報告、檢驗(yàn)申請單、質(zhì)檢表及檢測結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項(xiàng)開工、檢驗(yàn)申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、中間交工證書順序分類歸檔。

　　4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。

　　5、試驗(yàn)資料類由試驗(yàn)專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。

　?。ㄎ澹┻M(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖（表）計(jì)劃、批準(zhǔn)文件，分期進(jìn)度圖（表）（月、季、年）計(jì)劃、批準(zhǔn)文件，開工令，開工報告，施工組織設(shè)計(jì)，有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。

　?。┯?jì)量支付類包括中期計(jì)量支付證書、計(jì)量支付報表、中間計(jì)量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時間先后順序分類歸檔。

　?。ㄆ撸┦┕ぴ加涗涱惏ūO(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。

　　（八）所有監(jiān)理文件及資料除試驗(yàn)、測量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。

　　（九）所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。

　?。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸?，后附備考表。

　　（十一）所有保存文件必須清晰，原則上保存原件。

　?。ㄊ┙⑽募嗈k制度及登記請單。

　?。ㄊ┧形臋n由綜合組在微機(jī)上做好文件索引并保存。

　?。ㄊ模┠杲K由綜合組對本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。

　?。ㄊ澹┕こ探Y(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報。

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　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負(fù)責(zé)監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐，談?wù)剛€人的認(rèn)識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容

　　信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計(jì)算機(jī)輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設(shè)過程中，上級有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計(jì)變更及工程內(nèi)部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報表、計(jì)量與支付用報表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計(jì)、招標(biāo)、實(shí)施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計(jì)劃的信息，又要掌握實(shí)際進(jìn)度的信息，還要對他們進(jìn)行對比分析。

　　3.動態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實(shí)施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實(shí)施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項(xiàng)目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，是對工程評估驗(yàn)收的依據(jù)。

　　項(xiàng)目建設(shè)在整個實(shí)施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計(jì)量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來，是重要的基礎(chǔ)工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準(zhǔn)確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔，進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析，形成文字的資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時提供。監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實(shí)施中的問題。實(shí)踐證明凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準(zhǔn)確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準(zhǔn)確的判斷，更談不上作出準(zhǔn)確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項(xiàng)中心任務(wù)，在工程實(shí)施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計(jì)量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據(jù)不足，此時監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評價。當(dāng)然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評估報告的結(jié)論意見，一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果，二是通過專業(yè)檢測，試驗(yàn)單位提供的檢測數(shù)據(jù)，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗(yàn)

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實(shí)的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點(diǎn)：

　?。ㄒ唬⒊墙n案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊全稱并加蓋公章；

　　（二）、收文程序

　　來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。

　　（三）、資料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項(xiàng)目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

　　專業(yè)簽閱→歸檔

　　（四）、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

　?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開登記；

　　2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；

　　3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；

　　4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個單位工程的項(xiàng)目、多個分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　?。①Y料收集

　　資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項(xiàng)目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　?。ㄆ撸?、資料編號

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設(shè)計(jì)類、E業(yè)主類；

　　2、各工程項(xiàng)目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下：

　　（1）、發(fā)文編號：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項(xiàng)目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號或區(qū)段號；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號。如1，2，3，……N。

　?。?）、收文編號：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；

　　3、若項(xiàng)目有多個單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號或區(qū)段分開后再編號。

　?。ò耍①Y料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

　　2、每大類采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　?。ň牛?、向移交資料

　　分類→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場資料員向上交資料時，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　?。ㄊ?、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時移交

　?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

　　（十二）、資料借閱

　?。ㄊ?、資料信息化管理

　　通過計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交。

　?。ㄊ模?、資料保管

　　1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

　　（十五）、失效資料處理

　　工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監(jiān)、資料員的責(zé)任

　　總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。