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怎樣對(duì)圖書檔案整理編目
圖書檔案整理編目一般需要遵循以下步驟:
1.收集圖書信息:包括作者、標(biāo)題、出版社、出版日期、ISBN號(hào)等。
2.確定分類號(hào)碼:根據(jù)圖書的主題和內(nèi)容選擇相應(yīng)的分類號(hào)碼,例如使用Dewey十進(jìn)分類法或中圖法。
3.編寫編目記錄:將收集到的信息填寫到編目記錄表格中,包括分類號(hào)碼、作者、題名、責(zé)任人、出版信息等。
4.標(biāo)記書本:在每本書的封面或背面標(biāo)注分類號(hào)碼和書目號(hào)碼,有利于查找和管理。
5.排列書本:按照分類號(hào)碼或字母順序?qū)九帕性跁苌稀?/p>
6.更新維護(hù):對(duì)于新增或被借走的書籍及時(shí)更新編目記錄,保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
需要注意的是,編目的精度和規(guī)范程度對(duì)于圖書檔案的管理和使用至關(guān)重要,因此建議在編目前對(duì)相關(guān)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握。
檔案管理目錄怎么編呢
一)檔號(hào)編制原則
檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則:
1、唯一性原則;2、合理性原則;3、穩(wěn)定性原則;4、擴(kuò)充性原則;5、簡(jiǎn)單性原則。
?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)
根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定,檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后,又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。
?。ㄈn號(hào)的編制方法
1、全宗號(hào)的編制方法
全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。
2、案卷目錄號(hào)的編制方法
案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況,可按不同時(shí)間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。
3、類別號(hào)的編制方法
類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí),在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。
4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法
項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。
5、案卷號(hào)的編制方法
案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。
6、件號(hào)的編制方法
件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況:一種是不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào),每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案,同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。
7、頁(yè)(張)號(hào)編制方法
頁(yè)(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),卷內(nèi)文件各頁(yè)(張)按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。
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案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具,也是檔案登記的基本形式,是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。
案卷目錄必須按全宗編制,有兩種類型:一種是以全宗為單位編制的綜合目錄,主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗;另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄,在實(shí)際工作中,大多采用第二種。
圖書檔案怎么整理,要具體的例子
1、首先要把圖書紛紛類,比如:文學(xué)類,天文地理,或者科普類,工具類,建筑類,應(yīng)用類,計(jì)算機(jī)類等等;也可以按照原來的編號(hào)分類,然后看內(nèi)容便知道類別。
2、擺放,編號(hào)。
3、修補(bǔ)
4、登記造冊(cè)
文書檔案如何整理與編目?
文書檔案整理與編目方法如下:
檔案整理的基本方法有兩種:
1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷,就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。
2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正件與附件作為一件,原件與復(fù)制件作為一件,來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。
二、文書材料的整理
文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
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以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。
1、分類
按照立檔單位的檔案分類方案,在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時(shí)文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上,將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項(xiàng)分開:
?。?)分年度:將文書材料按其形成或針對(duì)的年度分開。
?。?)分保管期限:根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書材料按不同的保管期限分開。
(3)分內(nèi)容(1、分類別:將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級(jí)類目和二級(jí)類目分開。2、分問題:將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細(xì)分開。
2、組合(卷)
組合的基本要求:以問題為主,兼顧其它特征,使文書材料之間的聯(lián)系緊密,分級(jí)適當(dāng),問題單一,類型鮮明,年度不混,保管期限準(zhǔn)確。
3、編目
(1)卷內(nèi)文書材料排列
卷內(nèi)文書材料排列前,要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。
排列時(shí),一般結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí),批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(訴訟檔案除外)中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
?。?)編頁(yè)號(hào)與蓋檔號(hào)章
卷內(nèi)文書材料排列完畢后,要在文書材料中有字跡和圖表的頁(yè)面,一頁(yè)編一個(gè)號(hào),即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置,正面在右上角,反面在左上角。
整卷裝訂的案卷,如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起,應(yīng)在第一份文書材料首頁(yè)的右上方,加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖1所示;單份裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁(yè)的右上方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖2所示。填寫方法是:
全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
目錄號(hào):對(duì)每一本案卷目錄的編號(hào)。
案卷號(hào):對(duì)每一個(gè)案卷所的編號(hào)。
件號(hào):對(duì)案卷中每一份文書材料的編號(hào)。
如何整理檔案
法律分析:
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。
法律依據(jù):
《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼,對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝,防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,保管時(shí)采用連號(hào)編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè),啟用封面或庫(kù)頁(yè),甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理,對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位,對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè),注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
怎樣整理檔案
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT質(zhì)量檢查,檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng),其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件,這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。
整理過程
1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。
2、折疊來源原則:把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。
3、折疊檔案實(shí)體分類:根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。
4、折疊立檔單位:構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。
5、折疊聯(lián)合全宗:由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
6、折疊匯集全宗:由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
7、折疊全宗群:由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.
8、折疊案卷:由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
9、折疊立卷:將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。
10、折疊卷內(nèi)備考表:卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。
11、折疊檔號(hào):以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
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