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一、總則
?。ㄒ唬┕救耸聶n案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調(diào)動及管理分析的工具之一,也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強人事檔案的有效管理,制定人事檔案管理制度。
?。ǘ┤耸聶n案具有以下特性:
1.真實性:這是員工個人經(jīng)歷和德才情況真實記錄;
2.保性:它界黨和國家的機;
3.可靠性:它必須具有完備的手續(xù);
4.獨立性:它是以個人為立案單位。
?。ㄈ┕救耸聶n案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。
二、人事檔案的歸檔范圍
(一)組織人事部門應(yīng)當(dāng)歸檔的材料包括:
1.干部履歷表;
2.中層干部任免、聘任及解聘材料;
3.科技干部技術(shù)職稱確定呈報表;
4.大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表;
5.各類干部的簽訂材料;
6.出國人員審批表及出國人員鑒定表;
7.學(xué)歷證明;
8.干部退休、離休審批表;
9.干部違紀處分決定、批復(fù)等綜合材料,以及本人檢查、交代、申訴材料;
10.取消或撤銷行政違紀處分決定、批復(fù)、平反決定材料及本人申訴材料;
11.后備干部考核材料及登記表;
12.工程技術(shù)人員和業(yè)務(wù)管理人員獎勵材料;
13.大中專畢業(yè)生、對調(diào)和單調(diào)干部以及專業(yè)干部檔案;
14.發(fā)展新黨員有關(guān)材料,如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請;
15.中國共產(chǎn)黨黨員登記表;
16.公司以上先進獎勵材料;
17.中國共產(chǎn)黨黨員退黨的有關(guān)材料;
18.預(yù)備黨員延長預(yù)備期及取消預(yù)備黨員資格材料;
19.中共黨員違紀處分決定,批復(fù)及處分的甄別材料及平反決定材料。
(二)勞資部門應(yīng)歸檔的材料主要有:
1.員工登記表;
2.各種審批表:如勞動合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學(xué)徒工定級審批表、復(fù)職審批表及要害作業(yè)崗位審批表;
3.各類生產(chǎn)工人檔案;
4.工人行政違紀處分決定及本人檢查材料;
5.撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;
6.退職、退休人員提高待遇審批表;
7.開除廠籍及解除合同的有關(guān)材料。
?。ㄈ┍Pl(wèi)部門應(yīng)歸檔的材料主要有:
1.各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;
2.刑事處分材料;
3.勞動教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關(guān)材料。
?。ㄋ模┕竟?yīng)歸檔的材料主要有:
1.公司級以上先進生產(chǎn)者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事跡材料;
2.干部、工人死亡后組織上寫的悼詞;
3.干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。
?。ㄎ澹﹫F委應(yīng)歸檔的材料主要有:
1.入團志愿書、入團申請書;
2.退團申請書及退團登記表;
3.團員及團干部各種獎勵材料;
4.團員違紀處分材料及撤銷處分的決定;
5.團員各種鑒定材料。
三、人事檔案的管理
?。ㄒ唬┤耸聶n案歸檔要求
1.歸檔的材料及名稱(或標題)應(yīng)確切、清楚,并寫在材料醒目的位置。
2.歸檔的材料,應(yīng)鋼筆或毛筆書寫,字跡工整、清晰。
3.歸檔的材料或表格,一律用十六開紙書寫或印刷,如必須用大號開紙印刷,允許按16開折頁。
4.形成材料的部門要認真填寫以下內(nèi)容:
?。?)形成材料的部門應(yīng)蓋公章;
?。?)單位負責(zé)人應(yīng)簽字;
?。?)個人形成的材料,形成材料人應(yīng)簽字;
?。?)填寫形成材料的年、月、日。
?。ǘ┤耸聶n案的保管要求:
1.對存放檔案的庫房要求,主要有:
(1)庫房清潔、適用和牢固;
?。?)有防盜及防火措施和工具;
(3)既能防潮,又能防曬;
(4)有防蟲及防鼠措施。
2.按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定,必須做到認真鑒別,分類準確編排有序,目錄清楚,裝訂整齊,達到檔案、卡片、人員、名冊四統(tǒng)一。
3.定期與不定期檢查案卷的擺放裝置,各項安全措施及庫房周圍的環(huán)境情況,若發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。
4.經(jīng)常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施糾正。
5.每半年進行一次抽查,每年進行一次全面檢查。
四、人事檔案的借閱
(一)凡因下列需要借閱人事檔案,必須辦理借閱手續(xù):
a調(diào)資;b提級考核;c調(diào)動工作;d任免事項;e政審;f組織處理;g入黨;h出國;I離、退休等。
?。ǘ┎殚喨耸聶n案的手續(xù)
1.只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱,一般不外借;必須外借時,需經(jīng)有關(guān)組織部門領(lǐng)導(dǎo)批準,但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。
2.查閱人事檔案人員,對檔案應(yīng)嚴加保,不得向無關(guān)人員泄。
3.查閱人事檔案時,不準在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復(fù)印。
4.閱檔時必須抄錄有關(guān)材料,需經(jīng)檔案室主管人員同意。
5.組織、人事、紀委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時,須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
6.單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續(xù):
?。?)由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。
?。?)黨委組織部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料。
?。?)證明材料由黨委組織部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
五、人事檔案的傳遞
1.人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出,人事檔案部門要審批手續(xù)完備,登記清楚,責(zé)任明確。
2.凡員工調(diào)動工作,做到人事檔案隨人走,避免人事檔案與人的工作單位不一致。
3.凡調(diào)往外省、市的工人、干部,其本人檔案內(nèi)黨委組織部門負責(zé)郵遞。
4.人事檔案轉(zhuǎn)遞方式
?。?)外省、市人事檔案,以機件掛號郵寄,嚴包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。
?。?)市內(nèi)人事檔案,由對方單位派人持介紹信提取,一般不應(yīng)郵寄,不得本人攜帶。