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松江數(shù)字化檔案掃描服務

時間:2023-03-28 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  松江數(shù)字化檔案掃描服務

  松江數(shù)字化檔案掃描服務是指將松江區(qū)內機構、企業(yè)、個人的紙質檔案進行數(shù)字化處理,將其轉換為電子文件,并進行存儲、管理、檢索和共享。該服務可以幫助用戶解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的難以存儲、難以檢索、易受損壞、易丟失等問題,提高檔案利用效率,節(jié)約存儲空間和人力成本。常見的數(shù)字化檔案掃描服務包括文件掃描、圖紙掃描、證件掃描、照片掃描等。

松江數(shù)字化檔案掃描服務

  檔案信息化建設——檔案掃描

  檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描,那可以采用外包掃描服務的形式。

  外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備,到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結束后將資料刻成光盤,并把機器中數(shù)據刪除,保證資料安全性。

  外包掃描服務,可以使用戶在盡量短的時間內,享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必擔心數(shù)據的準確性和作業(yè)質量,因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理

  和豐富的文檔掃描經驗。

  文檔資料數(shù)字化加工服務管理流程:

  1.提卷:與用戶完成點交點收手續(xù)

  2.案卷整理:按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

  3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。

  4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調整,保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。

  5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

  6.圖像補掃:按照補掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應色度一一補掃。

  7.數(shù)據校對:對加工完成的索引數(shù)據及影像信息進行校對,對錯誤及時修正。

  8.光盤刻錄/數(shù)據備份:將加工完成的電子數(shù)據資料(數(shù)據庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。

  9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

  10.成品驗收/還卷:質檢通過的光盤及原件,移交用戶。

  掃描結束后,得到的數(shù)據光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內容;如果用戶有網絡調閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

  檔檢索調閱系統(tǒng),當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施;

  如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據,具有很強的開放性,我們仍然能夠將加工數(shù)據方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

  檔案室掃描文件的工作是什么?

  檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據錄入、檔案掃描、圖像處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠標能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。

  工作環(huán)境相對還是挺好的,不過掃描有輻射,而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會有粉塵,不適合容易過敏的人。

  拓展:檔案掃描

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式,隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應了這一潮流,并在這幾年內快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術,可以將數(shù)以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。

  檔案數(shù)字化具體流程:從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。

  1、檔案收集:按照檔案形成的規(guī)律,把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

  2、檔案整理:根據不同需求,對收集起來的檔案分類組成有序體系,規(guī)范化處理。

  3、掃描錄入:將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔,采用中博奧檔案管理系統(tǒng),分類保管檔案。

  4、歸檔入庫:根據國家檔案分類要求標準,建立標準檔案分類,進行歸檔。

  5、檔案利用:通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù),是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務工作。

  6、檔案統(tǒng)計:運用中博奧統(tǒng)計技術和方法,通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況,可以了解和掌握檔案工作總體情況。

  7、檔案鑒定:利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限,進行存毀的判斷條件。

  8、檔案銷毀:根據不同年限檔案、不具有保存價值的檔案,在系統(tǒng)上導出目錄,將相對應的檔案消除或銷毀。

  利用中博奧檔案管理系統(tǒng),一款專業(yè)的檔案管理軟件,中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理,適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等,同時還適用于自動化辦公應用。基本上一個軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中,不同人員的辦公需求。

  檔案掃描

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式,隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應了這一潮流,并在這幾年內快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術,可以將數(shù)以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。

  檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多,必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié):

  文檔掃描

  批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

  圖像處理

  對圖像進行去歪斜,黑點、黑邊等操作。

  提取有效信息

  對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術),有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值(如一份保險單中,受益人的姓名,身份證號都是關鍵字),這些關鍵字在查詢時輸入,極方便的查詢出這份保險單。

  管理和利用

  通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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檔案整理檔案數(shù)字化

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