浙江檔案數(shù)字化服務(wù)方案

　　浙江檔案數(shù)字化服務(wù)方案旨在為浙江省內(nèi)的檔案機構(gòu)和相關(guān)機構(gòu)提供全方位的數(shù)字化服務(wù)，包括數(shù)字化檔案的建設(shè)、管理、保存、利用和共享等多個環(huán)節(jié)。具體方案如下：

　　1.數(shù)字化檔案建設(shè)

　　針對各級檔案機構(gòu)的實際情況，制定數(shù)字化檔案建設(shè)方案，包括檔案數(shù)字化設(shè)備的選購、數(shù)字化流程的設(shè)計、數(shù)字化檔案格式的統(tǒng)一等方面。同時，建立數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。

　　2.數(shù)字化檔案管理

　　建立數(shù)字化檔案管理制度，包括數(shù)字化檔案的入庫、存儲、檢索和借閱等方面的管理規(guī)定。同時，建立數(shù)字化檔案的質(zhì)量控制機制，確保數(shù)字化檔案的完整性、準確性和可靠性。

　　3.數(shù)字化檔案保存

　　制定數(shù)字化檔案保存方案，包括數(shù)字化檔案的備份、遷移和恢復等方面的措施。同時，建立數(shù)字化檔案的安全保護機制，確保數(shù)字化檔案的安全性和保密性。

　　4.數(shù)字化檔案利用

　　建立數(shù)字化檔案利用制度，包括數(shù)字化檔案的授權(quán)訪問、使用和復制等方面的管理規(guī)定。同時，建立數(shù)字化檔案的開放平臺，促進數(shù)字化檔案的共享和利用。

　　5.數(shù)字化檔案共享

　　建立數(shù)字化檔案共享機制，包括數(shù)字化檔案的共享平臺、共享標準和共享規(guī)范等方面的制定。同時，積極推廣數(shù)字化檔案的共享和交流，促進數(shù)字化檔案的應(yīng)用和推廣。

　　以上是浙江檔案數(shù)字化服務(wù)方案的主要內(nèi)容，旨在全面提升浙江省檔案數(shù)字化服務(wù)水平，促進數(shù)字化檔案的利用和共享，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力支持。

　　數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

　　數(shù)字檔案室的建設(shè)

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　檔案數(shù)字化的集團企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

　　檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

　　利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術(shù)，推出面向集團企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。應(yīng)用系統(tǒng)由基礎(chǔ)應(yīng)用平臺、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺、信息服務(wù)平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成：基礎(chǔ)應(yīng)用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報表引擎等等。

　　業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺為檔案管理機構(gòu)提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)。信息服務(wù)平臺為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。

　　系統(tǒng)設(shè)置與維護實現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數(shù)，包括服務(wù)器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎(chǔ)應(yīng)用層各應(yīng)用參數(shù)的配置等。

　　業(yè)務(wù)建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數(shù)據(jù)、報表、表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義。接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎(chǔ)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開發(fā)包。

　　檔案數(shù)字化加工流程細則具體方案

　　檔案數(shù)字化加工

　　1）確定數(shù)字化對象應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。

　　2）符合國家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。

　　3）價值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

　　離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標

　　數(shù)字化建設(shè)的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。

　　實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務(wù)提升形象

　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。