——“節(jié)慶”檔案如何整理？這些事兒你要知道

月餅美酒一相逢，勝卻人間無數(shù)。今年的十月，“中秋”“國(guó)慶”19年一遇，人潮涌動(dòng)處，笑靨如花，江山多嬌，各種小歡喜小團(tuán)圓美不勝收。

每逢節(jié)慶，作為檔案人，您可能會(huì)不由自主思索，重大節(jié)慶活動(dòng)的檔案如何收集整理？結(jié)合國(guó)家檔案局《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿），我談幾點(diǎn)個(gè)人想法。

01

一是事前主動(dòng)參與，賽過事后跑斷腿

重大節(jié)慶活動(dòng)通常參與單位眾多，其形成資料分布廣泛，涵蓋各個(gè)行業(yè)，而節(jié)日過后參與人員基本上就各奔東西了，檔案人員如果事先不策劃，事后想將資料收集齊全完整，難度不是一般的大。

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十三條規(guī)定：責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案主管部門確定的年度工作任務(wù)制定實(shí)施計(jì)劃和檔案管理方案，明確檔案負(fù)責(zé)部門和人員，并按工作程序和要求形成歸檔文件材料。也就是說，檔案人一定要未雨綢繆，將重大節(jié)日活動(dòng)檔案的收集列入年初工作計(jì)劃，而且在節(jié)慶活動(dòng)前夕要積極與活動(dòng)籌委會(huì)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接，根據(jù)各個(gè)單位或部門承擔(dān)的任務(wù)，列出歸檔明細(xì)清單，明確兼職檔案員職責(zé)，提出具體工作要求。當(dāng)然，如果能直接加入到活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)中，將檔案收集工作作為活動(dòng)的一個(gè)組成部分，那就更好了。條件允許的話，還可在節(jié)慶活動(dòng)前夕，向各部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員提供“快餐式”檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高這部分人員的工作技能和獨(dú)立工作能力，收集質(zhì)量有望達(dá)到事半功倍之效。

二是文書與聲像檔案互為補(bǔ)充，方能呈現(xiàn)原汁原味的歷史

文書檔案主要包括籌備委員會(huì)及下屬單位形成的各種文件，一般通過OA平臺(tái)傳送，這部分內(nèi)容比較好收集。聲像檔案包括數(shù)碼照片、音視頻等，它通過畫面、聲音等形式將事件生動(dòng)地展現(xiàn)在人們面前，使利用者產(chǎn)生“身臨其境”的感覺。主要包括節(jié)慶籌備期間的訓(xùn)練照片、活動(dòng)配樂、選用歌曲等，活動(dòng)當(dāng)天的展臺(tái)展板圖紙、模型、PPT文件及選用的各種物品的照片、實(shí)物和航拍城市照片等。

實(shí)際工作中，聲像與實(shí)物檔案總是容易缺失，這其實(shí)是一個(gè)比較奇怪的現(xiàn)象。因?yàn)樵诨ヂ?lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，快手、抖音、微信等各種平臺(tái)，幾乎事事有記載、人人有記錄，可為什么一旦要?dú)w檔移交，這些素材就好像突然人間蒸發(fā)了，沒有著落了呢？是責(zé)任沒有落實(shí)到位，還是收集方式待改進(jìn)，個(gè)中原因還需要檔案人好好琢磨。

三是整理方法要思慮周全，便于查考是原則

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對(duì)全宗設(shè)置作了詳細(xì)規(guī)定：責(zé)任部門為一個(gè)單位如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當(dāng)如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會(huì)問，各個(gè)全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動(dòng)檔案怎樣在第一時(shí)間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個(gè)題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時(shí)，將數(shù)據(jù)庫(kù)信息中的“備注”欄標(biāo)識(shí)“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”，檢索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會(huì)一目了然。

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動(dòng)全部檔案也可以設(shè)立專題進(jìn)行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理。例如，將“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目，通過劃分籌備、彩排、開場(chǎng)、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個(gè)人的形成資料全過程納入項(xiàng)目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個(gè)門類的活動(dòng)資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時(shí)間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對(duì)全宗設(shè)置作了詳細(xì)規(guī)定：責(zé)任部門為一個(gè)單位如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當(dāng)如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會(huì)問，各個(gè)全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動(dòng)檔案怎樣在第一時(shí)間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個(gè)題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時(shí)，將數(shù)據(jù)庫(kù)信息中的“備注”欄標(biāo)識(shí)“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”，檢索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會(huì)一目了然。

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動(dòng)全部檔案也可以設(shè)立專題進(jìn)行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理。例如，將“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目，通過劃分籌備、彩排、開場(chǎng)、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個(gè)人的形成資料全過程納入項(xiàng)目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個(gè)門類的活動(dòng)資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時(shí)間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對(duì)全宗設(shè)置作了詳細(xì)規(guī)定：責(zé)任部門為一個(gè)單位如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當(dāng)如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會(huì)問，各個(gè)全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動(dòng)檔案怎樣在第一時(shí)間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個(gè)題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時(shí)，將數(shù)據(jù)庫(kù)信息中的“備注”欄標(biāo)識(shí)“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”，檢索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會(huì)一目了然。

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動(dòng)全部檔案也可以設(shè)立專題進(jìn)行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理。例如，將“2020年國(guó)慶中秋慶?；顒?dòng)”當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目，通過劃分籌備、彩排、開場(chǎng)、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個(gè)人的形成資料全過程納入項(xiàng)目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個(gè)門類的活動(dòng)資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時(shí)間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

原創(chuàng) 專欄作者：黃琥