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訴訟檔案數(shù)字化掃描
訴訟檔案數(shù)字化掃描是將紙質(zhì)的訴訟檔案通過數(shù)字化技術(shù)進行掃描、轉(zhuǎn)換和存儲,以便于管理和查詢。數(shù)字化掃描可以使訴訟檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔、圖像或視頻等形式,然后進行存儲、歸檔和檢索。數(shù)字化掃描可以提高檔案的安全性、可靠性和可用性,減少因紙張老化、丟失或損壞等造成的風(fēng)險,同時也方便了律師、法官和其他相關(guān)人員對檔案進行查閱和使用。
參考某法院的實施細則。
第八條借閱、借調(diào)檔案須嚴(yán)格遵守保密制度。任何單位及個人借閱、借調(diào)檔案必須由辦公室主任審批,由檔案管理員辦理借閱、借調(diào)手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理員不得隨意外借檔案。
第九條借卷人不得將借閱、借調(diào)的檔案擅自轉(zhuǎn)借他人。
第十條本院各部門之間、工作人員之間不得橫向借卷,更不得擅自外借檔案。
第十一條上級法院、同級黨委、人大及檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)等政法機關(guān)的工作人員因工作需要借調(diào)檔案,借卷人必須持有單位介紹信、工作證或是身份證,根據(jù)正式調(diào)卷函件經(jīng)辦公室主任審批后,辦理借調(diào)手續(xù)。涉及國家機密、個人隱私和對社會有不良影響的案卷,不得查閱。
第十二條律師、訴訟代理人須持當(dāng)事人的授權(quán)委托書、律師執(zhí)業(yè)證、律師事務(wù)所函件或身份證,可以查閱已審理終結(jié)并歸檔的審判卷宗的正卷。
?。ㄗ⒁膺@條)第十三條當(dāng)事人持身份證,可以查閱已審理終結(jié)并歸檔的案卷正卷。
第十四條卷宗檔案借調(diào)時要當(dāng)面點清,并填寫《檔案借閱登記簿》,對借閱的卷宗檔案要妥善保管,不得拆封抽取材料,污損、毀壞、勾畫、批注、折疊或丟失。
第十五條未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得抄錄、復(fù)制檔案材料,查閱檔案時禁止吸煙,不得私自擴大利用范圍,對摘抄、復(fù)制件應(yīng)由檔案員審查蓋章。
第十六條查閱卷宗必須在檔案管理員指定的場所,并有檔案管理員在場。
第十七條檔案管理員在辦理案卷出借和退還手續(xù)時必須認真審查證件,進行登記;案卷收回時應(yīng)認真檢查、核對冊數(shù)并檢查卷宗的完整性,并對摘抄、復(fù)印的內(nèi)容與原件進行核對。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個有一定存在歷史的機構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷,取卷時注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項:
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。
法院歸檔是什么意思
法院歸檔是法院將案件訴訟文書等形成的檔案,在結(jié)案后立卷歸檔的意思。文書檔案產(chǎn)生于行政管理事務(wù)活動,除了訴訟檔案、文書檔案之外,還有會計檔案、實物檔案、基建檔案、音像檔案等。
法院歸檔的流程:
1、歸檔與驗收。案件結(jié)束后,業(yè)務(wù)部門的書記員會將紙質(zhì)檔案整理成卷后交到檔案室。檔案管理員將對照歸檔掃描交接憑據(jù)對紙質(zhì)卷宗進行形式上的核對檢查,發(fā)現(xiàn)問題后告知書記員進行更正,無法即時更正的,退回書記員重新整理后歸檔;
2、掃描。對于核查無誤的檔案,專業(yè)的掃描人員會通過掃描系統(tǒng)對訴訟檔案進行數(shù)字化掃描,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片格式存儲于服務(wù)器,形成一份完整的電子檔案;
3、入庫。整理好的檔案會由檔家管理員上架歸檔。檔案庫房有嚴(yán)格的溫濕度要求,以延長檔案的保存壽命;
4、日常記錄與巡查。為保證檔案的完好,檔案管理員會定期進行巡查。發(fā)現(xiàn)問題后,檔案管理員會及時記錄并跟進處理。
【法律依據(jù)】:
《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》第二條
人民法院行政文書的立卷歸檔工作,由文書處理部門負責(zé)。
檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案有掃描儀進行掃描,要怎么用啊,我掃描過,可傳不到數(shù)字化系統(tǒng)里面啊!急!
檔案信息化建設(shè)——檔案掃描
檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力
和時間對檔案進行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。
外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工
、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機器中數(shù)據(jù)
刪除,保證資料安全性。
外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷
,而您又不必擔(dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴(yán)格的流程管理
和豐富的文檔掃描經(jīng)驗。
文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:
1.提卷:與用戶完成點交點收手續(xù)
2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。
3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。
4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補掃。
5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。
6.圖像補掃:按照補掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應(yīng)色度一一補掃。
7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對,對錯誤及時修正。
8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。
9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。
10.成品驗收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。
掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何
一臺微機上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文
檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施;
如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)
據(jù),具有很強的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。
檔案數(shù)字化加工流程
前期檔案整理
檔案借出
從檔案室接件,填寫檔案移交清冊,一式兩份。拿到檔案后,開始核對檔案數(shù)量,數(shù)量核對無誤后簽字確認,將檔案拿回加工現(xiàn)場。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等,應(yīng)進行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會影響掃描工作進行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。
頁面修整
破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案,應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù),褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
檔案掃描
掃描方式
(1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描。
?。?)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
?。?)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
?。?)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。
?。?)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
?。?)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進行掃描。
掃描分辨率
?。?)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
?。?)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
?。?)對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進行圖像的處理。
?。?)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。
?。?)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。
?。?)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進行調(diào)整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
(1)對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
?。?)對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
圖像存儲
存儲格式
?。?)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲。
?。?)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲。
圖像文件命名
(1)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
?。?)分別建立文件夾,以文件檔號命名,并存儲對應(yīng)圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后,認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。