編者薦語(yǔ)：

　　又是少用，又是被動(dòng)，這理論是不是太那個(gè)了......是的，有些理論有道理就有道理在其內(nèi)在規(guī)律性不討喜、不從眾，不隨大流。承認(rèn)這種道理，不僅需要理智，還需要些雅量。

　　檔案利用的用少性是檔案利用的被動(dòng)性決定的

　　——新《檔案法》與《檔案館利用五定律》之八

　　所謂檔案利用的被動(dòng)性，指的是利用者利用檔案大都是被動(dòng)的，而不是主動(dòng)的。大都是受某些因素的影響而被動(dòng)利用檔案，或者由于其他途徑解決不了問(wèn)題，而不得不被動(dòng)的利用檔案，或者只有利用檔案這一種唯一的方式解決問(wèn)題，而無(wú)奈地不得不被動(dòng)的利用檔案。

　　檔案利用的被動(dòng)性決定了利用檔案的不會(huì)多，也就決定了檔案利用的用少性。檔案利用的被動(dòng)性也決定了檔案利用工作的被動(dòng)性。這正是不少學(xué)者指出的：“一般說(shuō)來(lái)，檔案利用工作只能根據(jù)利用者的需要來(lái)進(jìn)行，有一定被動(dòng)性?！?/p>

　　[1]當(dāng)然，也有不少學(xué)者在呼吁檔案館的檔案利用工作要變被動(dòng)為主動(dòng)，直到今天仍有不少學(xué)者還在呼吁要主動(dòng)提供檔案利用。然而，幾十年過(guò)去了依然如故，呼吁并沒(méi)有起多大作用，也沒(méi)有改變檔案被動(dòng)利用的現(xiàn)實(shí)，這足以說(shuō)明檔案利用的被動(dòng)性是檔案利用固有的特性，無(wú)論檔案館人如何主動(dòng)服務(wù)都不會(huì)增加對(duì)檔案的利用，也不會(huì)提高檔案利用者利用檔案的主動(dòng)性。

　　檔案利用的被動(dòng)性是受政策、利益、利用者因素等的影響，而民生檔案的利用則是受政策、利益與利用者因素等多重作用促成的，其實(shí)質(zhì)既沒(méi)有改變檔案利用的被動(dòng)性，也沒(méi)有增加檔案的利用率，更沒(méi)有改變檔案的用少性。

　　1檔案利用受政策的影響

　　國(guó)家及各地的政策深深地影響著檔案的利用，“一定時(shí)期國(guó)家的政策對(duì)利用者的檔案需求產(chǎn)生著巨大的影響，決定了檔案需求的一般特點(diǎn)及其發(fā)展的總趨勢(shì)?！?/p>

　　[2]也就是說(shuō)檔案利用者利用檔案大都是被動(dòng)地由國(guó)家及各地的政策所左右?？v觀近40年來(lái)檔案館全面開(kāi)展檔案利用的歷史，無(wú)不是如此。20世紀(jì)70年代末到80年代初，全國(guó)大規(guī)模地開(kāi)展撥亂反正、平反冤假錯(cuò)案而形成的利用檔案高潮，就是落實(shí)國(guó)家出臺(tái)相關(guān)政策的結(jié)果。

　　而20世紀(jì)80年代中、后期，在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展的編史修志工作促成的檔案館館藏檔案大量利用的又一高潮，同樣也是落實(shí)國(guó)家及各地的政策的結(jié)果。至于近些年大力開(kāi)展的民生檔案利用工作，則更是國(guó)家及各地的政策影響的結(jié)果，作為廣大普通公民來(lái)說(shuō)，只能是被動(dòng)接受這些政策的影響而被動(dòng)地去利用檔案。

　　對(duì)于政策對(duì)檔案的利用影響，有不少分析檔案利用統(tǒng)計(jì)的文獻(xiàn)都提到了這一點(diǎn)。如：閆俊麗、何惠光認(rèn)為：“利用率上升與國(guó)家和地方政策的出臺(tái)及中心工作有關(guān)?！?/p>

　　[3]韓李敏,吳新宇認(rèn)為：“各項(xiàng)政策與黨和政府中心工作的變化，對(duì)檔案利用產(chǎn)生直接影響?！?/p>

　　[4]而對(duì)民生檔案的利用以及對(duì)公民個(gè)人利用檔案的影響更深。如：張連星認(rèn)為：“國(guó)家政策的出臺(tái)是引發(fā)公民個(gè)人利用檔案行為的關(guān)鍵因素”。

　　[5]這里需要說(shuō)明的一點(diǎn)，這里說(shuō)的檔案利用受政策的影響，并不包括檔案利用政策。檔案部門(mén)出臺(tái)的一些意在促進(jìn)檔案利用的政策，并不能增加檔案利用者的需求，也不能提高檔案的利用率，也就是說(shuō)檔案利用政策對(duì)檔案利用需求的擴(kuò)大與提高的影響很小。早在1996年就有學(xué)者提出：“社會(huì)和檔案部門(mén)本身加強(qiáng)檔案宣傳工作，就能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移，使某些潛在的欲望變?yōu)槊黠@的行動(dòng)；若改變檔案的利用政策和環(huán)境，也能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移，如使某些不能利用的檔案變?yōu)榭梢岳谩薄?/p>

　　[6]然而，20多過(guò)去了，雖然，檔案宣傳工作已經(jīng)成為常態(tài)，而且宣傳規(guī)模越來(lái)越大，也出臺(tái)了開(kāi)放檔案政策、發(fā)布了檔案法規(guī)規(guī)定經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)等類檔案可以隨時(shí)開(kāi)放，還出臺(tái)了取消檔案利用收費(fèi)的政策，可以說(shuō)檔案利用的政策和環(huán)境已經(jīng)相當(dāng)?shù)暮昧?。但是，檔案利用者的需求并沒(méi)有誘導(dǎo)出來(lái)具有巨大的潛力，檔案利用的巨大潛力也沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。相反，檔案的利用幾乎一直還在低谷中徘徊。

　　2檔案利用受利益的影響

　　大多數(shù)檔案利用者都是受到利益的影響而到檔案館利用檔案的。也就是說(shuō)檔案館的檔案利用是是有條件的，這個(gè)條件就的利益，影響檔案館利用檔案的利益可以分為兩方面。一方面就是國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的權(quán)益受到侵害損失或?qū)⒁艿角趾p失，這時(shí)檔案利用者不得不被動(dòng)地去利用檔案來(lái)爭(zhēng)取挽回或避免自己的權(quán)益受到侵害損失或?qū)⒁艿角趾p失。這是由于要挽回或避免自己的權(quán)益受到侵害損失或?qū)⒁艿角趾p失，就需要有證據(jù)，而如果權(quán)益人沒(méi)有其他證據(jù)的情況下，到檔案館利用檔案的憑證價(jià)值來(lái)為自己提供證據(jù)，就成為最好的選擇?！皺n案館館藏的大量有憑證作用的檔案，只有在國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的權(quán)益受到影響、侵害損失、或發(fā)生權(quán)益糾紛時(shí)，有關(guān)社會(huì)組織或個(gè)人才會(huì)對(duì)它們產(chǎn)生利用需求”，“國(guó)家、社會(huì)組織、個(gè)人的權(quán)益受到了影響、侵害、損失、或發(fā)生了權(quán)益糾紛，雖然可以憑借檔案館保存的檔案使問(wèn)題得到解決或處理，但所造成的不良影響一般難以完全消除，損失一般難以完全挽回，因而任何社會(huì)組織和個(gè)人都不希望此類問(wèn)題發(fā)生”。

　　[7]所以，對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，不是被利用得越多越好，而是越少越好。由于現(xiàn)在社會(huì)安定，雖然，檔案館保存大量的檔案，但是，被利用的卻不多，這正是社會(huì)安定的表現(xiàn)。如果人們都為維護(hù)自己被侵害的利益而大量地來(lái)到檔案館利用檔案為其解決問(wèn)題而提供證據(jù)的話，那是可悲的而不是可喜的。因而，對(duì)檔案利用的少，才是正常的現(xiàn)象，而利用的多反而是不正常的。像20世紀(jì)80年代初撥亂反正平反冤假錯(cuò)案中而出現(xiàn)的檔案利用高潮，實(shí)際是特定條件下的特殊現(xiàn)象，是非正?，F(xiàn)象。實(shí)質(zhì)是為治理“文革”后遺癥而出現(xiàn)的檔案利用高潮?，F(xiàn)在恐怕沒(méi)人希望再來(lái)一次“文革”，而后再進(jìn)行一次撥亂反正平反冤假錯(cuò)案而出現(xiàn)檔案利用高潮吧！

　　影響檔案館利用檔案的利益另一方面是為獲得利益而到檔案館利用檔案。尤其是近些年民生檔案利用的大部分都是為獲得利益而到檔案館利用檔案的。也許會(huì)有人說(shuō)近些年民生檔案的大量利用，說(shuō)明檔案不是利用的越少越好，而是檔案的利用的越多越好，利用的越多說(shuō)明檔案館主動(dòng)服務(wù)了民生，為廣大人民群眾獲得利益服務(wù)，說(shuō)明檔案體現(xiàn)了其價(jià)值。也許還有人會(huì)說(shuō)，利用民生檔案都主動(dòng)來(lái)利用的，說(shuō)明都是這些年檔案部門(mén)抓民生檔案工作抓出了成效。其實(shí)這都是表面現(xiàn)象，民生檔案的相對(duì)大量地被利用，仍然是特定條件下的特殊現(xiàn)象，也是非正常現(xiàn)象。實(shí)質(zhì)是我國(guó)在深化改革中不斷出臺(tái)調(diào)整利益分配政策的結(jié)果，這些政策的出臺(tái)大都是為了解決一些歷史遺留問(wèn)題或者是在改革過(guò)程中逐步積攢的一些問(wèn)題。說(shuō)是利用民生檔案獲得利益，其實(shí)檔案利用者是國(guó)家或地方出臺(tái)政策的受益者，而不是檔案館檔案的受益者。這些政策的受益者如果拿不出有關(guān)的證明材料，就將要受到利益損失，這時(shí)利用者才會(huì)不得不被動(dòng)地到檔案館來(lái)利用相關(guān)檔案以獲得得到相關(guān)利益的證據(jù)以避免相關(guān)的利益受到損失。顯然，避免相關(guān)的利益受到損失才是利用民生檔案的唯一目的，這實(shí)質(zhì)上與上述第一方面的影響是一樣的。

　　近些年來(lái)民生檔案利用率高，實(shí)際只是相對(duì)高，是相對(duì)于文書(shū)檔案的利用來(lái)說(shuō)的。這些檔案的利用對(duì)于此類檔案來(lái)說(shuō)利用的仍然是少數(shù)。因?yàn)檫@些檔案涉及的當(dāng)事人不可能人人都發(fā)生問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題的畢竟是少數(shù)，而且以歷史遺留問(wèn)題居多。

　　3檔案利用受利用者因素的影響

　　檔案利用還受利用者因素的影響，一般情況下大都是利用者手頭上或者就近沒(méi)有或者找不到所要用的材料時(shí)，才會(huì)被動(dòng)地不得不到檔案館查找相關(guān)的檔案材料，這也符合效益原則，沒(méi)有人會(huì)有事沒(méi)事地浪費(fèi)時(shí)間舍近求遠(yuǎn)地大老遠(yuǎn)跑到檔案館去查檔案。下面就以檔案館利用常見(jiàn)的幾項(xiàng)查檔目的做一些簡(jiǎn)要的分析。

　　3.1編史修志。雖然，有“檔案是方志之骨”之說(shuō)，但是，檔案館保存的檔案并非是編史修志的唯一材料。檔案館接待的大多數(shù)編史修志者都是各個(gè)單位的撰寫(xiě)人員，他們?cè)诮邮芰司帉?xiě)任務(wù)后，首先，是看看自己手頭上有什么材料。然后，再在本單位內(nèi)收集查找相關(guān)材料，比如本單位發(fā)的文件、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議材料匯編等，本單位曾經(jīng)編寫(xiě)的志書(shū)、年度文件匯編、專題文件匯編、工作簡(jiǎn)報(bào)匯編、歷年年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記、組織沿革等等。最后，沒(méi)有這些材料或者這些材料中沒(méi)有涉及到的內(nèi)容，才會(huì)到檔案館去查閱本單位以往的檔案。從中可以看出編史修志實(shí)際到檔案館查閱的檔案是很少一部分。

　　3.2工作查考。工作查考與編史修志很相仿，如果查考者平時(shí)注重收集和存在有關(guān)材料，加上單位檔案工作做得好，比如各種檔案編研材料編寫(xiě)的種類多，那么，他們也會(huì)很少因工作查考需要到檔案館利用檔案。對(duì)于工作查考還有個(gè)現(xiàn)象就是利用率不斷下降，這是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。如有人統(tǒng)計(jì)：“2008年利用檔案進(jìn)行工作查考和編史修志的還占全年利用數(shù)量的71%，到2012年已經(jīng)下降到35%?！?/p>

　　[8]工作查考利用檔案的下降的原因是由于近些年復(fù)印機(jī)的大量使用、計(jì)算機(jī)的大量使用以及辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的普及，使工作查考者保存信息材料更加方便，查找相關(guān)信息也更加方便，查找途徑也多種多樣。到檔案館查找利用檔案的幾率也就越來(lái)越少。

　　3.3學(xué)術(shù)研究。學(xué)術(shù)研究利用是學(xué)者們一直期盼的檔案利用大戶，但是，學(xué)術(shù)研究檔案利用幾十年來(lái)卻是檔案利用中最少的一部分，尤其的在市縣一級(jí)檔案館，學(xué)術(shù)研究檔案利用幾乎是鳳毛麟角。一般學(xué)術(shù)研究者首先選擇是自己身邊所積攢的材料，然后是圖書(shū)館、書(shū)店等，最后實(shí)在找不到了，才有可能到檔案館去。實(shí)際上因?qū)W術(shù)研究而到檔案館利用檔案的大部分是歷史研究者，其他學(xué)科的學(xué)術(shù)研究者是很少選擇到檔案館利用檔案做學(xué)術(shù)研究的。而歷史研究者在整個(gè)學(xué)術(shù)研究隊(duì)伍中所占比例是很小的。即便是歷史研究者，同樣也是先選擇是自己身邊所積攢的材料，然后是圖書(shū)館等，最后才是檔案館。因而，學(xué)術(shù)研究利用檔案的幾率也不多。

　　3.4民生檔案利用。來(lái)檔案館查閱民生檔案的必須具備兩個(gè)必要條件：一是發(fā)生了政策調(diào)整；二是利用者所在單位或本人無(wú)法提供有關(guān)證明材料。只有這兩者必備了才會(huì)被動(dòng)地到檔案館來(lái)利用有關(guān)檔案。而后者是影響公民個(gè)人到檔案館利用檔案的最主要因素。例如，利用知青檔案是因?yàn)槔谜咦约簺](méi)有保存好《知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證》或其他相關(guān)證明材料缺失，才被動(dòng)到檔案館來(lái)利用檔案的。利用婚姻檔案中大部分都是利用者結(jié)婚證遺失的，有少部分是結(jié)婚證登記內(nèi)容有瑕疵，后者屬于以往登記不規(guī)范的歷史遺留問(wèn)題，不管是前者還是后者，都是被動(dòng)到檔案館來(lái)利用的。事實(shí)上，利用民生檔案的大都是利用者自己保存證件及相關(guān)材料不好而不得不到檔案館利用檔案的，也有一部分是由于種種原因造成個(gè)人檔案記載不清或者丟失等。但是，事實(shí)上，不管是前者還是后者在生活中都是少數(shù)，實(shí)際到檔案館利用民生檔案的依然是少數(shù)。

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　?。ü?jié)選《檔案館利用五定律》第四章第一節(jié)）

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　　《檔案館利用五定律》提出了“檔案利用五定律”的觀點(diǎn)，即用少律：檔案利用的越少越好，它限制了對(duì)檔案的利用；時(shí)效律：檔案利用具有時(shí)效的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的時(shí)間范圍；地域律：檔案利用具有一定的地域性，它限制了檔案利用的空間范圍；專指律：檔案利用具有專指的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的人群范圍；一次律：檔案利用具有一次性的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的次數(shù)。并通過(guò)對(duì)檔案館的檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析、理論研究歸納與案例說(shuō)明進(jìn)行闡述論證。希望讀完《檔案館利用五定律》一書(shū)后，能夠?qū)ζ溆^點(diǎn)有全面的了解。