檔案整理編碼錄入掃描

　　檔案整理編碼錄入掃描是指對(duì)公司或組織中的各類(lèi)檔案進(jìn)行整理、編碼、錄入和掃描等處理。主要包括以下幾個(gè)步驟：

　　1.檔案整理：按照一定的規(guī)則，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理，使其更加有序，方便后續(xù)處理。

　　2.編碼：為每個(gè)檔案賦予一個(gè)唯一的編碼，便于查找和管理。

　　3.錄入：將檔案信息輸入到電腦系統(tǒng)中，生成電子版檔案，便于管理和檢索。

　　4.掃描：對(duì)檔案進(jìn)行掃描，生成數(shù)字化的檔案影像，方便電子化管理和備份。

　　檔案整理編碼錄入掃描的目的是為了更好地管理和利用檔案信息，提高工作效率和管理水平。

　　檔案管理有哪些流程

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的，為便于將來(lái)使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來(lái)利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類(lèi)，包括歸檔編號(hào)，歸檔頁(yè)碼，撕開(kāi)粘貼頁(yè)，頁(yè)號(hào)寫(xiě)錯(cuò)，重新編號(hào)，對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案，同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無(wú)漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無(wú)黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識(shí)別：

　　若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專(zhuān)業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開(kāi)辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

　　檔案掃描員、錄入員是具體是做什么的？

　　檔案掃描員：就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀進(jìn)行掃描，形成數(shù)字化檔案后成為電子檔案。便于查找利用，減少紙質(zhì)檔案的檢索查找不便和毀損危險(xiǎn)等。

　　錄入員工作要求：在計(jì)算機(jī)上錄入各種數(shù)據(jù)，無(wú)需技術(shù)含量，但要求細(xì)致。保證錄入的內(nèi)容完整正確。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是將各種格式的信息輸入到電腦里。對(duì)個(gè)人能力要求的較低。再比如把某紙制版錄入成電子版等。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。

　　實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象

　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。

　　數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。