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書刊檔案數(shù)字化掃描

時間:2023-05-29 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  書刊檔案數(shù)字化掃描

  書刊檔案數(shù)字化掃描是指將紙質(zhì)書刊檔案進(jìn)行掃描,并將其轉(zhuǎn)換成電子文檔或圖像文件。這種數(shù)字化的過程可以使得原本需要手動查找和整理的紙質(zhì)檔案變得更加方便和易于管理,同時也提高了檔案的安全性,防止因為意外損壞或丟失而導(dǎo)致信息流失。

  數(shù)字化掃描通常包含以下幾個步驟:

  1.準(zhǔn)備工作:包括書目錄、書刊大小、掃描設(shè)備選擇等。

  2.掃描:使用專業(yè)的掃描儀進(jìn)行掃描,根據(jù)需要選擇不同的分辨率、顏色模式等設(shè)置。

  3.圖像處理:對掃描得到的圖像進(jìn)行調(diào)整、剪裁、降噪、增強(qiáng)等操作,以獲得更清晰、更具可讀性的圖像。

  4.OCR識別:對圖像進(jìn)行OCR(光學(xué)字符識別)識別,將其轉(zhuǎn)換為可編輯的文本格式。

  5.文檔轉(zhuǎn)換:將掃描得到的圖像和OCR識別的文本轉(zhuǎn)換為PDF、Word、TXT等格式。

  6.文檔歸檔:將數(shù)字化得到的文檔存儲在云端或其他存儲介質(zhì)中,同時建立索引和分類,方便管理和檢索。

  數(shù)字化掃描可以廣泛應(yīng)用于圖書館、檔案館、企業(yè)機(jī)構(gòu)等領(lǐng)域,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變,提高了檔案的利用價值和保護(hù)水平。

書刊檔案數(shù)字化掃描

  如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

  隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!

  一、掃描加工前階段

  這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

  1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

  許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

  檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

  2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  3、人員的準(zhǔn)備。

  檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  4、管理制度的完善。

  科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

  二、掃描加工中階段

  這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實質(zhì)性操作階段,是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

  1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

  做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

  2、掌握操作方法。

  在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

  掃描操作:檔案掃描儀與計算機(jī)連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。

  掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。

  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

  三、掃描加工后階段

  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。

  1、圖像檢查。

  數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進(jìn)行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍,再檢查完善。

  2、數(shù)據(jù)對接檢查。

  目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。

  3、數(shù)據(jù)存儲。

  在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

  4、數(shù)據(jù)移交。

  這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

  檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。

  檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

  檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時間對檔案進(jìn)行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

  外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

  刪除,保證資料安全性。

  外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴(yán)格的流程管理

  和豐富的文檔掃描經(jīng)驗。

  文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:

  1.提卷:與用戶完成點交點收手續(xù)

  2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

  3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。

  4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補掃。

  5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。

  6.圖像補掃:按照補掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應(yīng)色度一一補掃。

  7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對,對錯誤及時修正。

  8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。

  9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

  10.成品驗收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。

  掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

  檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施;

  如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

  任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。

  下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

  創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

  檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:

  文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

  各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

  取卷

  從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷,取卷時注意:

  準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

  依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  檔案定義

  檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。

  關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。

  拆卷

  拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

  拆卷的注意事項:

  保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。

  保持案卷的清潔。

  拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。

  取掉案卷中的金屬物。

  將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。

  為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

  注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。

  如有疑問,應(yīng)及時向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。

  錄入卷內(nèi)文件信息

  一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。

  如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

  掃描

  對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。

  3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

  如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

  掃描時的注意事項如下:

  根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

  對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

  根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。

  將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

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檔案整理檔案數(shù)字化

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