加強(qiáng)退休服務(wù)中心的人事檔案管理，有助于提升退休服務(wù)中心的人力資源管理工作效率，對(duì)退休服務(wù)中心退休人員的綜合穩(wěn)定工作也有保駕護(hù)航的重要作用。但在實(shí)際工作中，受各類歷史原因及內(nèi)外因素的影響，人事檔案管理質(zhì)量和效率較低的問(wèn)題日益凸顯。本文通過(guò)深入分析退休服務(wù)中心人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出具體對(duì)策建議，以期有效提升人事檔案管理質(zhì)量、保障服務(wù)水平。

一、引言

企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)人員到了法定退休年齡，退休服務(wù)中心人力資源管理部門需去社會(huì)保障處辦理為其退休手續(xù)，人事檔案材料不全將影響其工齡的認(rèn)定，進(jìn)而影響正常退休手續(xù)的審批及待遇核算工作。這些問(wèn)題的存在不僅影響退休人員正常退休手續(xù)的辦理，還嚴(yán)重影響了人力資源部門的工作效能。要有效提升退休服務(wù)中心人事檔案管理水平，就需要深入分析人事檔案管理工作中存在的各類問(wèn)題，并根據(jù)當(dāng)前工作現(xiàn)狀提出具體的對(duì)策和建議，以滿足人力資源管理工作的需求。

二、退休服務(wù)中心檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）因歷史原因，人事檔案材料嚴(yán)重缺失

人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績(jī)廉的，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、影像等形成的檔案。人事檔案材料是指各單位組織、人事等有關(guān)部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)以及工作變動(dòng)等情況。[1]當(dāng)前，人事檔案管理受各類歷史原因及內(nèi)外因素的影響，人事檔案管理不規(guī)范，材料缺失嚴(yán)重。諸如下鄉(xiāng)材料、畢業(yè)生登記表、知青工齡、女干部轉(zhuǎn)工人的崗位變動(dòng)表、特殊工種記載年限等材料不全，需要單位或個(gè)人去補(bǔ)全相關(guān)材料。在過(guò)去的人事檔案管理體制下，與退休審批工作脫節(jié)，無(wú)規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的人事檔案管理體制。雖然近年來(lái)人事檔案管理在退休審批工作的作用下得到了很大程度的改善，但大都因?yàn)闅v史原因，檔案材料缺失嚴(yán)重，查漏補(bǔ)缺的工作需要人力和物力的多方協(xié)同配合。

（二）人事檔案管理力量薄弱，人事檔案管理質(zhì)量不高

對(duì)于退休服務(wù)中心人事檔案管理工作而言，其在退休服務(wù)中心的管理服務(wù)工作中的作用不容小覷。如果檔案材料不全，沒(méi)能及時(shí)辦理正常退休手續(xù)，會(huì)間接引發(fā)退休人員上訪。在目前工作人員編制有限的情況下，人事檔案管理人員多為兼職，且變動(dòng)頻繁。人力資源管理部門的日常業(yè)務(wù)比較繁重，兼職人員無(wú)暇收集整理相關(guān)檔案材料，人事檔案管理質(zhì)量不高。部分管理人員認(rèn)為自己保管材料能夠方便工作，沒(méi)有及時(shí)上交材料給人事檔案管理人員集中管理，造成部分檔案資源流失或損毀。

（三）管理方式落后，手工管理居多

當(dāng)前，人事檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索、查閱大多為手工管理，人事檔案的使用效率較低。

三、退休人事檔案管理的對(duì)策建議

（一）集中力量進(jìn)行人事檔案的核查工作，盡早查漏補(bǔ)缺

集中人力、財(cái)力和物力進(jìn)行人事檔案的核查工作，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一核查，整理缺失材料明細(xì)，盡早查漏補(bǔ)缺，為退休審批工作做好基礎(chǔ)工作，按照十大類分別進(jìn)行材料的收集及整理工作。對(duì)新增內(nèi)部退養(yǎng)人員的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，材料齊全后方予以接收。[2]一是履歷類材料;二是自傳和思想類材料;三是考核鑒定類材料;四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料;五是政審、審計(jì)和審核類材料;六是黨團(tuán)類材料;七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料;八是違規(guī)、違紀(jì)、違法、處理、處分類材料;九是工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料;十是其他可供組織參考的材料。

（二）設(shè)立專崗管理人事檔案，規(guī)范完善人事檔案的相關(guān)制度

加強(qiáng)退休服務(wù)中心對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及重視，設(shè)立專崗管理人事檔案，規(guī)范完善人事檔案的相關(guān)制度，將管理與服務(wù)相結(jié)合。

（三）對(duì)各類人事檔案的分散材料進(jìn)行分類并及時(shí)歸檔

對(duì)各類人事檔案的分散材料進(jìn)行分類并及時(shí)歸檔。首先，對(duì)材料進(jìn)行鑒定，檢查是否重復(fù)、錯(cuò)誤或不屬于歸檔范圍的材料，對(duì)屬于歸檔的材料進(jìn)行加工，整理成合格的入檔材料;其次，按十大類的原則進(jìn)行分類;最后，按檔案材料形成時(shí)間及內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序、編號(hào)、歸檔。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)審批退休的主要材料進(jìn)行掃描，建立個(gè)人的人事電子檔案。例如，審批退休常用的主要資料如招工表、畢業(yè)生登記表，最早記載出生日期的表，轉(zhuǎn)正定級(jí)表，內(nèi)部退養(yǎng)審批表，女干部崗位變動(dòng)表等，對(duì)其進(jìn)行掃描歸檔。對(duì)目前退休人員核補(bǔ)回來(lái)的歷年的下鄉(xiāng)花名冊(cè)或招工花名冊(cè)進(jìn)行掃描后，按時(shí)間歸檔，便于其他同類人員使用，提高人事檔案材料的使用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

本文從缺失材料等方面，對(duì)退休服務(wù)中心人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了相關(guān)對(duì)策建議，旨在提高退休服務(wù)中心各管理人員對(duì)人事檔案管理的重視程度，進(jìn)而根據(jù)自身情況采取一定的改善措施，并在探索和實(shí)踐中完善人事檔案管理制度，提高服務(wù)水平，發(fā)揮其實(shí)效性，為退休人員隊(duì)伍穩(wěn)定和社會(huì)安定保駕護(hù)航。