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監(jiān)理檔案管理風(fēng)險

時間:2023-03-08 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  監(jiān)理檔案管理風(fēng)險

  監(jiān)理檔案管理的風(fēng)險主要有:

  1.檔案管理不規(guī)范:由于監(jiān)理檔案管理的規(guī)范性較差,容易導(dǎo)致檔案保管不當(dāng)、檔案丟失或被竊取等問題。

  2.檔案保管不當(dāng):由于監(jiān)理檔案管理的不當(dāng),容易導(dǎo)致檔案不完整、檔案混亂、檔案遺失或被盜等問題。

  3.檔案信息泄露:由于檔案管理不規(guī)范,容易導(dǎo)致檔案信息泄露,給公司和客戶帶來巨大風(fēng)險。

  4.檔案管理成本增加:由于監(jiān)理檔案管理的不當(dāng),容易導(dǎo)致檔案管理成本增加,影響公司的運(yùn)營效率。

監(jiān)理檔案管理風(fēng)險

  建筑工程檔案管理不當(dāng)會引發(fā)哪些法律問題

  《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定(2001修正)》第二條第二款將城市建設(shè)檔案(簡稱“城建檔案”)定義為:“在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料”。其具體內(nèi)容涵蓋:

 ?。?)城市建設(shè)勘測、建設(shè)規(guī)劃檔案;

 ?。?)城市建筑工程檔案:含民用建筑工程、市政公用工程、交通運(yùn)輸工程、水利工程、城市戰(zhàn)備工程;

 ?。?)城市建筑系統(tǒng)科研、設(shè)計檔案。

  工程檔案的歸集由建設(shè)單位負(fù)責(zé),其應(yīng)在主合同中明確檔案編寫歸集的相關(guān)的要求;檔案中具體文件內(nèi)容由施工單位編寫,之后交由建設(shè)單位。如為總承包模式,由總承包單位負(fù)責(zé)搜集齊全各個分包單位的工程文件后再交由建設(shè)單位。建設(shè)單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和法人代表在已組卷成冊的工程文件上簽字蓋章,再向城建檔案館提出檔案驗(yàn)收申請及卷宗移交申請。

  工程檔案的外部表現(xiàn)形式有紙質(zhì)檔案、聲像檔案(如照片、錄像)、電子檔案(如CAD圖紙、與紙質(zhì)檔案一致的掃描件等)。通過卷宗內(nèi)的卷內(nèi)備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數(shù)量,以便于查詢利用的快速實(shí)現(xiàn)。

  1、政府部門行政管理中有明確的要求

  《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料,建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案,并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后,及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。

  具體程序?yàn)椋汉税l(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時,建設(shè)單位到工程所在地規(guī)劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領(lǐng)取檔案報送責(zé)任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程,建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前30日,提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

  建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后,方可組織工程竣工驗(yàn)收。工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi),向城建檔案館提交工程檔案。

  上述程序?yàn)榻ㄔO(shè)主管部門的行政管理要求,如違反上述規(guī)定,行政機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令改正,并處以罰款。

  2、發(fā)生爭議后客觀反映證據(jù)線索的材料

  對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料,經(jīng)過審查、驗(yàn)收環(huán)節(jié)保證了材料外觀上的整潔、完備、規(guī)范;如作為證據(jù)使用,也基本能夠滿足證據(jù)真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性的要求;因此可以得出結(jié)論,除非有相反證據(jù)證明與事實(shí)不符外,該工程檔案在裁判中有較高的證據(jù)力,應(yīng)作為律師關(guān)注和舉證的重點(diǎn)。例如:

  1、依據(jù)檔案資料證明分包資格等;

  2、是否屬于勘察錯誤,工程檔案可以提供判斷標(biāo)準(zhǔn);

  3、質(zhì)量、工期、造價糾紛的解決均需依據(jù)建設(shè)工程檔案資料;

  面對存在相反主張的爭議雙方,法院經(jīng)常引入鑒定單位來解決專門的技術(shù)問題,如果雙方當(dāng)事人提交的過程性文件不全或者無法體現(xiàn)雙方真實(shí)意思,那么鑒定單位可能會由于沒有充分的文件、技術(shù)資料作為鑒定基礎(chǔ),最終無法給出鑒定結(jié)論,導(dǎo)致案件遲遲不能裁判。所以,齊備的工程檔案為糾紛解決、司法鑒定及法院裁判提供了客觀依據(jù)。

  建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

  為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案,根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的具體情況,制定本辦法。

  第一條建設(shè)監(jiān)理檔案,是指我所在對受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶,也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

  第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義:一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交;二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

  第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個月內(nèi),將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部,由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作,項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

  第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱,監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下:每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示,例如:

  D J 2 0 1 0 2 0 1

  第1位:D含義是“檔案”類,以區(qū)別于“圖書”“資料”;

  第2位:填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”;S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”;

  第3位:表示文件的大類,以數(shù)字來表示。“1”代表工程準(zhǔn)備階段文件;“2”代表監(jiān)理文件;“3”代表施工文件;“4”代表竣工圖;“5”代表竣工驗(yàn)收文件;

  第4、5位:表示文件的小類,以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》(以下簡稱附錄A)的順序編號;如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

  第6、7位:表示文件屬類,是小類項(xiàng)下的分項(xiàng),依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫,如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

  第8、9位:為文件流水號。

  本例代碼含義為:建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

  第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件,均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下:

  1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單;

  2施工合同文件及委托監(jiān)理合同;

  3勘測設(shè)計文件;

  4施工許可證和安全許可證;

  5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;

  6分包單位資格報審表;

  7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要;

  8施工組織設(shè)計(方案)、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表;

  9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令;

  10測量核驗(yàn)資料;

  11工程進(jìn)度計劃及控制資料;

  12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料;

  13施工試驗(yàn)資料;

  14設(shè)計變更和工程變更資料;

  15隱蔽工程驗(yàn)收記錄;

  16工程計量單和工程支付證書;

  17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件;

  18各種報驗(yàn)申請表;

  19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報;

  20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件;

  21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)(子分項(xiàng))、分部(子分部)、單位工程的驗(yàn)收資料;

  22索賠文件資料;

  23竣工結(jié)算審核意見書;

  24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評估報告等專題報告;

  25監(jiān)理工作總結(jié);

  26鑒于每個項(xiàng)目具體情況不同,歸檔資料不一定都如上所列齊全,但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

  第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件,其幅面尺寸為A4幅面。

  第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

  第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管;監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊,由指定人員見證銷毀。

  第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料,須持單位介紹信,并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時,須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

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