卷宗檔案電子歸檔

　　卷宗檔案電子歸檔是指將紙質的卷宗檔案通過掃描或拍照等方式轉換為電子文檔，存儲在計算機或云存儲空間中，以實現(xiàn)電子化管理和檢索。電子歸檔可以提高檔案管理的效率和安全性，減少文檔的損失和遺失，方便信息的共享和利用，是一種現(xiàn)代化的信息管理方式。

　　電子歸檔可以通過掃描儀、復印機、相機等設備進行，然后通過OCR等軟件對文本內(nèi)容進行識別和轉換，將文檔轉化為可檢索的電子版本。電子歸檔還可以通過集成管理軟件實現(xiàn)檔案的分類、索引、檢索、備份和安全等管理功能。

　　卷宗檔案電子歸檔可以解決傳統(tǒng)紙質管理中遇到的許多問題，如文件追蹤、空間占用、保密性等，同時還能夠提高工作效率，便于信息共享和利用。

　　法院掃描電子卷宗流程

　　法院電子卷宗同步生成的4個步驟您好，親，一鍵轉檔：指令、整理、評查、歸檔四個步驟。指令是指在電子卷宗匯編成冊后，由法官在網(wǎng)上發(fā)出歸檔指令；整理是書記員對部分需要歸檔的紙質卷宗進行排序、歸目、校對、整理；評查就是由檔案管理辦公室對電子卷宗和紙質卷宗的一致性、質量是否達標等問題進行全面評查；歸檔就是質量全部合格后，電子卷宗一鍵轉檔，生成電子檔案。全省法院的電子檔案由我院統(tǒng)一管理，紙質卷宗則留存本地檔案室妥善保管。電子卷宗一鍵歸檔使書記員不用再掃描、整卷、訂卷，可以騰出更多時間協(xié)助法官處理審判事務。同時，有效保障了同步生成的電子卷宗更規(guī)范、更統(tǒng)一，質量更好。

　　如何整理建立電子檔案并歸類

　　可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。

　　檔案整理的方法：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編

　　目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，

　　對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮

　　和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

　?。?）大部分單位短期保管（現(xiàn)

　　10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

　　（2）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　?。?）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學

　　技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按

　　國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?/p>

　　工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　?。?）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）

　　。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、

　　編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編

　　制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　或參考資料：

　　關于檔案歸檔的類別、要求、范圍等

　　歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類：

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。

　　2、按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　3、按機構(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

　　歸檔范圍：

　　凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　歸檔案卷的質量要求：

　　1）原件歸檔；

　　2）應歸檔的文件材料齊全、完整；

　　3）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　4）對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　擴展資料：

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》：

　　第八條中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

　　第十條對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

　　國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

　　參考資料：百度百科——文件歸檔

　　百度百科——歸檔

　　公證檔案管理辦法及實施細則

　　第一章總則

　　第一條為加強公證檔案的規(guī)范化管理和科學利用，根據(jù)《中華人民共和國公證法》、司法部和國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，結合北京市公證工作實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于北京市公證機構的公證檔案管理工作。

　　第三條本辦法所稱的公證檔案是指公證機構從事公證業(yè)務活動而直接形成的文字、圖表、聲像及物品等各種形式的歷史記錄。

　　第四條公證機構應當貫徹執(zhí)行國家有關檔案、保密的規(guī)定和制度，并接受同級和上級司法行政機關、檔案行政管理機關以及公證協(xié)會的指導和監(jiān)督。司法行政機關應當對公證機構檔案管理情況定期檢查，并將檢查情況納入公證機構年度考核范圍。

　　第五條公證機構在制度、經(jīng)費等方面應確保公證檔案工作順利開展，配備專職或兼職檔案管理人員。

　　第六條公證檔案管理人員的職責是：

　　(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作；

　　(二)指導、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；

　　(三)進行檔案鑒定；

　　(四)接受司法行政機關和檔案行政管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督，定期匯報檔案工作情況；

　　(五)收集與公證檔案業(yè)務有關的資料；

　　(六)完成職責范圍內(nèi)的其他工作和領導交辦的其他任務。[1]

　　第二章立卷和歸檔

　　第七條公證機構辦理公證，應當填寫公證登記簿，建立分類登記制度。

　　登記事項包括：公證書編號、公證事項類別、當事人姓名（名稱）、代理人（代表人）姓名、受理日期、承辦人、審批人（簽發(fā)人）、結案方式、辦結日期等

　　公證登記簿按年度建檔，應當永久保存。

　　第八條公證機構在出具公證書后，由承辦公證員負責將公證文書和相關材料在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　公證機構其他工作人員協(xié)助立卷的，應由承辦公證員審查簽名或蓋章確認。

　　第九條公證案卷的排列順序應為：

　　1．卷宗封面；

　　2．卷內(nèi)目錄；

　　3．公證書正文；

　　4．公證書簽發(fā)稿；

　　5．公證書譯文；

　　6．公證申請表；

　　7．當事人的身份證明；

　　8．當事人提供的有關證明材料；

　　9．當事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等；

　　10.受理通知單、告知書；

　　11．接待當事人的詢問筆錄；

　　12．公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料；

　　13．其他有關材料；

　　14．公證員承辦公證事項的報批表；

　　15．公證書發(fā)送回證；

　　16．公證費收據(jù)或減免收費的申請與領導審批意見；

　　17．備考表；

　　18.附件袋（證物袋）；

　　19．卷底。

　　第十條公證機構在作出不予辦理公證、終止公證的決定后，由承辦公證員負責將相關材料在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　案卷材料，應按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。

　　第十一條任何人不得將公證檔案有關材料據(jù)為己有或無正當理由到期不予歸檔。

　　第十二條案卷封面可打印或書寫，卷內(nèi)目錄要按卷內(nèi)文件材料的排列順序逐項填寫清楚。

　　第十三條公證復查、公證協(xié)會投訴處理、以及涉及該公證事項的民事訴訟結果等需要說明的情況應在備考表內(nèi)記載。

　　公證質量檢查的情況也可以記載在備考表中。

　　第十四條卷宗一卷編一個流水號，卷內(nèi)材料要使用阿拉伯數(shù)字逐頁編頁號。卷內(nèi)材料兩面都有字的，應在正面的右上角和背面左上角編頁號。

　　第十五條檔案裝訂前要進一步整理，對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面，檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份，重復的文書材料應剔除，但有領導批示的除外。

　　第十六條立卷材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，只能用碳素墨水和藍黑墨水書寫。

　　第十七條材料裝訂部位過窄或有字跡的，要用紙張加襯邊粘貼，粘貼處均應蓋騎縫章。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。

　　第十八條隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應在每盤磁帶、光盤等存儲介質上注明當事人的姓名、內(nèi)容、公證書號、公證卷宗檔案編號、錄制人和錄制時間，逐盤登記造冊歸檔。能夠附卷的要封裝在附件袋中。

　　第十九條對不能附卷歸檔的證明原件或者實物證據(jù)，應制作證據(jù)目錄，將物證照片及有關物證的名稱、數(shù)量、重量、規(guī)格、特征、保管處所、質量檢查證明等文字說明留存附卷，在備考表內(nèi)注明。

　　第二十條卷宗活結處必須粘貼各公證機構檔案封簽，封簽貼好后，在騎縫線上加蓋立卷人印章和公證機構檔案管理專用章。

　　第二十一條送交歸檔的檔案必須材料齊全、內(nèi)容完整、順序正確、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂符合要求。

　　第二十二條檔案管理人員要對移交的檔案進行嚴格檢查，凡不符合有關規(guī)定要求的，一律退還給立卷人重新整理。

　　第二十三條公證檔案按國內(nèi)民事、國內(nèi)經(jīng)濟、涉臺、涉港澳、涉外民事、涉外經(jīng)濟和事務公證類文書分類保管。涉及國家機密和個人隱私的公證事項均應列為密卷，并加蓋密卷章。

　　第二十四條公證檔案應按照從左至右依次排列，同類、同保管期限的卷宗按流水號順序排列在柜內(nèi)。每個檔案柜應標明卷宗類別和柜號，用以備查。

　　第二十五條公證機構應實行公證檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。

　　第二十六條電子數(shù)據(jù)檔案應采用兩種方式備存。涉密卷宗電子檔案應符合國家保密規(guī)定單獨存檔。

　　第二十七條卷宗封皮等檔案管理物品由北京市公證協(xié)會統(tǒng)一格式和標準，全市公證機構參照印制使用。[1]

　　第三章檔案保管

　　第二十八條檔案室必須是獨立專用房間，安全堅固。公證機構要按照有關檔案管理規(guī)定采取有效防護措施，逐步采用先進技術設施，必須做好防火、防盜、防高溫、防潮、防鼠、防蟲、防污染、防磁化、防震、防雷擊等工作，切實保障檔案安全。

　　第二十九條庫房內(nèi)要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放；庫房要保持清潔整齊，注意空氣流通。

　　第三十條檔案室應保持適宜的溫濕度，即溫度14℃—24℃，相對濕度45—60%。備用溫濕度計，有測量記錄，對不適宜的溫濕度要采取措施進行調(diào)整。

　　第三十一條錄音帶、錄相帶、光盤等聲像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復制。

　　第三十二條電子文件載體的檔案保管要參照專業(yè)技術標準進行，獨立存放于防磁、防光的空間中。保存設備與技術要及時更新，與科技手段發(fā)展保持一致。

　　第三十三條非管理人員不準進入檔案室，鑰匙由管理人員妥善保管，不得交他人使用。

　　第三十四條檔案管理人員對庫藏檔案應經(jīng)常檢查和清點，做好清點檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。

　　第三十五條檔案人員調(diào)動工作的，應在離職前完成檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。[1]

　　第四章檔案借調(diào)與查閱

　　第三十六條公證機構應制定公證檔案借閱制度，借閱檔案必須按照規(guī)定履行批準和登記手續(xù)，并及時歸還。借閱人員必須嚴守保密制度，不得違反規(guī)定向任何人提供檔案或擴大利用范圍，不得向他人泄露檔案內(nèi)容。

　　第三十七條凡經(jīng)批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復印所查閱的內(nèi)容。所有摘抄或復印的材料須經(jīng)相關工作人員核實后方可蓋章確認。

　　第三十八條本單位公證人員因工作需要，在履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱一般公證檔案。借閱非本人承辦的密卷卷宗檔案，須經(jīng)公證機構負責人批準。

　　第三十九條各公證機構之間因辦證需要，在出具公函并履行借閱登記手續(xù)后，可查閱一般公證檔案。查閱密卷卷宗，除出具公函并履行借閱登記手續(xù)，還須經(jīng)保管該卷宗的公證機構負責人批準。

　　第四十條人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經(jīng)公證機構負責人批準后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應由公證機構報經(jīng)同級司法行政機關批準。借出時要交點清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。

　　除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人一般不得借閱和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經(jīng)同級司法行政機關批準。

　　第四十一條公證事項的當事人要求查閱相關公證卷宗的，應當向公證機構提交本人身份證明、戶口簿，經(jīng)公證機構負責人批準后，可查閱本人提交給公證機構的證明材料和公證機構所記錄的與當事人談話筆錄。

　　律師因訴訟代理的需要申請查閱公證檔案的，應向公證機構提交身份證明、律師執(zhí)業(yè)證、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱公證檔案的聲明，經(jīng)公證機構負責人批準后，可查閱公證事項當事人提交給公證機構的證明材料和公證機構所記錄的與當事人談話筆錄。

　　第四十二條借閱人歸還檔案時，檔案管理人員如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增刪、污損等，應及時向公證機構負責人匯報并追查責任人。[1]

　　第五章保管期限

　　第四十三條公證業(yè)務檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。

　　第四十四條凡屬于需要長遠查考、利用的公證業(yè)務檔案，列為永久保管。

　　凡屬于在長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證業(yè)務檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。

　　凡屬于在一般時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證業(yè)務檔案，列為短期保管，保管期限二十年。

　　第四十五條具體公證業(yè)務檔案保管期限的確定，由承辦公證員提出意見，經(jīng)公證機構負責人同意后交檔案室歸檔。

　　第四十六條公證業(yè)務檔案的保管期限，從該項公證事務辦結和終止后的下一年起算。

　　第四十七條公證機構檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。[1]

　　第六章銷毀和移交

　　第四十八條公證機構應定期對保管期限已滿的公證檔案保存價值進行鑒定。鑒定工作應由公證機構負責人、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組，對卷宗進行審查，提出處理意見。

　　第四十九條經(jīng)鑒定，對仍有保存價值的案卷，應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案要登記造冊，經(jīng)同級司法行政機關和檔案管理機關批準后銷毀。

　　第五十條為防止遺失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　銷毀報告和銷毀清冊應立卷存檔永久保管。

　　第五十一條公證機構設置變更時，應對公證檔案進行清理，并按下列辦法處理：

　　(一)撤銷的公證機構的檔案，應向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關代管；

　　(二)一個公證機構劃分為幾個公證機構的，其公證檔案由一個公證機構代管或向同級地方檔案館移交；

　　(三)幾個公證機構合并為一個的，各公證機構檔案應移交給合并后的公證機構，或分別向同級地方檔案館移交；

　　(四)公證機構撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證機構繼續(xù)辦理，并作為新的公證機構檔案加以保存。[1]

　　第七章附則

　　第五十二條本辦法未盡事宜，按照《中華人民共和國檔案法》以及司法部、國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。

　　第五十三條本辦法由北京市司法局負責解釋。

　　第五十四條本辦法自2014年4月1日起施行，有效期至2019年4月1日。