檔案整理掃描小技巧

　　1.準備好所有需要掃描的紙張，并將它們整理好排序。

　　2.確保掃描機干凈并正確連接電腦。

　　3.打開掃描軟件，可以調整掃描設置，如分辨率、顏色模式等。

　　4.開始掃描紙張，將它們按順序依次掃描，一次最好不要掃描過多的紙張。

　　5.完成掃描后，可以對掃描的圖片進行編輯和調整，如旋轉、裁剪、調整大小等。

　　6.將所有掃描的圖片保存到一個文件夾中，最好按照日期、文件類型等方式進行命名和分類。

　　7.最后備份所有掃描的文件，如通過云存儲、外部硬盤等方式進行備份，以防意外丟失。

　　合同檔案歸檔整理技巧

　　1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。

　　2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。

　　3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統(tǒng)一。

　　4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。

　　5、建立客戶評價系統(tǒng)。

　　6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國勞動合同法》

　　第十一條用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

　　第十二條勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同。

　　如何整理檔案

　　法律分析：

　　1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

　　7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條下列會計資料應當進行歸檔：

　?。ㄒ唬嫅{證，包括原始憑證、記賬憑證；

　?。ǘ嬞~簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　?。ㄈ┴攧諘媹蟾?，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

　?。ㄋ模┢渌麜嬞Y料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　衍生問題：

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　　(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。

　　(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。

　　(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

　　如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

　　1、提高檔案管理人員素質。

　　要注意加強檔案工作隊伍建設，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

　　2、健全檔案管理制度。

　　建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

　　3、改進和完善檔案功能。

　　使其記錄內容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

　　4、采用信息化管理手段。

　　信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

　　5、做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。

　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

　　掃描檔案到電腦里面的方法步驟

　　一個檔案，需要掃描到電腦中，那么要怎么才能掃描到電腦里面?怎么掃描檔案到電腦里面呢?接下來大家跟著我一起來了解一下掃描檔案到電腦里面的解決方法吧。希望對你有幫助！

　　1，啟動掃描程式：雙擊桌面上的快捷方式或者點選開始選單》程式》HP》HP LaserJet Professional M1130 MFP Series》掃描到

　　檔案管理工作技巧

　　在里面找東西，要花越來越長的時間，文件內容不斷地過時，空間越發(fā)緊張，就連工作的樂趣也隨之降低。以下是我整理的檔案管理工作技巧，歡迎參考閱讀!

　　1.遵循三分原則。

　　每次你在個不斷膨脹的卷宗袋里找東西時，都選出三份過時的`資料丟掉。記住我們教你的小步快跑原則。每找到一份過時的文件你都應該感到高興，他不但減輕了文件夾的負擔，同時也放松了你的心情，并為你節(jié)省了時間

　　2.采用替換法。

　　每當你往檔案柜里放進一份新的資料時，都扔掉一份舊資料，不要打算永遠占有那些文件，他們不過是你身邊的過客罷了。

　　3.抽空處理你的文件。

　　每天下班之前把一兩個需要“減肥”的文件夾、卷宗袋或文件框放在辦公桌上，第二天有空的時候可以“順便”處理一下，比如在休息喝咖啡時、等待某個人或者某件事時、兩項日程安排之間的空檔或是你不愿在做其他事時。

　　4.注明有效日期。

　　在文件夾和卷宗袋上的明顯位置標出其過期的時間，例如對有一定時效性的計劃和核算，可以標上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日歸檔”。另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件夾的標記，或者將作廢日期寫到日程表中。

　　5.再最后檢查一遍。

　　當你完成一項任務后，再把有關的文件和卷宗檢查一遍，不再需要的文件和書籍全部退還或者扔掉，今后可能還會用到的資料則放進卷宗袋里保存起來。之后，就慶祝自己大功告成吧！

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。