檔案掃描整理命名

　　檔案掃描整理命名可以按照以下步驟進(jìn)行：

　　1.確定文件命名規(guī)則：例如按照文件類型、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行命名。

　　2.掃描文件：使用掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，保存為PDF、JPG等格式。

　　3.整理文件：將掃描得到的文件進(jìn)行整理，可以按照文件夾分類，也可以在文件名中添加分類信息。

　　4.命名文件：根據(jù)確定的文件命名規(guī)則，為每個(gè)文件進(jìn)行命名。例如，如果按照文件類型進(jìn)行命名，可以使用“類型-文件名”的格式，如“合同-ABC公司采購(gòu)合同”。

　　5.添加備注信息：如果需要在文件中添加備注信息，可以在文件名后添加“-備注”或在文件屬性中添加備注信息。

　　6.備份文件：為了保證文件的安全性，可以將文件備份到云盤或其他存儲(chǔ)設(shè)備中。

　　7.確認(rèn)文件：最后，確認(rèn)文件整理和命名是否正確無(wú)誤。

　　電子檔案如何自己命名規(guī)范命名詞的要求

　　一是唯一。如果有兩個(gè)電子文件重名，在數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用該文件時(shí)就會(huì)發(fā)生混亂。因此，在同一文件夾中的電子文件不允許重名。如果重名，則后存盤的電子文件會(huì)將前存盤文件覆蓋。

　　二是直觀。直觀的命名能夠簡(jiǎn)要地概括文件的內(nèi)容，是查找文件的重要線索，也便于調(diào)用。

　　三是簡(jiǎn)潔。命名不宜過(guò)長(zhǎng)，過(guò)長(zhǎng)難以辨認(rèn)，且計(jì)算機(jī)軟件會(huì)自動(dòng)拒絕。另外命名中不能夾帶有些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如“/<?”。

　　四是參照。命名要便于與同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件建立相互參照關(guān)系，以便實(shí)行“雙套制”管理模式，實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)文件的互通互連。2、規(guī)范命名詞的方法一是歸檔前用“文件標(biāo)題+.擴(kuò)展名”命名。這種命名的最大優(yōu)點(diǎn)是直觀，能通過(guò)命名知道文件的大概內(nèi)容。

　　如“關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的通知.doc”。但是該方法不能完全避免重復(fù)命名，且有時(shí)會(huì)產(chǎn)生過(guò)長(zhǎng)的命名。這種方法適用于在辦公自動(dòng)化管理中形成的電子文件。業(yè)務(wù)部門的文件管理人員一般應(yīng)使用這種簡(jiǎn)單直觀的方法，使用中應(yīng)使文件命名與文件標(biāo)題完全保持一致，萬(wàn)一出現(xiàn)重名，可在文件標(biāo)題后加“（1）”、“（2）”等序號(hào)加以區(qū)分。

　　二是歸檔后采用“紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)+序號(hào)+.擴(kuò)展名”命名。如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)，“02”是紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)文件序號(hào)。該方法的優(yōu)點(diǎn)是：由于檔案號(hào)唯一，因此能避免重名；由于檔案號(hào)中一般有分類號(hào)，因此便于識(shí)別內(nèi)容；由于采用紙質(zhì)載體的檔案，又便于與紙質(zhì)檔案相互參照。這種方法一般適用于通過(guò)掃描等方式制作的歸檔電子文件。

　　三是采用“隨機(jī)號(hào)+.擴(kuò)展名”命名，隨機(jī)號(hào)一般是計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的32位代碼。

　　該隨機(jī)號(hào)唯一的優(yōu)點(diǎn)是不會(huì)重名，缺點(diǎn)是很不直觀，也無(wú)法與紙質(zhì)檔案參照，必須完全依靠目錄數(shù)據(jù)庫(kù)才能對(duì)電子文件進(jìn)行管理和查詢。使用本方法一般要安裝專用的電子文件管理系統(tǒng)。

　　有些單位在電子文件歸檔后將第一種方法命名的電子文件轉(zhuǎn)換為第二或第三種命名方式，其轉(zhuǎn)換一般須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成。此外，對(duì)于基建或設(shè)備類電子文件也可以采用“項(xiàng)目編號(hào)＋流水號(hào)”、“項(xiàng)目編號(hào)＋階段號(hào)+流水號(hào)”或“圖號(hào)＋流水號(hào)”等方法命名。這些方法也都符合上述電子文件命名的四項(xiàng)基本要求。

　　檔案章上六格分別是什么內(nèi)容?

　　檔案章上六格的內(nèi)容是：

　　1、第一格：全宗號(hào)。

　　2、第二格：年度。

　　3、第三格：室編件號(hào)。

　　4、第四格：機(jī)構(gòu)問(wèn)題。

　　5、第五格：保管期限。

　　6、第六格：館編件號(hào)。

　　擴(kuò)展資料：

　　全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

　　全宗號(hào)是各級(jí)檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號(hào)，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

　　當(dāng)一個(gè)單位向檔案館移交過(guò)檔案后，檔案館根據(jù)相關(guān)規(guī)則給予移交單位唯一的一個(gè)代碼，此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號(hào)，沒(méi)有向檔案館移交過(guò)檔案的單位沒(méi)有全宗號(hào)。

　　老方法整理的檔案一般需要進(jìn)行裝訂，案卷號(hào)則是按照一定的順序?qū)ρb訂后的檔案編制的順序號(hào)，同一類別的檔案一般從“1”開(kāi)始編制。

　　按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案則是以“件”為單位進(jìn)行管理，件號(hào)同樣從“1”開(kāi)始編制。

　　參考資料

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開(kāi)始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　頁(yè)面修整

　　破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　?。?）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。

　　（2）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　（4）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　掃描分辨率

　　（1）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　（1）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　圖像存儲(chǔ)

　　存儲(chǔ)格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　　圖像文件命名

　　（1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　如何整理辦公室的檔案資料

　　一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。

　　1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留，或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。

　　其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；

　　資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁(yè)文件袋就買了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門別類放好，會(huì)非常整齊。

　　2.電子文檔。首先，名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。