南昌紙質(zhì)檔案整理掃描

　　南昌紙質(zhì)檔案整理掃描是指對(duì)南昌地區(qū)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化文件的轉(zhuǎn)換工作。南昌市是我國(guó)江西省的省會(huì)城市，是江西省的政治、經(jīng)濟(jì)、文化中心，也是中華人民共和國(guó)工業(yè)城市和文明城市。在政府、企業(yè)等機(jī)構(gòu)中，會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案不便于保存和管理，容易出現(xiàn)損壞、丟失等情況。因此，南昌紙質(zhì)檔案整理掃描需要做到以下幾點(diǎn)：

　　1、檔案整理：通過對(duì)紙質(zhì)檔案的分類、整理、整編和歸集等工作，使得檔案具備結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)部聯(lián)系清晰、信息完整、文獻(xiàn)價(jià)值高等特點(diǎn)。

　　2、檔案鑒定：對(duì)整理好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行審查和鑒定，保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全性和保密性。

　　3、檔案數(shù)字化：通過高品質(zhì)的掃描設(shè)備和軟件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔，并采用安全穩(wěn)定的存儲(chǔ)方式對(duì)這些電子文檔進(jìn)行保管，使得檔案數(shù)字化可以使檔案的保管更加簡(jiǎn)便、省時(shí)省力。

　　江西南昌檔案如何整理

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號(hào)，歸檔頁(yè)碼，撕開粘貼頁(yè)，頁(yè)號(hào)寫錯(cuò)，重新編號(hào)，對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案，同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識(shí)別：

　　若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

　　檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

　　外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場(chǎng)為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對(duì)以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。

　　6.圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁(yè)號(hào)，對(duì)問題頁(yè)采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對(duì)：對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì)，對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫(kù)/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

　　10.成品驗(yàn)收/還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺(tái)微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

　　檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級(jí)控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的開放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。

　　檔案室掃描文件的工作是什么？

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁(yè)一頁(yè)的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會(huì)有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　拓展：檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。