江門檔案數(shù)字化掃描

　　江門檔案數(shù)字化掃描是指將江門市內(nèi)的各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子格式，以方便管理和利用。數(shù)字化掃描可以提高檔案信息的存儲效率、保護(hù)檔案資料和易查找。

　　數(shù)字化掃描需要專業(yè)掃描設(shè)備和技術(shù)人員來完成，同時(shí)還需要對掃描出來的電子文件進(jìn)行分類整理和歸檔管理。數(shù)字化掃描可以大幅提升檔案管理的效率和質(zhì)量，為江門市文化遺產(chǎn)的保護(hù)和傳承提供了更加有效的手段。

　　檔案數(shù)字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等過程實(shí)現(xiàn)全生命周期的自動(dòng)化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價(jià)值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫：根據(jù)國家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類，進(jìn)行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。

　　6、檔案統(tǒng)計(jì)：運(yùn)用中博奧統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值以及年限，進(jìn)行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價(jià)值的檔案，在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄，將相對應(yīng)的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時(shí)還適用于自動(dòng)化辦公應(yīng)用。基本上一個(gè)軟件就能夠滿足一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，不同人員的辦公需求。

　　檔案裝訂孔數(shù)字化掃描要修圖嗎?

　　不需要。檔案數(shù)字化工作的流程如下：

　　1、首先對數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字圖像、黑白二值圖像、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像、分辨率、失真度、可懂度、圖像壓縮的定義。

　　2、其次紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求。

　　3、最后檔案掃描，圖像處理。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3)陽光政務(wù)提升形象

　　庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的？

　　檔案數(shù)字化加工流程

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　　（1）對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（3）對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　　（2）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應(yīng)圖像文件。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。