檔案掃描整理錄入

　　檔案掃描整理錄入是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的文獻(xiàn)處理服務(wù)，它包含了對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、整理、分類(lèi)、OCR識(shí)別等環(huán)節(jié)。這些數(shù)字化文件可以方便地存儲(chǔ)、檢索、共享和傳輸，也能保證檔案的安全性和完整性。

　　在檔案掃描整理錄入的過(guò)程中，需要使用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，以確保掃描質(zhì)量和準(zhǔn)確性。同時(shí)，還需要進(jìn)行文件的整理和分類(lèi)，以便于后續(xù)的檢索和管理。OCR識(shí)別是另一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它可以將圖像文件轉(zhuǎn)化為可編輯的文本文件，提高文件的可讀性和可用性。

　　總之，檔案掃描整理錄入是一項(xiàng)需要技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的工作，它可以幫助機(jī)構(gòu)和企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高工作效率和信息管理水平。

　　檔案整理掃描錄入簡(jiǎn)單嗎

　　你好，檔案掃描錄入是檔案數(shù)字化的其中一項(xiàng)程序，是有專(zhuān)用的檔案掃描儀的，只要能熟練操作掃描儀是很簡(jiǎn)單的。

　　檔案掃描錄入員這工作怎么樣

　　檔案掃描錄入員是一項(xiàng)較為簡(jiǎn)單、重復(fù)性較高的工作，但對(duì)于數(shù)字化檔案管理的單位來(lái)說(shuō)非常重要，具有一定的穩(wěn)定性和就業(yè)前景。

　　檔案掃描錄入員主要負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對(duì)檔案的數(shù)字化管理起到了重要的作用。這項(xiàng)工作對(duì)于一些、機(jī)構(gòu)等需要大量檔案管理的單位來(lái)說(shuō)非常重要，因此需求較大。

　　這項(xiàng)工作需要具備一定的計(jì)算機(jī)技能，能夠熟練操作掃描設(shè)備、文本識(shí)別軟件等。同時(shí)，需要有耐心和細(xì)心，能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行錄入和分類(lèi)，保證數(shù)字化檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。

　　實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象

　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀(guān)，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。

　　數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案管理工作內(nèi)容是什么

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的，為便于將來(lái)使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來(lái)利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類(lèi)，包括歸檔編號(hào)，歸檔頁(yè)碼，撕開(kāi)粘貼頁(yè)，頁(yè)號(hào)寫(xiě)錯(cuò)，重新編號(hào)，對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案，同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無(wú)漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無(wú)黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識(shí)別：

　　若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專(zhuān)業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開(kāi)辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

　　1檔案整理工作的內(nèi)容

　　1.1系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

　　1.2局部調(diào)整

　　已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

　　1.3全過(guò)程整理

　　由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受?chē)?yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。

　　2檔案整理工作的意義

　　2.1檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

　　檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō)，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

　　2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。

　　檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類(lèi)整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái)，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類(lèi)和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開(kāi)發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

　　3檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

　　3.1按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

　　檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。

　　同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀(guān)地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。

　　3.2充分利用原有基礎(chǔ)

　　在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類(lèi)型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

　　我國(guó)檔案界慣稱(chēng)的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

　　第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　　一般地說(shuō)，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡恚ㄟ^(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。

　　第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō)，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。

　　對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ簟＜词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡(jiǎn)單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線(xiàn)索而應(yīng)予以重視。

　　3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系。

　　如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書(shū)籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱(chēng)為文件之間的。

　　“內(nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類(lèi)型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

　　總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷(xiāo)的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無(wú)疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。

　　但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。