檔案掃描整理著錄

　　檔案掃描整理著錄是指對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文檔，方便存儲(chǔ)、管理和檢索。該過程包括檔案掃描、文件整理和著錄等環(huán)節(jié)。

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案資料通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子文檔。掃描時(shí)需注意掃描分辨率、文件格式和文件命名等問題，以確保掃描效果和電子文檔質(zhì)量。

　　文件整理是將掃描后的文檔進(jìn)行分類、整理和歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。文件整理時(shí)需根據(jù)檔案分類規(guī)則進(jìn)行分類，同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行去重、去除重要信息和保密信息等操作，以保證文件的安全性和保密性。

　　著錄是對(duì)掃描后的文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)描述，包括文件名稱、文件類型、文件大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等信息。這些信息有助于文件的管理和檢索，同時(shí)也是保證文件完整性和準(zhǔn)確性的重要手段。

　　檔案掃描整理著錄可以大大提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的存儲(chǔ)、管理和檢索。同時(shí)也為保護(hù)檔案資料和信息安全提供了有效保障。

　　城建檔案著錄是什么

　　問題一：城建檔案管理系統(tǒng)的主要功能

　　城建檔案管理系統(tǒng)的主要功能:城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)幾乎覆蓋了城建檔案管理的全過程和大部分工作環(huán)節(jié)，擴(kuò)大了城建檔案的應(yīng)用范圍。系統(tǒng)的主要功能如下：

　　1城建檔案自動(dòng)編目和可視化圖文互檢索城建檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是最早出現(xiàn)和最常見的應(yīng)用類型。自動(dòng)編目的主要作用是在對(duì)檔案機(jī)讀目錄的處理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)定期或定任務(wù)自動(dòng)編輯公布檔案目錄，是城建檔案部門依法管理和為用戶批量查找城建檔案的重要手段。

　　自動(dòng)檢索則主要是為利用者提供實(shí)時(shí)性的聯(lián)機(jī)檔案目錄檢索服務(wù)，用戶可以快速找到所需的城建檔案。城建檔案空間信息的可視化使用戶可以直接從地理位置上快速找到所需的城建檔案，或從城建檔案的管理信息快速查看所需的建筑的地理位置，距離、形狀、面積和毗鄰之間的關(guān)系等空間信息內(nèi)容。

　　2城建檔案實(shí)體原文存儲(chǔ)、顯示與管理信息互檢索當(dāng)城建檔案機(jī)構(gòu)具備了對(duì)大量圖形或文本的數(shù)字化信息存儲(chǔ)能力后，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案原文信息的存儲(chǔ)和檢索。城建檔案實(shí)體經(jīng)過掃描后可按兩種方式存儲(chǔ)，一種是掃描直接獲得的檔案的圖形信息，一種是經(jīng)過文字識(shí)別獲得的檔案的文字信息。

　　這兩種方式都實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原文的存儲(chǔ)與檢索，不過功能上有所不同。圖形方式反映了檔案的原貌，更適用于帶有手跡或圖表的檔案信息處理。文字方式則可支持針對(duì)檔案內(nèi)容中的字、詞進(jìn)行的檔案自動(dòng)檢索，或進(jìn)行文字編輯。

　　本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了城建檔案的空間信息、屬性信息、城建檔案管理信息和城建檔案原文實(shí)體信息互查詢。從任一種城建檔案信息都可以快速地查找出全部相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息的綜合利用。

　　3城建檔案業(yè)務(wù)工作管理城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)主要執(zhí)行城建檔案管理業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用。其中最重要的是執(zhí)行城建檔案的規(guī)范化管理，對(duì)城建檔案收集方式、內(nèi)容，城建檔案的著錄方式、內(nèi)容等實(shí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)可視化的業(yè)務(wù)流程監(jiān)控下，對(duì)城建檔案的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和每一份檔案的處理過程可以實(shí)時(shí)了解掌握。

　　城建檔案利用管理是日常業(yè)務(wù)之一，系統(tǒng)應(yīng)用較廣泛的是城建檔案自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)。城建檔案自動(dòng)借閱管理應(yīng)用的主要作用是對(duì)利用工作中涉及的利用登記、審批手續(xù)、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理。可以完善管理機(jī)制、提高工作效率。自動(dòng)統(tǒng)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案數(shù)量、利用、編研等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便對(duì)城建檔案館工作的狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

　　4城建檔案編研與輔助決策城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)快速查詢檢索檔案信息是城建檔案編研輔助決策最基本的手段。城建檔案可視化信息管理通過執(zhí)行空間分析與統(tǒng)計(jì)進(jìn)行量化分析，空間信息的分窗口分層顯示和圖形編輯繪制等系統(tǒng)功能更好地分析提取專題編研信息進(jìn)行輔助城市規(guī)劃和城市建設(shè)的決策。

　　5 Internet城建檔案信息利用城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)可以使城建檔案的空間信息、屬性和檔案管理信息在Internet上發(fā)布與查詢，只要有網(wǎng)絡(luò)通達(dá)的地方都可以使用計(jì)算機(jī)中的IE瀏覽器進(jìn)行上述城建檔案信息的查詢檢索，或者城建檔案管理部門進(jìn)行上述城建檔案信息的發(fā)布，真正做到城建檔案的信息為大眾生活和全社會(huì)利用。本系統(tǒng)采用SuperMap IS作為網(wǎng)絡(luò)地理信息系統(tǒng)的開發(fā)平臺(tái)。

　　檔案數(shù)字化加工流程

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　頁(yè)面修整

　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　（3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　?。?）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　（4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　圖像存儲(chǔ)

　　存儲(chǔ)格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　檔案數(shù)字化加工人員是干嘛的

　　檔案數(shù)字化加工人員主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、人事檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化探索。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象

　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案整理掃描錄入簡(jiǎn)單嗎

　　你好，檔案掃描錄入是檔案數(shù)字化的其中一項(xiàng)程序，是有專用的檔案掃描儀的，只要能熟練操作掃描儀是很簡(jiǎn)單的。

　　什么是檔案管理

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。

　　檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

　　社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。

　　擴(kuò)展資料

　　檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)：

　　1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

　　檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

　　2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。

　　檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

　　但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

　　3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

　　4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

　　實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。