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西安紙質(zhì)檔案整理掃描

時(shí)間:2023-04-13 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  西安紙質(zhì)檔案整理掃描

  西安紙質(zhì)檔案整理掃描是指將紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理,分類存儲(chǔ),并通過掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。該過程主要包括以下幾個(gè)步驟:

  1.紙質(zhì)檔案分類整理:將各類檔案按照文件類型、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類整理,便于管理和檢索。

  2.檔案柜搭建:按照檔案數(shù)量和存儲(chǔ)特性,搭建合適的檔案柜或文件柜。

  3.掃描設(shè)備選擇:選擇適合的掃描設(shè)備,根據(jù)檔案紙張大小、記錄密度、涂料等因素,選擇適合的分辨率和參數(shù)。

  4.掃描操作:對(duì)整理好的紙質(zhì)檔案逐頁(yè)進(jìn)行掃描,保證掃描質(zhì)量,避免遺漏。

  5.數(shù)字化處理:掃描完成后,對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行優(yōu)化處理,包括去除噪點(diǎn)、整理文件名、轉(zhuǎn)換格式等。

  6.存儲(chǔ)備份:將數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)備份,以保證數(shù)據(jù)安全。同時(shí),可將數(shù)字化檔案上傳到云端平臺(tái),方便隨時(shí)訪問和查詢。

  通過紙質(zhì)檔案整理掃描,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,提高信息處理效率,節(jié)約存儲(chǔ)空間,減少檔案損失。同時(shí),也可以保證檔案信息安全和方便查詢。

西安紙質(zhì)檔案整理掃描

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

 ?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。

  紙制品

 ?、茼?yè)面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

 ?、輽n案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

 ?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

  檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

  外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場(chǎng)為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

  刪除,保證資料安全性。

  外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理

  和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

  文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:

  1.提卷:與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

  2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

  3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。

  4.影像處理:對(duì)以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

  5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。

  6.圖像補(bǔ)掃:按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁(yè)號(hào),對(duì)問題頁(yè)采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

  7.數(shù)據(jù)校對(duì):對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì),對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

  8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫(kù)/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。

  9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

  10.成品驗(yàn)收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。

  掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺(tái)微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級(jí)控制等各種安全措施;

  如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。

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檔案整理檔案數(shù)字化

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