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智慧檔案庫房建設(shè)方案

時間:2023-04-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  智慧檔案庫房建設(shè)方案

  為了實現(xiàn)智慧檔案庫房的建設(shè)目標,我們需要采取以下措施:

  1.建立智慧檔案庫房管理系統(tǒng):通過建立智慧檔案庫房管理系統(tǒng),可以對檔案庫房內(nèi)的檔案進行實時監(jiān)測、調(diào)度、查詢和統(tǒng)計,實現(xiàn)對檔案的智能化管理。

  2.采用先進的存儲技術(shù):采用先進的存儲技術(shù),如云存儲、大數(shù)據(jù)存儲等,可以實現(xiàn)對檔案的高效存儲和管理,提高檔案管理的效率和準確性。

  3.建立智能安全門禁系統(tǒng):建立智能安全門禁系統(tǒng),可以對檔案庫房進行實時監(jiān)控,確保檔案的安全。

  4.引入智能化設(shè)備:引入智能化設(shè)備,如自動化分類、自動化裝訂、自動化掃描等,可以實現(xiàn)對檔案的自動化處理,提高檔案管理的效率和準確性。

  5.實施大數(shù)據(jù)分析:實施大數(shù)據(jù)分析,可以實現(xiàn)對檔案管理數(shù)據(jù)的實時監(jiān)測和分析,發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題和潛在風險,提高檔案管理的智能化水平。通過以上措施,我們可以實現(xiàn)智慧檔案庫房的建設(shè)目標,實現(xiàn)檔案管理的自動化、智能化和高效化。

智慧檔案庫房建設(shè)方案

  數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

  數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù),開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能,實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督,為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。

  基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫,結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息,實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理,可以進行全文檢索,并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫,突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念,對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

  基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù),采用多樣化、組合式信息資源收集方式,實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館,通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù),做到實時互通,跨館出證。

  采用模型控制技術(shù),實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理,有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

  應(yīng)用RFID技術(shù),實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置,拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后,在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息,將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

  基于編研人員的檔案利用,通過對檔案信息資源的深入挖掘,實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索,提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類,為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要,智能形成編研材料。

  感知檔案,通過標簽可以知道檔案的狀態(tài),可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理,幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài),實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

  數(shù)字檔案室建設(shè)國家標準

 ?。ㄒ唬└骷墮n案主管部門要承擔主體責任,切實推動智慧檔案館建設(shè);

  (二)各級檔案館要加速只會檔案管建設(shè),推動檔案管理現(xiàn)代化;

 ?。ㄈ┮啻氩⑴e,大力推動中西部地區(qū)智慧檔案館建設(shè);

 ?。ㄋ模┨岣邫n案信息安全水平,實現(xiàn)智慧檔案館的可管可控。

  為積極響應(yīng)國家檔案局發(fā)布的國家智慧檔案館一級標準,助力各企事業(yè)檔案部門全面建設(shè)智慧檔案館,從智慧檔案館的建設(shè)實際出發(fā),通過“智能密集架”、“環(huán)境控制系統(tǒng)”、“安防系統(tǒng)”、“RFID系統(tǒng)”、“數(shù)字化處理系統(tǒng)”、“檔案管理平臺”六大建設(shè),為客戶提供更全面、更智能、更科學的智慧檔案館建設(shè)解決方案,促進檔案資源的安全保管和高效利用。

  智慧檔案庫房都需要配備些什么產(chǎn)品?

  一、智慧庫房需要配備智能密集架。

  隨著時代的發(fā)展,手動密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了,檔案室越來越追求高效、安全、智能,配備RFID標簽的智能密集架會使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當然智能密集架的功能也不只于此,配備的功能列入:人機交互、語音控制、紅外感應(yīng)、急停保護、人員紅外檢測、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率,使得管理檔案資料起來更加方便。

  二、智慧檔案庫房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。

  每年總會有1~3個月南方存有濕氣很重的天氣,俗稱“回南天”,這個時候房間的墻壁地面都會存有大面積的水滴留下,那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi),這對檔案室內(nèi)部的話,對紙質(zhì)的檔案會有極大的損害,這個時候檔案室可能就需要配備一臺除濕的設(shè)備了。

  但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來鏈接恒溫恒濕系統(tǒng),調(diào)節(jié)庫房的溫濕度了。

  三、智慧檔案庫房需要滿足檔案室十防。

  那么需要滿足檔案庫房十防,這里就可以參考一下一下的這段文件了:《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定,檔案庫房的“十防”要求是:防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等?!胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭,實時鏈接管理員電腦。

  “防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足?!胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y(tǒng)除濕機即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個適宜的檔案庫房環(huán)境中,才能有效的長期保存。

  檔案室選擇要求

  檔案室要遠離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。

 ?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的,位置應(yīng)在辦公室附近,要高于周圍地勢。

  (二)樓房作檔案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。

  三、檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。

  四、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的,樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2;采用密集架式,不應(yīng)小于12KN/m2。

  五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥(架)。

  檔案庫房在布置櫥俱時,應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設(shè)備的空間。

  主通道凈寬不小于1m。

  兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。

  裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。

  六、檔案室的防護設(shè)施

  檔案室應(yīng)具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

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  檔案室嚴禁煙火,嚴禁使用明火照明,要在明顯處標識“嚴禁煙火”警示牌。

  1、檔案室用電動力負荷采用380V三相供電,照明負荷采用220V單相供電。

  2、線路鋪設(shè)必須為暗線,且根據(jù)要求選用線材;開關(guān)、插座必須符合安全要求。

  3、獨立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。

  4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈,并加裝防爆罩。

  5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑,滅火器材存放位置要方便取放,不應(yīng)放在檔案庫房內(nèi),已到保質(zhì)期應(yīng)及時更換。

  6、檔案室要配備手電筒,以備停電時使用,嚴禁明火照明。

 ?。ǘ┓莱保ㄋ?、防高溫

  檔案室溫度一般控制在14--24℃,相對濕度為50—65%。

  1、檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。

  2、檔案庫房在平房或一樓的,應(yīng)配備除濕機。

  3、檔案庫房不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過檔案庫房。

  4、有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)。

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  檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門,安全保管鑰匙。建議安裝防盜報警裝置。

 ?。ㄋ模┓老x、防鼠

  1、檔案庫房要及時投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。

  2、檔案室禁止存放食物,要安置一定數(shù)量的防鼠盒,及時投放滅鼠藥物。

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  檔案室要遠離污染區(qū),周圍有空氣污染的,檔案庫房門窗要進行密封處理。

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  1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。

  2、檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽光直射檔案。

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  檔案庫房要使用白熾燈,禁止使用日光燈。

  (八)防磁輻射

  對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁柜,要定期進行安全質(zhì)量檢查。

  七、檔案閱覽室要標識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。

  八、使用計算機管理檔案的單位,計算機應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。

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