項(xiàng)目檔案數(shù)字化過程

　　項(xiàng)目檔案數(shù)字化過程指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，以方便管理和利用。數(shù)字化的過程可以包括以下步驟：

　　1.檔案篩選：根據(jù)項(xiàng)目需要確定需要數(shù)字化的檔案種類、范圍和數(shù)量。

　　2.檔案整理：對(duì)選定的檔案進(jìn)行分類、清點(diǎn)、整理、編目等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　3.檔案掃描：使用專業(yè)設(shè)備將檔案掃描成數(shù)字化的圖片或文檔形式，并按照文件夾或文件命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)。

　　4.數(shù)字化處理：對(duì)掃描得到的圖片或文檔進(jìn)行后期處理，如裁剪、調(diào)整顏色、壓縮等，以提高其可讀性和存儲(chǔ)效率。

　　5.數(shù)字化存儲(chǔ)：將處理過的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到電腦硬盤、云存儲(chǔ)或其他存儲(chǔ)介質(zhì)中，同時(shí)建立索引和備份機(jī)制，以便隨時(shí)查找和恢復(fù)數(shù)據(jù)。

　　6.數(shù)字化利用：利用數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、學(xué)術(shù)研究、歷史記載等活動(dòng)，并將數(shù)字化檔案與現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，以實(shí)現(xiàn)更好的信息共享和利用效果。

　　總之，項(xiàng)目檔案數(shù)字化過程需要對(duì)檔案進(jìn)行篩選、整理、掃描、處理、存儲(chǔ)和利用等一系列步驟，以便實(shí)現(xiàn)電子化管理和高效利用。

　　檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的？

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　頁(yè)面修整

　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　?。?）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　?。?）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　（2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　　（1）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　圖像存儲(chǔ)

　　存儲(chǔ)格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。

　　圖像文件命名

　　（1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　　（2）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　檔案管理數(shù)字化的如何實(shí)現(xiàn)

　　檔案數(shù)字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等過程實(shí)現(xiàn)全生命周期的自動(dòng)化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對(duì)收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價(jià)值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫(kù)：根據(jù)國(guó)家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類，進(jìn)行歸檔。

　　5、檔案利用：通過會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。

　　6、檔案統(tǒng)計(jì)：運(yùn)用會(huì)博通統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值以及年限，進(jìn)行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價(jià)值的檔案，在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄，將相對(duì)應(yīng)的檔案消除或銷毀。

　　利用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，會(huì)博通功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于各類檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時(shí)還適用于自動(dòng)化辦公應(yīng)用?；旧弦粋€(gè)軟件就能夠滿足一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，不同人員的辦公需求。

　　檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

　　一、拆卷

　　1、檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確；

　　2、拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；

　　3、將案卷內(nèi)頁(yè)一頁(yè)頁(yè)分開，對(duì)特殊頁(yè)做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意；

　　4、取掉案卷中金屬物；

　　5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對(duì)問題進(jìn)行處理。

　　二、掃描

　　1、嚴(yán)格按照規(guī)定命名方式對(duì)影像文件進(jìn)行命名。并根據(jù)數(shù)據(jù)交換規(guī)則設(shè)置掃描影像的輸出存放位置；

　　2、對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫體或是發(fā)票等各類不同資料，需用不同的比例或是掃描方法進(jìn)行掃描；

　　3、掃描影像與檔案原件的內(nèi)容要吻合、順序正確，影像清晰效果達(dá)到檔案實(shí)體一樣。并將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不能重掃、漏掃、多掃、順序顛倒掃。

　　4、采用規(guī)定的格式掃描，確保案卷的清晰度。同時(shí)影像歪斜不超過正負(fù)2度、黑邊不大于

　　2毫米。

　　三、影像處理

　　1、采用軟件及人工結(jié)合方法，對(duì)影像優(yōu)化處理，使影像效果達(dá)到或超過實(shí)體效果；

　　2、對(duì)因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理；

　　3、對(duì)非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理；

　　4、對(duì)案卷中漏編的頁(yè)面進(jìn)行科學(xué)處理，確保掃描好的影像頁(yè)數(shù)與原案卷頁(yè)數(shù)一致。

　　四、還原卷

　　1、經(jīng)過掃描和影像處理后，嚴(yán)格質(zhì)檢沒有問題的檔案進(jìn)行裝訂還原；

　　2、注意還原檔案歸類和歸還，保持檔案加工室的整潔。

　　檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

　　1、

　　基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

　　檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則具體方案

　　1）確定數(shù)字化對(duì)象應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　2）符合國(guó)家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。

　　3）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)長(zhǎng)久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　?、茼?yè)面修整：破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。