包頭檔案信息錄入掃描整理

　　包頭市檔案館負(fù)責(zé)對該市各級各類檔案進(jìn)行管理和保管。為了更好地管理和利用這些檔案，需要對其進(jìn)行信息錄入、掃描和整理。

　　信息錄入是將檔案的基本信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，包括檔案名稱、檔號、立卷單位、保管期限等。這樣可以方便查找和管理。

　　掃描是將檔案的紙質(zhì)文件通過掃描儀轉(zhuǎn)化為電子文件，方便存儲(chǔ)和利用。同時(shí)，電子文件的備份也可以有效避免檔案的遺失和損毀。

　　整理是對檔案進(jìn)行分類、整齊、清潔和修補(bǔ)等處理，確保檔案的完整性和可讀性。

　　包頭市檔案館將繼續(xù)加強(qiáng)對檔案信息的錄入、掃描和整理工作，為更好地服務(wù)社會(huì)提供更加可靠的檔案資源。

　　檔案整理掃描錄入簡單嗎

　　你好，檔案掃描錄入是檔案數(shù)字化的其中一項(xiàng)程序，是有專用的檔案掃描儀的，只要能熟練操作掃描儀是很簡單的。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)：批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案信息錄入,電子圖片掃描,檔案資料整理復(fù)雜嗎

　　專業(yè)人員不復(fù)雜。

　　檔案室管理員都是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員，業(yè)務(wù)熟練，動(dòng)作迅速。這些工作對他們一點(diǎn)都不難。

　　檔案錄入工作規(guī)范

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于用掃描儀對各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　GB／T 17235.1連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

　　GB／T 17235.2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

　　GB／T 18894?2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　ITU(CCITT)G3二值圖像壓縮算法

　　ITU(CCITT)G4二值圖像壓縮算法

　　DA／T18?1999檔案著錄規(guī)則

　　檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

　　3術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1

　　數(shù)字化Digitization

　　用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的處理過程。

　　3.2

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化Digitization of Paper?Based Records

　　對普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復(fù)印件紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化及應(yīng)用的過程。

　　3．3

　　數(shù)字圖像Digital Image

　　表示景物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣一連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

　　3．4

　　黑白二值圖像Binary Image

　　只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。

　　3．5

　　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像Continuous?tone Still Image

　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字

　　圖像。

　　3．6

　　失真度Distortion Measure

　　對檔案原件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，在同等測試環(huán)境下，數(shù)字圖像與檔案原

　　件色彩、幾何、壓縮算法等差值。

　　3．7

　　可懂度intelligibility

　　表示數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　3．8

　　清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現(xiàn)。

　　3.9

　　分辨率Resolution

　　指單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)。

　　3.10

　　TIFF Tagged Tmage File Format

　　標(biāo)記圖像文件格式。一種基于標(biāo)記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。因?yàn)樗鎯?chǔ)圖像細(xì)微層次的信息非常多，圖像的質(zhì)量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲(chǔ)存。

　　3.11

　　JPEG Joint photographic Experts Group

　　聯(lián)合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受。考慮儲(chǔ)存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復(fù)制儲(chǔ)存。

　　4數(shù)字化基本流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序。

　　4．1案卷整理

　　對需要掃描的案卷進(jìn)行適當(dāng)整理，做出標(biāo)識(shí)。

　　4．2目錄建庫

　　為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫。

　　4．3批量掃描

　　按照檔案數(shù)字化具體任務(wù)的整體安排按計(jì)劃分批次進(jìn)行掃描。

　　4．4數(shù)據(jù)處理

　　4．4．1對掃描圖像進(jìn)行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。

　　4．4．2對裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數(shù)據(jù)的掛接、檢驗(yàn)、上載、質(zhì)量檢查和備份。

　　4．5信息存儲(chǔ)

　　根據(jù)不同的掃描圖像選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)格式、編碼方式和存儲(chǔ)介質(zhì)對信息進(jìn)行保存。

　　4．6檢索利用

　　按用戶需求提供檢索利用。

　　5案卷整理

　　在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進(jìn)行整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　5．1分件

　　5．1．1把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。

　　5．1．2在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實(shí)際圖像放在圖像處理時(shí)進(jìn)行重掃，替換指示頁。

　　5．1．3填寫《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)，對需要特殊處理的頁，標(biāo)識(shí)清楚。

　　5．2分頁

　　對批量掃描前的檔案進(jìn)行頁號、件號的標(biāo)注。如在標(biāo)注中與原檔案中的件數(shù)、頁號不一致，應(yīng)以此為準(zhǔn)。

　　5．3拆卷

　　去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進(jìn)行。

　　5．4裝卷

　　按檔案保管要求恢復(fù)原裝訂。

　　6建目錄庫

　　6．1目錄著錄

　　根據(jù)DA／T18確定檔案著錄項(xiàng)，并進(jìn)行著錄。

　　6．2數(shù)據(jù)格式選擇

　　所選定的數(shù)據(jù)格式通用，應(yīng)能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文

　　檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　6．3目錄輸入

　　將著錄好的目錄輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫。

　　7批量掃描

　　7．1掃描方式

　　紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調(diào)圖像兩種方式。

　　7．1．1頁面為單色文字的紙質(zhì)檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

　　7．1．2字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

　　7．2分辨率選擇

　　7．2．1單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。

　　7．2．2彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數(shù)值進(jìn)行。

　　7．2．3大幅面檔案文件，如工程圖紙、報(bào)紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數(shù)碼平臺(tái)、縮微照像后膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應(yīng)選擇1OOdpi以上。

　　7．2．4需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)。

　　7．3特殊頁面的掃描

　　7．3．1粘貼頁與表格

　　對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決

　　7．3．2一般文本流程圖

　　采用適當(dāng)?shù)姆直媛蕭呙杓熬植可罨夹g(shù)，確保文本流程圖清晰。同時(shí)采用不同設(shè)備滿足文本流程圖的掃描工作。

　　7．3．3插圖

　　采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。

　　7．3.4照片

　　對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時(shí)可避免圖像存儲(chǔ)空間過大。

　　7．4文件命名方式

　　7．4．1建立文件夾

　　掃描時(shí)文件夾的建立應(yīng)按檔案實(shí)體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨(dú)建立文件夾。

　　7．4．2文件夾命名方法，以檔案實(shí)體中的檔號命名，一般為3位數(shù)，不足3

　　位數(shù)的左邊補(bǔ)“0”。

　　8數(shù)據(jù)處理

　　8．1圖像處理

　　8．1．1糾偏

　　對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字)。

　　8．1．2去污

　　去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污，應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。

　　8．1．2．1局部去污，如去除黑邊、污點(diǎn)。

　　8．1．2．2整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。

　　8．1．3拼接

　　為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，對幅面分離的數(shù)字圖像進(jìn)行拼接。

　　8．1．4校對

　　8．1．4．1一次校對，檢查掃描完的圖像質(zhì)量情況，對不合格的圖像進(jìn)行標(biāo)記退回重新掃描。

　　8．1．4．2糾錯(cuò)處理，根據(jù)一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質(zhì)

　　量等問題，結(jié)合《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)情況，對每份圖像進(jìn)行相應(yīng)的處理。

　　8．1．4．3二次校對，對一次校對及數(shù)據(jù)處理后的數(shù)字圖像再次進(jìn)行檢查，并

　　標(biāo)記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。

　　8．2數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　8．2．1文字錄入質(zhì)量

　　對錄入域清單上所標(biāo)明的各著錄項(xiàng)的文字錄入進(jìn)行正確率控制，保證錯(cuò)誤率低于3‰。

　　8．2．2圖像質(zhì)量

　　對紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達(dá)到要求的圖像質(zhì)量。

　　保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應(yīng)各種紙張和手寫、印刷字的情況。

　　8．3數(shù)據(jù)掛接

　　檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對應(yīng)準(zhǔn)確程度的控制。

　　在生成裸數(shù)據(jù)光盤之前，根據(jù)資料整理信息、掃描前的標(biāo)引信息及卷內(nèi)文件頁號信息核查圖像文件總數(shù)是否與實(shí)際文件數(shù)相等，如不相等則不能生成裸數(shù)據(jù)光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補(bǔ)掃。

　　8．4數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　8．4．1將裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。

　　8．4．2對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，給出合格或不合格結(jié)論。

　　8．4．3將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤格式，拷貝到活動(dòng)硬盤上。

　　8．4．4系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄檢驗(yàn)進(jìn)度。

　　8．5數(shù)據(jù)上載

　　檔案數(shù)字化各工序的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)上載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，其中數(shù)字圖像自動(dòng)搜索對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)，加入對應(yīng)的電子地址數(shù)字圖像文件名，建立起一一對應(yīng)的關(guān)系。

　　8．6數(shù)據(jù)備份

　　定期對服務(wù)器的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　9信息存儲(chǔ)

　　以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國際通用標(biāo)準(zhǔn)格式。采用國際標(biāo)準(zhǔn)的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲(chǔ)。

　　數(shù)字圖像的存儲(chǔ)管理應(yīng)保持原紙質(zhì)檔案的保管模式對應(yīng)存儲(chǔ)。

　　9．1壓縮存儲(chǔ)格式

　　檔案數(shù)字圖像格式采用TIFF和JPEG數(shù)字壓縮編碼。

　　9．1．1黑白二值圖像

　　黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr)為15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率(Cr)為3 O：1。

　　9．1．2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

　　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用JPEG數(shù)字壓縮編碼，平均壓縮率(cr)為15：1。

　　9．2編碼方式

　　應(yīng)盡是采用實(shí)時(shí)操作性強(qiáng)的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質(zhì)量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下

　　宜采用國際通用編解碼算法。

　　9．3存儲(chǔ)方式與載體

　　可選用在線和離線、不同載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　10檢索利用

　　10．1檢索利用方式

　　檔案數(shù)字圖像檢索利用可采用單機(jī)、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種方式。

　　局域網(wǎng)中傳輸利用，應(yīng)保證數(shù)據(jù)在內(nèi)部局域網(wǎng)10Base?T帶寬下，平均1秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成?；ヂ?lián)網(wǎng)中傳輸利用，互聯(lián)網(wǎng)56Kbit／s帶寬下，平均5秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。為此要求一般每頁檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)容量為50K以內(nèi)。

　　10．2檢索軟件配置

　　檢索軟件應(yīng)符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項(xiàng)要求。檢索軟件應(yīng)具備目錄檢索與檔案數(shù)字圖像方便調(diào)閱的基本功能。

　　關(guān)于包頭人事檔案管理問題。

　　檔案調(diào)出時(shí)，特別是人才跨地區(qū)流動(dòng)，都要求從戶籍所在地的存檔機(jī)構(gòu)調(diào)出并出具人事關(guān)系等相關(guān)手續(xù)，所以請存檔人員回戶籍所在地存放檔案，以免影響后期檔案正常轉(zhuǎn)遞及異地調(diào)動(dòng)。

　　根據(jù)大中專畢業(yè)生和各類流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，大中專畢業(yè)生檔案在戶口所在地的存檔機(jī)構(gòu)存放。

　　個(gè)人檔案：

　　個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。

　　一個(gè)人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會(huì)上一些單位、一些部門、打交道，建立起個(gè)人檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要，更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段。

　　沒有檔案的人當(dāng)然就不便于單位或企業(yè)了解你，對個(gè)人是肯定不利的。存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　檔案室掃描文件的工作是什么？工作環(huán)境怎么樣？

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會(huì)有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　拓展：檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。