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新鄉(xiāng)圖書(shū)檔案整理流程
1.確定整理目標(biāo):明確整理圖書(shū)檔案的范圍、目的和要求。
2.制定整理計(jì)劃:根據(jù)整理目標(biāo),制定詳細(xì)的整理計(jì)劃,包括時(shí)間安排、人員分配、流程設(shè)計(jì)等。
3.分析分類(lèi):按照?qǐng)D書(shū)檔案的特點(diǎn),對(duì)其進(jìn)行分析分類(lèi),確定哪些資料需要保留,哪些可以淘汰,哪些需要重點(diǎn)處理。
4.清點(diǎn)整理:開(kāi)始清點(diǎn)整理,將所有文件一一列出,核對(duì)是否齊全,檢查是否有遺漏或重復(fù)。
5.整理處理:對(duì)于有價(jià)值的資料,需要進(jìn)行整理處理,包括分類(lèi)歸檔、數(shù)字化處理、補(bǔ)充材料、規(guī)范命名等。
6.建立索引:為便于查詢資料,需要建立索引,記錄每個(gè)文件的名稱(chēng)、編號(hào)、位置和內(nèi)容等信息,方便日后查找。
7.裝訂儲(chǔ)存:將整理好的圖書(shū)檔案裝訂儲(chǔ)存,應(yīng)按照類(lèi)型、年份、順序等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放,同時(shí)注意保管環(huán)境的溫度、濕度等條件。
8.完善檔案管理:建立檔案管理制度,明確負(fù)責(zé)人及職責(zé),制定檔案的使用規(guī)定,確保檔案的完整性和安全性。
如何整理檔案
法律分析:
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類(lèi)角分類(lèi),并按照不同的類(lèi)別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類(lèi)和小類(lèi),并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專(zhuān)人管理。
法律依據(jù):
《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
衍生問(wèn)題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類(lèi)。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類(lèi),一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類(lèi)相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對(duì)檔案歸類(lèi)后應(yīng)加以裝訂,以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼,對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝,防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,保管時(shí)采用連號(hào)編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè),啟用封面或庫(kù)頁(yè),甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理,對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫(xiě)不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫(xiě)齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類(lèi)似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位,對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè),注明單位名稱(chēng)、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
檔案整理的步驟
檔案收集整理工作流程如下:
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來(lái)使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來(lái)利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程,是檔案工作的起點(diǎn)。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類(lèi),包括歸檔編號(hào),歸檔頁(yè)碼,撕開(kāi)粘貼頁(yè),頁(yè)號(hào)寫(xiě)錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無(wú)漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無(wú)黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。
圖書(shū)檔案怎么整理,要具體的例子
1、首先要把圖書(shū)紛紛類(lèi),比如:文學(xué)類(lèi),天文地理,或者科普類(lèi),工具類(lèi),建筑類(lèi),應(yīng)用類(lèi),計(jì)算機(jī)類(lèi)等等;也可以按照原來(lái)的編號(hào)分類(lèi),然后看內(nèi)容便知道類(lèi)別。
2、擺放,編號(hào)。
3、修補(bǔ)
4、登記造冊(cè)
檔案管理的工作流程與內(nèi)容
檔案管理工作流程:
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類(lèi)——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類(lèi)上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書(shū)面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。
三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
1、立卷部門(mén)兼職檔案員(資料員)根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍,平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存,確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員(資料員)根據(jù)不同各類(lèi)文件材料的特點(diǎn),按規(guī)定的案卷類(lèi)目歸卷
3、次年初,兼職檔案員(資料員)對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理(初步立卷)
4、三月上旬檔案室對(duì)各部門(mén)初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷
6、兼職檔案員(資料員)填寫(xiě)移交清單,并向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類(lèi)、整理
8、編制檔號(hào)
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫(kù)
11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安
12、開(kāi)展檔案的利用
13、進(jìn)行文件匯編,對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
四、鑒定銷(xiāo)毀
檔案銷(xiāo)毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組(由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)部門(mén)辦理銷(xiāo)毀清冊(cè)——檔案室歸檔。
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