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智能檔案庫房管理庫房
智能檔案庫房管理庫房是智慧檔案庫房的重要組成部分,旨在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建模,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。其核心設(shè)備為智能RFID盒定位密集架系統(tǒng),以及密集架架體、密集架電控、RFID盒定位天線板、RFID盒定位讀取器、電子標(biāo)簽等智能化設(shè)備,通過RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)“一檔一芯”,實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)時在線全封閉管理,實(shí)時存取自動記錄,改變傳統(tǒng)以人為主的模式,實(shí)現(xiàn)以可追溯的流程為主的智能模式。此外,智能檔案庫房還可以實(shí)現(xiàn)電子身份標(biāo)識、全過程留痕等功能,為檔案管理提供更加安全、規(guī)范、高效的解決方案。
智慧檔案庫房都需要配備些什么產(chǎn)品?
一、智慧庫房需要配備智能密集架。
隨著時代的發(fā)展,手動密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了,檔案室越來越追求高效、安全、智能,配備RFID標(biāo)簽的智能密集架會使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當(dāng)然智能密集架的功能也不只于此,配備的功能列入:人機(jī)交互、語音控制、紅外感應(yīng)、急停保護(hù)、人員紅外檢測、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當(dāng)然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率,使得管理檔案資料起來更加方便。
二、智慧檔案庫房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。
每年總會有1~3個月南方存有濕氣很重的天氣,俗稱“回南天”,這個時候房間的墻壁地面都會存有大面積的水滴留下,那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi),這對檔案室內(nèi)部的話,對紙質(zhì)的檔案會有極大的損害,這個時候檔案室可能就需要配備一臺除濕的設(shè)備了。
但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來鏈接恒溫恒濕系統(tǒng),調(diào)節(jié)庫房的溫濕度了。
三、智慧檔案庫房需要滿足檔案室十防。
那么需要滿足檔案庫房十防,這里就可以參考一下一下的這段文件了:《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定,檔案庫房的“十防”要求是:防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等?!胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭,實(shí)時鏈接管理員電腦。
“防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足?!胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y(tǒng)除濕機(jī)即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個適宜的檔案庫房環(huán)境中,才能有效的長期保存。
如何實(shí)現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理
檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理,數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同,可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。
樓主可以考慮紹林科技開發(fā)的中博奧是一個綜合文檔管理平臺,前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng),它把企業(yè)的文件、檔案、門戶網(wǎng)站,內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等,有機(jī)的結(jié)合到一起,使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理,傳遞,共享,協(xié)作與溝通變得更加容易,有序與方便。
應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動化,文件管理,檔案管理,內(nèi)容管理,證照管理,綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。
同時,系統(tǒng)提供論壇中心、知識問答、微博等知識共享平臺,在管理企業(yè)顯性知識的基礎(chǔ)下,有效促進(jìn)隱性知識的沉淀。
另外,企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理,從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個生命周期階段中都應(yīng)該有對應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。
并且,中博奧將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦,可實(shí)現(xiàn)公文審批,移動協(xié)作,移動考勤,即時溝通,信息查閱以及共享等功能,隨時隨地把企業(yè)文檔庫帶在身邊。
總的來說,可以應(yīng)用到文檔管理的各個方面,通用性較強(qiáng),同時也是一套OA系統(tǒng),可以推進(jìn)企業(yè)知識文檔的一體化管理,不論顯性或隱性知識都有相應(yīng)的功能模塊,實(shí)用性較強(qiáng)。
檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能
1)溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)
2)自動防盜報(bào)警系統(tǒng)
3)自動防火報(bào)警系統(tǒng)
4)視頻監(jiān)控系統(tǒng)
5)通風(fēng)換氣系統(tǒng)
6)漏水檢測系統(tǒng)
7)燈光照明狀態(tài)檢測系統(tǒng)
8)自動消毒滅菌系統(tǒng)
9)智能卡門禁管理
10)室外氣象站
11)觸摸屏查詢展示系統(tǒng)
12)液晶拼接大屏系統(tǒng)
1、溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)溫濕自動調(diào)控系統(tǒng)主要由溫濕度主控微機(jī)、WXK1B綜合智能控制器、溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等外圍設(shè)備組成。WXK1B綜合控制器負(fù)責(zé)實(shí)時采集各庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)上傳到控制微機(jī),并接收控制微機(jī)下達(dá)的各種控制指令,打開或關(guān)閉空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等外圍設(shè)備,實(shí)現(xiàn)對各庫房內(nèi)的溫度、濕度自動調(diào)控。溫濕度主控微機(jī)負(fù)責(zé)收集各庫房溫濕度數(shù)據(jù),并對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析,下達(dá)各種控制指令到各控制器;主控微機(jī)實(shí)時顯示、存儲各庫房溫濕度數(shù)據(jù),還可進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等功能;統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要包括生成庫房的日報(bào)表、月報(bào)表、日曲線、月曲線等。
2、自動防盜報(bào)警系統(tǒng)自動防盜報(bào)警系統(tǒng)主要由防盜報(bào)警主控微機(jī)(上位機(jī))、防盜報(bào)警控制器、防盜探測器、電話語音模塊、聲光報(bào)警器五部分組成。在庫房的門、窗、走廊等入口處,安裝防盜探測器,綜合智能控制器內(nèi)的防盜報(bào)警管理模塊負(fù)責(zé)對現(xiàn)場防盜探測器報(bào)警信號進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,并將報(bào)警信號通過數(shù)據(jù)總線上傳到防盜報(bào)警主控微機(jī),經(jīng)防盜報(bào)警主控微機(jī)數(shù)據(jù)綜合分析處理,判斷是否報(bào)警;
當(dāng)出現(xiàn)警情時,驅(qū)動報(bào)警器發(fā)出聲、光報(bào)警,并采用語音方式電話通知相關(guān)人員。防盜報(bào)警軟件具有電子地圖功能,顯示庫房平面結(jié)構(gòu)圖,出現(xiàn)警情時,對應(yīng)庫房的人頭閃爍,可方便查找報(bào)警地點(diǎn),快速響應(yīng)報(bào)警事件。
3、自動防火報(bào)警系統(tǒng)防火報(bào)警系統(tǒng)由防火報(bào)警主機(jī)、煙感探測器、溫度探測器、手動報(bào)警器、聲光報(bào)警器、電話語音報(bào)警模塊組成。在庫房內(nèi)安裝不同數(shù)量的煙感探測器及溫度探測器,在走廊、樓梯出口等關(guān)鍵部位安裝手動及聲光報(bào)警器,當(dāng)出現(xiàn)警情時,防火報(bào)警主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警,并通過拔號電話拔號模塊拔通相關(guān)人員電話,以語音形式報(bào)出報(bào)警類型。
4、視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)采用成熟的數(shù)字硬盤錄像技術(shù),在庫房安裝紅外攝像機(jī),實(shí)現(xiàn)對庫房24小時不間斷圖像監(jiān)控,并可以回放查詢錄像記錄。
5、通風(fēng)換氣系統(tǒng)檔案庫房自動通風(fēng)換氣功能,綜合智能控制器通過通風(fēng)控制模塊,連接通風(fēng)換氣設(shè)備實(shí)現(xiàn)開啟或關(guān)閉,達(dá)到自動通風(fēng)換氣目的。可以設(shè)定時間,系統(tǒng)自動打開或關(guān)閉設(shè)備,無需人員管理。結(jié)合室外氣象站對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。
6、漏水檢測功能暖氣、自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調(diào)漏水等情況,會對檔案產(chǎn)生嚴(yán)重的損壞,因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水傳感器,實(shí)時監(jiān)測漏水情況的發(fā)生,當(dāng)出現(xiàn)漏水時立即報(bào)警,并通知相關(guān)人員采取必要措施。
7、燈光照明狀態(tài)檢測燈光照明檢測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題,減少燈光對檔案卷宗的照射,在庫房安裝燈光照明檢測模塊,在控制室,通過微機(jī)可方便觀察庫房燈光開、關(guān)情況。
8、自動消毒滅菌系統(tǒng)檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒,以及庫房空氣中充溢著各種有毒氣體,消毒滅菌設(shè)備可有效快速殺滅各種病毒、細(xì)菌,同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。綜合智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備,通過主控室微機(jī)設(shè)定時間表實(shí)現(xiàn)定時開關(guān)消毒滅菌設(shè)備,無需人工管理。
9、門禁管理功能門禁管理系統(tǒng),針對珍貴的、文物級的特藏檔案庫房,在庫房大門安裝電控門鎖,工作人員進(jìn)入庫房,首先刷卡,然后輸入密碼,經(jīng)主控微機(jī)校驗(yàn)后,方可進(jìn)入庫房。系統(tǒng)同時自動記錄工作人員出入信息,為以后出現(xiàn)丟失,可以追溯查詢。
10、室外氣象站功能室外氣象站主要實(shí)現(xiàn)對檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。
11、觸摸屏查詢展示系統(tǒng)檔案庫房多媒體觸摸屏查詢系統(tǒng)主要用于庫房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及檔案館公共信息的展示查詢。
為了便于工作人員實(shí)時了解庫房溫濕度、庫房設(shè)備運(yùn)行情況,在檔案館的大廳、每層的走廊、庫房門外等位置,安裝觸摸屏查詢系統(tǒng)。
12、液晶拼接大屏系統(tǒng)整個系統(tǒng)的控制操作可通過一臺專用控制微機(jī)完成,控制微機(jī)直接對DID LCD單元、計(jì)算機(jī)矩陣切換器、視頻矩陣切換器等設(shè)備實(shí)現(xiàn)控制。
對于屏幕系統(tǒng),通過大屏幕管理軟件DVAS對整套系統(tǒng)進(jìn)行集中控制,此軟件采用全中文操作界面,使用鍵盤和鼠標(biāo)就可對用戶網(wǎng)絡(luò)信息、RGB信息和視頻信息進(jìn)行全部控制,同時此軟件還可完成對現(xiàn)場RGB矩陣切換器、視頻矩陣切換控制。