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戶籍檔案整理掃描要求
1.確認(rèn)需要整理和掃描的戶籍檔案范圍,包括人口普查登記表、出生證明、婚姻證明、死亡證明等。
2.準(zhǔn)備好相關(guān)的掃描設(shè)備,根據(jù)需要選擇合適的掃描設(shè)備,保證掃描效果清晰、準(zhǔn)確。
3.對(duì)于紙質(zhì)檔案,要先進(jìn)行整理歸類,清除過(guò)多的雜物,確保要掃描的文件干凈整齊。
4.掃描過(guò)程中,要保證文件的位置擺放正確,文件不能重疊或者反光,以確保掃描的精度和準(zhǔn)確度。
5.針對(duì)掃描后的圖片,要進(jìn)行歸檔分類、文件命名、備份等工作,確保文件整齊、便于查找。
6.對(duì)于敏感信息,要進(jìn)行保密處理,確保不泄露任何個(gè)人隱私信息。
7.最后對(duì)整理和掃描后的戶籍檔案進(jìn)行備份和存檔,確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。
檔案整理的基本要求
歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全,不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量?jī)?yōu)化,具有特色
加強(qiáng)檔案調(diào)查和指導(dǎo)
各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案,一方面負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo);另一方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過(guò)各種途徑大力加強(qiáng)調(diào)查,強(qiáng)化征集民間特色檔案,促進(jìn)檔案資源建設(shè),以豐富館藏內(nèi)容,改善館藏結(jié)構(gòu),將應(yīng)接收的檔案及時(shí)接收進(jìn)館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個(gè)立黨單位形成的全部檔案,一個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)是密切聯(lián)系的,因此在活動(dòng)中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整,在收集檔案時(shí)必須堅(jiān)持全宗不可分散的原則,一個(gè)單位所形成的檔案應(yīng)集中到一個(gè)檔案室,不能人為地分散處理。
加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案載體和書寫材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)和裝訂的要求。應(yīng)當(dāng)使用符合耐久性要求的書寫材料,嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的,應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并存檔。
檔案整理的要求有哪些?
項(xiàng)目文件的整理原則,建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理,勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理,施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理;
檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理,歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求,需要長(zhǎng)期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求,不能用熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡,工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔,并應(yīng)加蓋單位公章,如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處,工程竣工報(bào)告、驗(yàn)收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù),合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔,不應(yīng)是復(fù)印件歸檔,歸檔的文件材料是傳真件(熱敏紙)、復(fù)寫紙的必須復(fù)印,與原件一同歸檔,設(shè)計(jì)變更通知單要求齊全、完整,與竣工圖上注釋內(nèi)容相符,編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔,線條字跡清晰,圖紙色度反差良好,并能滿足計(jì)算機(jī)掃描要求,圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。
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