紙質(zhì)檔案的含義：紙質(zhì)檔案歷史久遠，從東漢時期紙張發(fā)明后不久，就開始出現(xiàn)以紙張為載體的文件。那時，紙張在日常生活中被人們普遍使用。在朝廷，主要是使用紙質(zhì)的材料記載一些官府文書、史料公文等；在民間，文人百姓主要用來記錄生活中發(fā)生的軼事奇聞。

　　后來，正是因為中國古代四大發(fā)明之一的紙張的出現(xiàn)，中國歷史檔案多采用紙張記載，傳播到國外之后，外國也大量的使用這種材料記載檔案。截止到目前為止，紙質(zhì)檔案在檔案館的地位依舊很重要。

　　河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化是什么意思？

　　從歷史延續(xù)至今，人們多采用紙質(zhì)材料進行記錄檔案，紙質(zhì)檔案必然會有一些不可磨滅的優(yōu)勢。但隨著信息化、數(shù)字化時代的來臨，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在一些方面不在適用于當(dāng)下人們無紙化辦公的需求。

　　紙質(zhì)檔案發(fā)展到今天面臨著一些新的問題亟待解決，紙質(zhì)檔案數(shù)字化很大程度上可以彌補紙質(zhì)檔案的不足。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案運用一些先進的掃描設(shè)備、存儲技術(shù)以及計算機技術(shù)等方法對傳統(tǒng)載體的檔案資料進行數(shù)字化處理加工，呈現(xiàn)出電子化的樣式。這種新的檔案形式有著傳統(tǒng)載體的檔案不可替代的優(yōu)勢。

　　河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化公司進行檔案數(shù)字化的優(yōu)勢：

　　1、減少存放檔案的空間。數(shù)字化后的檔案儲存在一個電子設(shè)備里，減少了存放紙質(zhì)檔案的空間，對與歷史檔案的記錄來講，有著顯著的優(yōu)勢。

　　2、提高檢索的速度和效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多，如果需要人員去查詢其中的一些檔案信息時，會耗費大量的時間和精力。數(shù)字化會的檔案信息會儲存在計算機設(shè)備里，如果有查閱需求，可以隨時隨地進行檢索，而且查詢到的精準(zhǔn)度也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查搜索高很多。

　　3、加強對檔案原件的保護。檔案數(shù)字化后會大量減少對檔案原件的翻閱，對與檔案原件的保存會起到很好的保護作用。避免了在翻閱查詢紙質(zhì)檔案的過程中對檔案原件的損壞。

　　4、提高了檔案的利用率，促進檔案信息共享化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案固定的存放到一個地方，很不方便人員的查閱。而數(shù)字化后的檔案可以打破時間和空間的界限。

　　不管你身處何地，也不管你想要什么時候查閱，只要獲得管理員授予的權(quán)限，你都可以查詢檔案信息。這大大提高了檔案信息的利用效率，促進了信息資源的共享化。

　　河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的流程

　　第一步需要整理紙質(zhì)檔案，對檔案進行分類編目，確保檔案內(nèi)部之間有序排列。

　　第二步為整理好的檔案建立一個目錄，按照目錄進行掃描，在掃描過程中要確保掃描的文字和圖片清晰，沒有模糊不清的地方。

　　第三步，對掃描好的檔案進行處理，確保掃描出來的檔案的質(zhì)量。

　　第四步，將整理好的掃描后的檔案進行儲存，放進合理安全的儲存設(shè)備里，以便后期調(diào)閱。第五步，將數(shù)字化后的檔案信息與設(shè)備掛接，方便用戶后期檢索。

　　最后，將處理完的紙質(zhì)檔案進行對接入庫。

　　河南紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)該注意哪些問題

　　首先，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該注意對工作人員的培訓(xùn)，檔案在一點程度上都是重要的信息資源，工作人員必須具備保密意識，不可以在工作中使用任何與工作無關(guān)的設(shè)備，同時，還要注意檔案數(shù)字化過程中對檔案原件的保護，切勿在工作場所吸煙等可能對檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損壞的行為。

　　其次，進行檔案數(shù)字化之前，要制定合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案，包括數(shù)字化的流程、數(shù)字化選用的設(shè)備、數(shù)據(jù)整理錄入的樣式等。

　　最后，要加強組織和領(lǐng)導(dǎo)，明確各方人員的職責(zé)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不是一個人就可以完成的，不同環(huán)節(jié)，會需要不同的專業(yè)性人員進行處理。一個好的檔案數(shù)字化服務(wù)團隊，人員之間必定是分工明確，權(quán)責(zé)分明。避免在工作中出現(xiàn)交接不明確的現(xiàn)象。