干部職工檔案數(shù)字化管理

　　干部職工檔案數(shù)字化管理是指將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子文件，通過計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案信息的存儲、檢索、共享、保護和利用。該管理方式可以提高檔案管理效率和準確性，同時也有利于保障檔案安全和隱私，降低管理成本。在數(shù)字化管理中，可以采用OCR技術對紙質檔案進行掃描和識別，或者直接建立電子檔案，以便后期的查詢和使用。此外，數(shù)字化管理還可以與人事、薪酬、績效等管理系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和交互，促進管理流程的優(yōu)化和自動化。

　　組織人事部門及其干部人事檔案工作機構在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應當注意哪些？

　　1、嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。

　　2、干部人事數(shù)字檔案在利用、轉遞和保密等方面按照紙質檔案相關要求管理。

　　檔案數(shù)字化副本概念

　　檔案數(shù)字化副本的概念，就是檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后形成的電子副本，比如說你現(xiàn)在有一份90年的會議紀要，現(xiàn)在你掃描形成一張圖片，這個圖片就是數(shù)字化副本。

　　什么是檔案數(shù)字化有什么用處？

　　檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

　　檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：

　　一、提高經(jīng)濟效益

　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　什么是檔案數(shù)字化?

　　簡單的說就是將紙質檔案轉換為電子檔案。具體的架構各有不同。

　　檔案數(shù)字化人員和檔案管理員有什么區(qū)別

　　檔案地址改變不影響研究生報名。

　　1、調檔工作會在確認被錄取之后才進行，報名時不需要考慮檔案的問題。

　　2、被錄取之后及時跟錄取院校的研究生院（或研究生部）聯(lián)系修改檔案所在地址就可以了。

　　3、考研現(xiàn)場確認的時候還可以修改報名信息，檔案地址發(fā)生改變的話可以進行更改。

　　4、被錄取后會拿到學校研招辦出具的調檔函，也有個別院校是通過直接郵寄給檔案所在地的方式調檔的。

　　5、檔案可以按照規(guī)定放在人才市場，考研填寫檔案存放單位時填上相應的人才市場，最后復試通過后調檔函就到這個人才市場取檔案。

　　檔案數(shù)字化的介紹

　　檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。集團企業(yè)具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應用、分級管理，構建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

　　檔案數(shù)字化的內容

　　檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱檔。

　　系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務的水平和質量，實現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質的轉變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。

　　為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。

　　系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　檔案數(shù)字化管理有什么優(yōu)勢

　　方便快捷啊，根據(jù)清大思創(chuàng)的網(wǎng)站顯示：隨著全國文化信息資源共享工程與中國數(shù)字圖書館工程的起動，信息化已成為國際潮流，信息資源建設成為當務之急。信息資源建設的重點是電子文獻、各類數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡資源、電子報紙、電子圖書等新型數(shù)字化信息資源的建設；最終將其應用于數(shù)據(jù)庫存儲，通過CD-ROM、Internet網(wǎng)進行出版或上傳數(shù)字圖書館供用戶使用。

　　檔案數(shù)字化包括哪些方面的內容

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。

　　1、基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。

　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

　　檔案數(shù)字化應遵循哪些基本原則

　　1、基本原則：

　　紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對象的確定原則：

　　應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。

　　3、符合國家法律法規(guī)的原則：

　　紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

　　4、價值性原則：

　　屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　5、安全保密管理原則：

　　確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

　　6、完整性原則：

　　紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　擴展資料：

　　檔案整理的步驟：

　　1、目錄數(shù)據(jù)準備：

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂：

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整：

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記：

　　制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　6、裝訂：

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標準紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

　　如何做到檔案信息化管理

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。我們的檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案智能化管理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　實體檔案與數(shù)字化檔案管理方法

　　使用3Hmis檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)實體檔案資料與數(shù)字化檔案資料集中統(tǒng)一管理，并且，實體檔案資料分布存放于不同的庫房中，數(shù)字化檔案資料則集中存放于數(shù)據(jù)中心。

　　對于電子文件歸檔，將電子文件的處理痕跡一并歸檔是最佳選擇，因為，在檔案資料查閱時，可以一并了解這份文件的形成與處理過程。

　　1、實體檔案分布式管理

　　實體檔案存放于辦公室綜合檔案庫房，實體資料則可采用分布式存放的方式，在綜合檔案庫房或分布于各委員會保管，并在檔案資料管理系統(tǒng)中，通過檔案資料存放位置地圖標識實體檔案資料的存放位置。

　　2、數(shù)字化檔案信息集中統(tǒng)一管理

　　數(shù)字化檔案資料集中在數(shù)據(jù)中心集中統(tǒng)一存儲和管理，設立專用檔案資料服務器和備份磁盤陳列，以便于管理與利用。

　　3、海量數(shù)字化信息的分區(qū)存儲

　　檔案資料數(shù)字化信息，將呈快速增長態(tài)勢。為了滿足這種快速增長的需要，而又不會使一次性投入過大，我們提出了分區(qū)存儲的概念。

　　分區(qū)存儲的含義就是將數(shù)字化檔案資料信息存放在不同的磁盤分區(qū)中，我們可以在現(xiàn)有的磁盤分區(qū)快要使用完畢時，再安裝新的磁盤分區(qū)，通過簡單的設置，即可將新增的檔案資料數(shù)字化信息保存到新的分區(qū)上來。

　　4、檔案管理分工

　　由辦公室負責綜合檔案管理系統(tǒng)的全面管理與維護，并承擔檔案庫的建設與相應實體檔案的管理，各委員會可按照統(tǒng)一的規(guī)范與標準，各自負責其自有實體資料的管理及資料數(shù)字化工作。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理系統(tǒng)

　　主要實現(xiàn)干部人事檔案日常管理工作。包括對干部檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、干部任前審核、檔案轉遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務處理功能。檔案采集系統(tǒng)數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要批量完成對紙質檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。系統(tǒng)提供了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集處理能力。檔案查閱系統(tǒng)檔案查閱系統(tǒng)以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了多方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。