檔案整理掃描注意細(xì)節(jié)

　　1.確定整理和分類系統(tǒng)：在開(kāi)始任何實(shí)際工作之前，要計(jì)劃和設(shè)計(jì)文件整理和分類系統(tǒng)。建議按照時(shí)間，主題和字母順序進(jìn)行分類。

　　2.準(zhǔn)備必要的工具和材料：在進(jìn)行檔案整理和掃描之前，需要備好必要的文件夾，標(biāo)簽和符號(hào)（如彩色貼紙，顏色編碼文件夾等）。

　　3.保持一致性：確保所有文檔分類和標(biāo)記的標(biāo)準(zhǔn)相同。這可以通過(guò)使用同樣的大寫(xiě)或小寫(xiě)字母，字體和顏色統(tǒng)一來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　4.使用正確的掃描解決方案：考慮所需掃描的類型和大小以選擇正確的掃描解決方案。對(duì)于大批量掃描，建議使用自動(dòng)文檔供稿器進(jìn)行自動(dòng)進(jìn)紙和雙面掃描，以提高效率。

　　5.把重要的和機(jī)密的文件放在一起：確保重要和機(jī)密文件保存在同一文件夾中，并且這些文件受到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)和訪問(wèn)控制。

　　6.截?cái)嗳哂嗪椭貜?fù)文檔：在整理時(shí)，檢查是否有重復(fù)的文檔或已過(guò)時(shí)的信息，可以將它們刪除或放入冷藏存儲(chǔ)。這有助于減少存儲(chǔ)需求并提高工作效率。

　　7.維護(hù)備份：一旦完成掃描和整理，要定期備份檔案以避免意外數(shù)據(jù)丟失。

　　8.審查整理后的檔案：在完成整理之后，最重要的是要對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行審核和確認(rèn)，以確保所有文檔都已按計(jì)劃存儲(chǔ)和分類。

　　檔案管理的注意事項(xiàng)包括那些？

　　檔案管理應(yīng)注意這幾方面：文件分類、文件整理、標(biāo)簽標(biāo)明、特殊文件、鑰匙的保管。

　　1、文件分類

　　檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個(gè)文件時(shí)，需要從所有的文件中一個(gè)一個(gè)的翻找。所以文件的收放,第一件事就是進(jìn)行文件分類。

　　2、文件整理

　　分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會(huì)成為一堆亂紙。各個(gè)都會(huì)有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進(jìn)行逐一裝盒收納。

　　3、標(biāo)簽標(biāo)明

　　把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個(gè)檔案盒或文件夾上標(biāo)明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明。

　　4、特殊文件

　　每個(gè)都會(huì)有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對(duì)于這些文件，一定要做到單獨(dú)保管，并做好單獨(dú)的標(biāo)記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

　　5、鑰匙的保管

　　一般的檔案卷柜，都是由專門的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)規(guī)定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責(zé)任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔(dān)著責(zé)任，所以，對(duì)于鑰匙的保管，一定要謹(jǐn)慎，不要隨意交給他人。

　　檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)

　　檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)

　　學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。下面是我整理的檔案管理需要注意哪些事項(xiàng)，歡迎大家分享。

　　一、檔案室的交接

　　1、檔案室交接時(shí)，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

　　2、交接人與接收人要逐一清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。

　　3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

　　二、檔案的交接

　　1、歸檔資料：歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫(xiě)《檔案交接記錄》，登記好時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時(shí)除了要填寫(xiě)《檔案交接記錄》，同時(shí)，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄（紙質(zhì)版、電子版）。

　　檔案整理掃描注意細(xì)節(jié)

　　2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn)，經(jīng)雙方核實(shí)認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

　　3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔，并建立書(shū)面和電子檔案目錄。

　　4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書(shū)面及電子目錄，便于管理和查閱。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴(yán)重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)）應(yīng)附上復(fù)印件。

　　6、平時(shí)合同交接時(shí)每月的15日、30日集中交接

　　三、日常管理

　　1、借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　3、所借檔案的復(fù)印件的`內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

　　4、借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁(yè)、涂改和污損。

　　5、檔案歸還：

　　1）檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還時(shí)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，保證檔案完好。

　　2）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。

　　6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲(chóng)、防火、防塵、防曬等工作。

　　拓展：檔案管理?xiàng)l例

　　一、局檔案工作機(jī)構(gòu)

　　成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計(jì)財(cái)處有關(guān)人員組成。

　　局的檔案工作機(jī)構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對(duì)局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國(guó)家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　二、綜合檔案室的職責(zé)

　　1．按照上級(jí)關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實(shí)施工作。

　　2．?dāng)M訂局檔案工作計(jì)劃和工作制度。

　　3.負(fù)責(zé)組織每年文書(shū)立卷、歸檔工作。

　　4．統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和編研工作。

　　5．按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

　　6．負(fù)責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

　　7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　8．協(xié)同有關(guān)處室對(duì)基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。

　　三、檔案綜合管理范圍

　　凡屬局各處、室和黨、政、工、團(tuán)組織形成的文書(shū)檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊(cè)、編號(hào)目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

　　四、文件材料歸檔

　　1．本局在工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時(shí)立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

　　2.歸檔的基本要求

　　(1)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映局工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌；

　　(2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

　　3歸檔時(shí)間

　　(1)黨、政、工、團(tuán)的文書(shū)立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。

　　(2)基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

　　(3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開(kāi)箱時(shí)驗(yàn)收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個(gè)月后向檔案室移交。

　　(4）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)政部門整理立卷后，按2000年7月1日實(shí)施的《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，在對(duì)務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室。

　　(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號(hào)文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

　　(6）聲像檔案自形成一個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說(shuō)明（包括時(shí)間、地點(diǎn)、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說(shuō)詞〕。

　　4．歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。

　　五、檔案的管理

　　1.局的全部檔案為一個(gè)全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進(jìn)行分類，根據(jù)同級(jí)和上級(jí)檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號(hào)的方法要便于保管和使用。

　　2．建立和健全檔案工作各項(xiàng)制度，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。

　　六、加強(qiáng)檔案室的保護(hù)工作，改善檔案保管條件，并定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案的安全。

　　1．根據(jù)國(guó)家和同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書(shū)立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。

　　2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負(fù)責(zé)提出鑒定意見(jiàn)。

　　3，銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須登記造冊(cè)，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

　　4．檔案的移交按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將永久、長(zhǎng)期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。

　　七、建立檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，檔案收集、移出都應(yīng)登記入冊(cè)，并按上級(jí)要求，報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表。

　　八、歸檔的利用。積極配合機(jī)關(guān)工作中心任務(wù)，及時(shí)做好檔案的利用，并根據(jù)使用的需要，編制檢索工具和參考資料。

　　檔案整理有何要求？

　　歸檔，是指文書(shū)部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。歸檔是國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。

　　1、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　2、整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

　　歸檔案卷的質(zhì)量要求：

　　1、原件歸檔；

　　2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　3、文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　4、對(duì)歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

　　如何整理檔案

　　法律分析：

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁(yè)碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　衍生問(wèn)題：

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　　(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

　　(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼，對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝，防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案，保管時(shí)采用連號(hào)編排，保存在特定的檔案盒中。

　　(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè)，啟用封面或庫(kù)頁(yè)，甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理，對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫(xiě)不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫(xiě)齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位，對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè)，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。