浙江行政檔案數(shù)字化服務(wù)

　　浙江行政檔案數(shù)字化服務(wù)是指將浙江省各級行政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的各類檔案，通過數(shù)字化技術(shù)手段進(jìn)行轉(zhuǎn)換、存儲、管理、檢索、利用和共享的服務(wù)。該服務(wù)旨在提高行政機(jī)關(guān)檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便公眾獲取行政機(jī)關(guān)的各種信息和文獻(xiàn)資料，推動政務(wù)公開和信息共享，促進(jìn)行政管理現(xiàn)代化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。具體服務(wù)內(nèi)容包括：

　　1.檔案數(shù)字化：對行政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和轉(zhuǎn)換，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，實現(xiàn)電子化存儲和管理。

　　2.檔案存儲：將數(shù)字化檔案集中存儲在電子檔案庫中，實現(xiàn)檔案信息的安全、穩(wěn)定、可靠的存儲。

　　3.檔案管理：對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編目、整理、鑒定、保管、修復(fù)等工作，保障數(shù)字化檔案的完整性和可讀性。

　　4.檔案檢索：通過數(shù)字化技術(shù)和信息檢索工具，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。

　　5.檔案利用：通過數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，提供各種檔案服務(wù)，滿足公眾對行政機(jī)關(guān)的各種信息和文獻(xiàn)資料的需求。

　　6.檔案共享：通過數(shù)字化技術(shù)和信息共享平臺，實現(xiàn)行政機(jī)關(guān)和社會公眾之間的信息共享和互動，促進(jìn)政務(wù)公開和信息透明。

　　浙江行政檔案數(shù)字化服務(wù)的推廣和應(yīng)用，將有助于提高行政機(jī)關(guān)的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)政務(wù)公開和信息共享，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息化建設(shè)，為浙江的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有力支撐。

　　浙江省國家檔案館管理辦法

　　第一章總則第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范國家檔案館管理，促進(jìn)檔案館事業(yè)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條本省行政區(qū)域內(nèi)國家檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、管理，適用本辦法。第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。

　　綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和管理本行政區(qū)域國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案，并向社會提供檔案利用服務(wù)。

　　專門檔案館負(fù)責(zé)收集和管理某一專業(yè)領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案，并向社會提供檔案利用服務(wù)。第四條國家檔案館是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進(jìn)政務(wù)信息公開的職能。第五條國家檔案館應(yīng)當(dāng)全面收集檔案，反映歷史真實，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，方便社會利用，依法履行保密義務(wù)。第六條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對國家檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)，并列入年度預(yù)算。第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè)，對本省國家檔案館工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。

　　市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域內(nèi)國家檔案館工作實行監(jiān)督指導(dǎo)。第二章檔案資源建設(shè)第八條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關(guān)檔案館網(wǎng)布局的要求設(shè)置國家檔案館。

　　省、設(shè)區(qū)的市、縣（市、區(qū)）設(shè)置綜合檔案館。省、設(shè)區(qū)的市根據(jù)需要可以設(shè)置專門檔案館，也可以與綜合檔案館合設(shè)。城市建設(shè)檔案館的設(shè)置按有關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。

　　設(shè)置國家檔案館必須符合國家和省規(guī)定的條件，經(jīng)同級檔案行政管理部門審核同意后，報本級人民政府批準(zhǔn)。設(shè)置國家檔案館的具體條件和申請審核程序，由省檔案行政管理部門商省級有關(guān)部門制訂，報省人民政府批準(zhǔn)后實施。第九條國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)，擬訂檔案資料收集的具體范圍，報同級檔案行政管理部門核準(zhǔn)后實施。第十條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十一條國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條各綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照政府信息公開的有關(guān)規(guī)定，向社會提供現(xiàn)行文件查詢等服務(wù)。各級行政機(jī)關(guān)和有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，及時向本級人民政府設(shè)立的綜合檔案館移交有關(guān)文件和資料。第十三條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入電子政務(wù)和信息化規(guī)劃。

　　國家檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件的接收工作，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。第十四條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應(yīng)當(dāng)定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。

　　電子檔案目錄格式標(biāo)準(zhǔn)由省檔案行政管理部門按電子政務(wù)要求和規(guī)范制定。第十五條非國家所有的檔案資料，對國家和社會具有重要保存價值的，鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存；國家檔案館接受捐贈的，應(yīng)當(dāng)向捐贈者頒發(fā)捐贈證書，并可以給予一定獎勵。第十六條國家檔案館之間，國家檔案館與博物館、紀(jì)念館、圖書館之間，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合作和交流，實現(xiàn)信息資源共享。

　　博物館、紀(jì)念館、圖書館及其他機(jī)構(gòu)保管的文物、圖書資料同時是檔案的，應(yīng)當(dāng)向綜合檔案館提供相關(guān)目錄。第三章檔案開放與利用第十七條國家檔案館的下列館藏檔案，應(yīng)當(dāng)向社會開放，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外：

　?。ㄒ唬┙▏郧靶纬傻臋n案；

　?。ǘ┙▏院笮纬傻臋n案，時間已滿30年的；

　?。ㄈ儆谡畔⒐_范圍的檔案；

　　（四）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動形成的檔案；

　?。ㄎ澹┲卮蠡顒訖n案，進(jìn)館滿6個月的。

　　國家檔案館開放個人捐贈的檔案，應(yīng)當(dāng)征得捐贈人同意。

　　1檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)基本情況

　　1.1國家法規(guī)制度建設(shè)情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務(wù)外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件，即《國家檔案局關(guān)于切實加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過程中，采取相關(guān)有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

　　1.2地方法規(guī)制度建設(shè)情況

　　我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務(wù)外包，尤其是服務(wù)外包企業(yè)（也稱檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)）做了相關(guān)規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺灣，西藏未出臺檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級人民代表大會常務(wù)委員會頒布）中，有25個[2]對檔案中介機(jī)構(gòu)（實質(zhì)上即是檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商）做出了規(guī)定，約占53.3%。其中，30個省（自治區(qū)、直轄市），有20個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）對檔案中介機(jī)構(gòu)作了規(guī)定，約占66.7%；15個副省級城市中，有5個城市對檔案中介機(jī)構(gòu)做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務(wù)外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個省（自治區(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務(wù)外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個，大多要求從事檔案管理服務(wù)外包的人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務(wù)范圍的地方檔案法規(guī)有7個，大多以列舉的形式指出檔案管理服務(wù)外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面；涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)當(dāng)向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導(dǎo)的地方檔案法規(guī)有9個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；涉及到法律責(zé)任的地方檔案法規(guī)有4個，對違反規(guī)定從事檔案服務(wù)外包活動的情形予以追究法律責(zé)任；此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關(guān)部門應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機(jī)構(gòu)管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：

　　（1）指出檔案中介機(jī)構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護(hù)、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動。

　　（2）規(guī)定從事檔案中介服務(wù)活動，應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

　　（3）檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應(yīng)的資料，并定期進(jìn)行復(fù)核。檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對檔案中介機(jī)構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況及業(yè)務(wù)水平，辦公場所、設(shè)備設(shè)施，服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機(jī)構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時，應(yīng)當(dāng)取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。

　?。?）規(guī)定檔案中介機(jī)構(gòu)必須取得營業(yè)執(zhí)照；有固定場所、設(shè)施設(shè)備；有相應(yīng)的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

　?。?）認(rèn)為檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，有獨(dú)立從事檔案管理的業(yè)務(wù)能力；檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級職稱；此外，檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)在一個檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)。

　　（6）保密條款、責(zé)任條款、簽約條款和收費(fèi)條款。

　?。?）懲罰和法律責(zé)任條款。除了上述共性的條款外，

　　部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機(jī)構(gòu)的行業(yè)特點，做出了以下規(guī)定：

　　（1）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行的其他檔案業(yè)務(wù)工作。佛山市規(guī)定檔案中介機(jī)構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。

　?。?）湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求，指出庫房應(yīng)當(dāng)滿足建標(biāo)103-2008《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)檔案防護(hù)要求。

　?。?）杭州市指出應(yīng)加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)的'信用管理，市檔案局應(yīng)定期更新并公布檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。

　?。?）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應(yīng)當(dāng)制訂行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)人員守則，加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為，促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加入檔案行業(yè)協(xié)會，接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

　?。?）佛山市特別指出應(yīng)當(dāng)符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機(jī)構(gòu)在檔案服務(wù)工作中應(yīng)明確保密責(zé)任，成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立保密管理制度和保密應(yīng)急機(jī)制，明確法定代表人、分管保密工作負(fù)責(zé)人、重要部門或項目負(fù)責(zé)人的保密職責(zé)。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機(jī)構(gòu)的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設(shè)備均應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求。

　　1.3國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但是，一些國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。例如，《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等對于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進(jìn)行檔案庫房建設(shè)具有重要的參考意義；

　　檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等；檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。

　　值得注意的是，我國正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)，一些地方也已出臺有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標(biāo)準(zhǔn)，例如，山東省地方標(biāo)準(zhǔn)DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)SZDB/78—2013《金融機(jī)構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)服務(wù)外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標(biāo)準(zhǔn)對于我國制定檔案管理服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有重要的借鑒作用。

　　2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)現(xiàn)存問題

　　2.1法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)總體上滯后于實踐需要

　　自1992年以來，我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機(jī)構(gòu)。近年來，我國先后出臺了《關(guān)于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進(jìn)我國服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》（財企〔2009〕200號）、《國務(wù)院關(guān)于促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。

　　2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標(biāo)。[4]2013年，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會上進(jìn)一步提出“存量數(shù)字化”的要求。這進(jìn)一步推動了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。

　　但是，在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

　　地方層面，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強(qiáng)。在執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。

　　由于缺乏專門的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務(wù)能力，無法科學(xué)篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序，不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

　　2.2對于檔案管理服務(wù)外包法律責(zé)任規(guī)定不明確

　　在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機(jī)構(gòu)需承擔(dān)的法律責(zé)任或賠償責(zé)任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔(dān)后果，很難借助于法律維護(hù)自身權(quán)益。例如，筆者在調(diào)研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

　　2.3對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

　　目前，檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷，而相當(dāng)一部分是實習(xí)生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學(xué)歷的也很少。整個行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。

　　而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證?，F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗，是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

　　2.4對檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴(yán)格

　　民營檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強(qiáng)。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場所，必須配備必要的安全保護(hù)設(shè)施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標(biāo)準(zhǔn)具體指什么，并未指明。[7]

　　2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價格指導(dǎo)

　　現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細(xì)規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。

　　一些檔案寄存服務(wù)機(jī)構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。而且，承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進(jìn)行檔案資源整合很困難。

　　對于檔案管理服務(wù)外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費(fèi)指南或收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標(biāo)，在項目進(jìn)行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

　　2.6法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力差

　　實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度，但并沒有嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進(jìn)行備案登記。

　　這些年，在檔案管理服務(wù)外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務(wù)承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

　　3對策建議

　　3.1加快國家層面的立法

　　建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費(fèi)、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責(zé)任、監(jiān)管機(jī)制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進(jìn)檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

　　3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

　　建議各地方補(bǔ)充、細(xì)化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

　?。?）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求；

　?。?）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求；

　?。?）對檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求；

　?。?）檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；

　?。?）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

　　3.3出臺相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指南

　　對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強(qiáng)制要求的領(lǐng)域，可以制定推薦性國家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?？梢钥紤]出臺《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案寄存服務(wù)》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價格參考目錄》等標(biāo)準(zhǔn)或指南。

　　3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

　　國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、指南和道德準(zhǔn)則，包括商業(yè)性文件中心運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)、建筑標(biāo)準(zhǔn)、災(zāi)備標(biāo)準(zhǔn)、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標(biāo)準(zhǔn)、載體設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等。[10]這些標(biāo)準(zhǔn)指南緊扣業(yè)務(wù)活動，操作性較強(qiáng)，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運(yùn)營流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有很大的借鑒意義。

　　3.5加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法和第三方評估

　　各級檔案行政管理部門依法加強(qiáng)對轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學(xué)發(fā)包?？捎芍袊鴻n案學(xué)會等相關(guān)行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律，以第三方身份進(jìn)行承包商服務(wù)能力評估與認(rèn)證。

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)，需要哪些資格證書？

　　需要考取檔案管理師。

　　申報條件

　?。ň邆湎铝袟l件之一）

　　一、助理檔案管理師：

　　1、本科以上或同等學(xué)歷學(xué)生；

　　2、大專以上或同等學(xué)歷應(yīng)屆畢業(yè)生并有相關(guān)實踐經(jīng)驗者；

　　二、檔案管理師：

　　1、已通過助理檔案管理師資格認(rèn)證者；

　　2、研究生以上或同等學(xué)力應(yīng)屆畢業(yè)生；

　　3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

　　4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者。

　　三、高級檔案管理師：

　　1、已通過檔案管理師資格認(rèn)證者；

　　2、研究生以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

　　3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者；

　　4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作三年以上者。

　　檔案管理員的崗位要求

　　1、具有高中以上的文化程度；

　　2、具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗；

　　3、工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

　　4、熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心，

　　5、熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達(dá)以及邏輯能力優(yōu)秀。