紙質檔案整理掃描處理

　　紙質檔案整理掃描處理是將現(xiàn)有的紙質檔案進行分類、整理、掃描和數字化處理，以便于保存和管理。這種處理方式可以幫助機構和企業(yè)將大量紙質文件轉換為數字化文件，并將其保存在電腦或網絡中，提高了操作效率，降低了文檔管理成本，同時也更加便于資料的檢索和共享。整理掃描的步驟包括清潔、分類、裝訂、掃描、OCR識別、命名和保存等。

　　檔案信息化建設——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務的形式。

　　外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備，到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結束后將資料刻成光盤，并把機器中數據

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務，可以使用戶在盡量短的時間內，享受到數字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必擔心數據的準確性和作業(yè)質量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經驗。

　　文檔資料數字化加工服務管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調整，保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應色度一一補掃。

　　7.數據校對：對加工完成的索引數據及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數據備份：將加工完成的電子數據資料（數據庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結束后，得到的數據光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內容；如果用戶有網絡調閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

　　檔檢索調閱系統(tǒng)，當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數據，具有很強的開放性，我們仍然能夠將加工數據方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

　　如何對掃描檔案進行編輯

　　二個辦法：

　　1、掃描檔案以圖片格式，在PS或其他類似的圖片處理軟體中修改，用橡皮擦，擦去要修改的文字或圖片部分，然后重新輸入文字或添入新圖片。

　　2、掃描的檔案中，文字部分用OCR識別出來，儲存為txt，圖片另單獨存放，最后統(tǒng)一到WORD中排版儲存，這樣就可隨心所欲修改任意部分了。

　　掃描檔案上如何編輯文字

　　掃描文撫前選擇存檔方式為檔案，不能為圖片，然后選擇可編輯。如此掃描后就可以編輯了。

　　如何將一份檔案掃描到電腦后再修改？

　　1、掃描以后的檔案都是圖片型別的檔案，再修改的使用需要用到PS軟體、ACDSee9軟體，因為圖片格式的修改必須用到照片修飾功能。所以需要下載安裝這兩種軟體以后就可以了。

　　2、如果想把word格式的掃描檔案進行修改的話，可能需要用到畫圖功能。開啟畫圖功能以后，需要開啟掃描后的照片檔案，然后用畫圖程式進行刪除，修補。

　　3、如果想大批量修改掃描到文件檔案，需要下礌漢王PDF程式，當掃描以后及時進行文件識別，就可以把掃描后的照片變成word文件格式。

　　印表機掃描檔案到word后，如何進行修改？

　　尚書ocr可以編輯修改

　　紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。

　　對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。