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原生的電子檔案還用再打印一套紙質(zhì)的嗎?

時間:2022-04-06 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

編者薦語:

推薦因觀點不同。檔案不是文件,電子文件單套不等于電子檔案要單套。電子檔案打印紙質(zhì)保存,只是檔案異質(zhì)保存的一種, 是傳統(tǒng)也符合信息冗余要求。在存貯介質(zhì)轉(zhuǎn)換時代,選擇保守的雙套策略,可以避免竹轉(zhuǎn)紙后紙質(zhì)滅失的重演。重要檔案紙質(zhì)化也是將來的非遺保護(hù)

長期以來,受“雙套制”的約束,原生電子檔案還需保存一套紙質(zhì)或者縮微形式的,以防電子文件存貯載體出問題,里面的文件無法讀取。


實踐證明,這一做法確實對電子檔案起到了很好的保護(hù)作用。


那些雙套保存的,大多經(jīng)受住了時間的考驗,存了下來。


而那些沒來得及雙套存儲的,尤其是只保存在3.5寸軟盤中的檔案,內(nèi)容基本上再無法讀取。


而且,檔案雙套保存,也是相關(guān)法規(guī)的明確要求。


2009年,中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》第十六條明確指出,具有永久保存價值的電子檔案,應(yīng)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時歸檔。


既然上邊有規(guī)定,實施起來又能確保檔案安全,沒理由不照章執(zhí)行。


但是,隨著信息化的不斷深入,再繼續(xù)走雙套制這條路,就有點力不從心了。


一方面,電子文件不再以文書檔案為主,聲音、動畫、3d、數(shù)據(jù)庫等文件大批量生成,這其中有些文件根本無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)的。


即使想雙套保存也心有余而技不足。

另一方面,那些能夠轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件的電子文件,由于體量日益龐大,打印機(jī)看見都瑟瑟發(fā)抖,以致于午休時候辦公室那臺富士打印機(jī)就老托夢問我:你們檔案員的主食到底是水稻、小麥還是A4紙???!


轉(zhuǎn)換成本實在太高,實在不具長期可行性。


時至今日,檔案人員、辦文人員以及打印機(jī)都在想,電子文件到底能不能不要再打印紙質(zhì)的?


我的看法是:能。


首先,只保存電子文件于法有據(jù)。


新《檔案法》第三十七條已明確規(guī)定,只要滿足一定條件,電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。


而滿足這些條件并不困難,確保來源可靠,目前通過電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)可以實現(xiàn)。


確保程序規(guī)范,通過制度約束和電子文檔流程設(shè)計就能滿足。


確保要素合規(guī),通過明確電子文件需要捕獲的數(shù)據(jù)種類、內(nèi)容也不是啥大問題。


而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展,對這三個條件的滿足只會愈加充分。


其次,實踐證明單套制管理具有可行性。


上海自貿(mào)區(qū)檔案管理方案是單套制管理的典型案例。


上海市檔案局與自貿(mào)區(qū)管委會通過“制度+管理+技術(shù)”的路徑,已先一步開展了電子檔案的“單套制”管理,不再費(fèi)時費(fèi)力打印紙質(zhì)文件,而且還將這一模式在浦東新區(qū)進(jìn)行了復(fù)制。


足以證明,自貿(mào)區(qū)單套制管理經(jīng)驗既具有可操作性,又具有可復(fù)制性。


其中的制度建設(shè)、管理要求、技術(shù)手段與目前的數(shù)字檔案室(館)建設(shè)策略無甚差別。


也就是說按照《數(shù)字檔案室(館)建設(shè)指南》,基本可以在全國鋪開檔案單套制管理工作。


所以,目前對原生的電子檔案進(jìn)行單套制管理,不再打印紙質(zhì)檔案,個人認(rèn)為已具備法理和實踐基礎(chǔ),可以開展。


但為什么很多單位遲遲沒有踏出這一步呢?


我想可能是還存在一些困難。


一是具體干活的要清楚整個流程如何設(shè)計、系統(tǒng)功能如何實現(xiàn)。


這對檔案人員是個挑戰(zhàn),有可能第一次搞檔案數(shù)字化,第一次找系統(tǒng)開發(fā)公司,第一次提功能需求,信息化建設(shè)過程中會遇到哪些細(xì)節(jié)問題心里沒譜,能否讓乙方理解自己的想法并實現(xiàn)是個未知數(shù)。


就像一個新兵,還沒積累太多實戰(zhàn)經(jīng)驗,甚至還沒在紙上談過兵法,就得上陣作戰(zhàn),失敗的概率會比較大。


二是各業(yè)務(wù)部門也要有較高的電子化程度。


如果一個單位只檔案部門自己搞信息化,其他業(yè)務(wù)部門還是沿襲傳統(tǒng)工作方式或信息化程度參差不齊,這種情況下想要實現(xiàn)單套制管理就存在先天不足,基本上不具備實現(xiàn)條件。


三是檔案行業(yè)總體的實踐時間、實踐范圍還不夠,可能存在尚未發(fā)現(xiàn)或預(yù)料到的風(fēng)險。


雖然技術(shù)上可行,但搞單套制的單位太少,樣本有限,而且開展時間不長,風(fēng)險暴露并不充分,不得不讓檔案人員有所顧忌。


所以,就造成了目前兩難的處境:搞單套制,出問題咋整?畢竟考慮再多也沒有絕對的安全。


不搞,電子檔案越來越多,雙套制已經(jīng)成了一個雞肋。


該怎么辦?


我的看法是勇敢向前。


實質(zhì)上我們根本沒有退路,猶豫越久,電子檔案數(shù)量越多,完全紙質(zhì)化的可能性越低,同時又沒有積極想辦法推進(jìn)單套制發(fā)展,時間白白浪費(fèi),電子檔案出問題的風(fēng)險也在持續(xù)增加。


因此,下定決心,盡快實現(xiàn)單套制轉(zhuǎn)型,反而能夠提高電子檔案的安全性,不失為理性的選擇。


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