與無下屬單位的企業(yè)不同，集團型企業(yè)總部檔案機構(gòu)既承擔(dān)著檔案實體管理職能，又承擔(dān)著對下屬單位檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，對總部及下屬單位的檔案管理水平產(chǎn)生較大的影響。本文在分析企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置重要性和檔案機構(gòu)設(shè)置類型的基礎(chǔ)上，就集團型國有企業(yè)總部檔案機構(gòu)的設(shè)置及運行提出建議，供廣大國有企業(yè)參考。

企業(yè)檔案

機構(gòu)設(shè)置的重要性

企業(yè)檔案機構(gòu)的設(shè)置對檔案事業(yè)的發(fā)展起著重要的決定性作用。

一是檔案機構(gòu)設(shè)置的層級決定了其履職能力。層級較高的檔案機構(gòu)在履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能時具有權(quán)威性，履職能力強，對下屬企業(yè)的監(jiān)督指導(dǎo)職能可得到較充分的發(fā)揮。反之，檔案機構(gòu)層級設(shè)置較低，或是把檔案機構(gòu)放在下屬單位，這樣的檔案機構(gòu)一般缺少權(quán)威，無法較好地履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能。

二是檔案機構(gòu)設(shè)置決定了檔案工作融入主業(yè)的程度。檔案部門機構(gòu)的設(shè)置將決定其參與本企業(yè)主營業(yè)務(wù)活動或知悉主營業(yè)務(wù)活動信息的程度，從而影響其將檔案工作融入主營業(yè)務(wù)的程度。從現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作發(fā)展態(tài)勢來看，凡把檔案機構(gòu)設(shè)在總部并有較高層級的企業(yè)，檔案工作融入主業(yè)的程度較好。

如中國石油天然氣集團有限公司、華為股份有限公司等將檔案機構(gòu)設(shè)置在總部，而且給予其較高的層級，檔案工作對企業(yè)主營業(yè)務(wù)活動給予大力支撐，檔案工作取得了很好的成效。反之，檔案機構(gòu)不能順暢地捕獲主營業(yè)務(wù)活動信息，使檔案工作遠(yuǎn)離主業(yè)、偏離主業(yè)，造成檔案工作和業(yè)務(wù)活動“兩張皮”，檔案工作的作用得不到應(yīng)有的發(fā)揮。既不利于檔案事業(yè)的發(fā)展，也使主營業(yè)務(wù)活動不能得到檔案工作的有效支撐，從而出現(xiàn)因檔案信息缺失而造成損失的情況。

三是檔案機構(gòu)設(shè)置決定了檔案人員的職業(yè)生涯發(fā)展。檔案機構(gòu)設(shè)置層級決定了檔案人員可上升的最高層級，決定檔案人員的職業(yè)生涯。層級較高的檔案機構(gòu)可設(shè)置較高的職級，檔案人員也具有較大的上升空間，有利于檔案人員職業(yè)發(fā)展。

反之，層級較低的檔案機構(gòu)，最高職級受到限制，使檔案人員上升空間受到限制，不利于檔案人員職業(yè)發(fā)展和職業(yè)生涯規(guī)劃，檔案人員流失嚴(yán)重。某中央企業(yè)由于管理檔案實體的檔案機構(gòu)設(shè)置在下屬企業(yè)，層級較低，便出現(xiàn)了核心人員和骨干流失現(xiàn)象。

集團型企業(yè)檔案機構(gòu)

設(shè)置類型及其優(yōu)缺點分析

不同的企業(yè)因企業(yè)文化、管理理念、發(fā)展階段、檔案管理基礎(chǔ)不同而對檔案機構(gòu)的設(shè)置采取不同的方案（具體見集團型企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置類型及其優(yōu)缺點分析表）。

集團型企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置類型及其優(yōu)缺點分析表

集團型國有企業(yè)總部

檔案機構(gòu)設(shè)置及運行方案選擇

1、企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置有關(guān)要求

國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》要求優(yōu)化企業(yè)檔案機構(gòu)建設(shè)，提出“檔案機構(gòu)設(shè)置應(yīng)與企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應(yīng)。國有企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門歸口負(fù)責(zé)檔案工作的職能機構(gòu)，其中中央企業(yè)總部、中央金融企業(yè)總行（部）、地方國有大型企業(yè)等應(yīng)在總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機構(gòu)（檔案管理部、檔案中心或檔案館等）。要根據(jù)《檔案法》賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能設(shè)置檔案機構(gòu)的崗位和配備人員”。這個要求是根據(jù)檔案工作的特點和當(dāng)前國有企業(yè)改革的實際提出的，包括中央企業(yè)在內(nèi)的各國有企業(yè)應(yīng)將有關(guān)要求予以落實。

2、集團型國有企業(yè)檔案機構(gòu)設(shè)置方案

根據(jù)《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》有關(guān)要求，國有企業(yè)檔案機構(gòu)應(yīng)采取如下設(shè)置方案。

要在總部設(shè)立相對獨立的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)與實體管理兼具的一級檔案機構(gòu)。如機構(gòu)數(shù)量受限，可將檔案機構(gòu)設(shè)置為與其他機構(gòu)合署的一級部門。如因企業(yè)規(guī)模等原因，無法將檔案機構(gòu)設(shè)置為一級部門的，也可設(shè)為二級部門，但需保持獨立，并確保設(shè)在總部。但無論如何，不宜將履行檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的檔案機構(gòu)設(shè)在下屬單位。

在檔案機構(gòu)的實際設(shè)置和運行中，不少企業(yè)設(shè)置兩個檔案機構(gòu)，分別為承擔(dān)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機構(gòu)（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案處”）和承擔(dān)檔案實體管理職能的檔案機構(gòu)（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案館（中心）”），即處、館（中心）分設(shè)。前者一般設(shè)在總部，后者多設(shè)在下屬單位，或以下屬單位的形式存在。這種職能設(shè)置盡管不完全符合《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》的有關(guān)要求，但如果運用得好也能起到在“總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機構(gòu)”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”的效果。

3、處、館（中心）分設(shè)的一體化運作

在前文提到的幾種檔案機構(gòu)設(shè)置方案中，處、館（中心）分設(shè)具有特殊性，需要相應(yīng)的運作機制，本部分為此專門進(jìn)行討論。

職能分設(shè)檔案機構(gòu)一般是將業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能放在總部機構(gòu)中，如放在辦公室檔案處、機要檔案處、保檔案處或文檔處等，將檔案實體管理職能放在下屬單位，或是放在下屬單位的一個內(nèi)設(shè)機構(gòu)，或是作為總部直屬的獨立單位，或是作為下屬的三級單位，如檔案館、檔案中心等。這種檔案機構(gòu)設(shè)置方法盡管有違檔案機構(gòu)設(shè)置的原則和要求，但在總部檔案工作對人員需求量較大，又缺少編制的情況下不失為一種權(quán)宜之計。由于職能分設(shè)檔案機構(gòu)的設(shè)置在實踐中具有一定的代表性，是解決總部職數(shù)不足，但又能在一定程度上滿足“總部組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機構(gòu)”且“賦予檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”要求的一種權(quán)宜的解決方案。但這種檔案機構(gòu)設(shè)置方法能否將設(shè)在下屬單位的履行檔案實體管理職能的有關(guān)人員和其所開展業(yè)務(wù)順利納入總部的檔案業(yè)務(wù)之中，即將設(shè)在下屬單位的履行檔案實體管理職能的檔案機構(gòu)與在總部履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機構(gòu)實行一體化運行，是這種職能設(shè)置能否起到并滿足“總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機構(gòu)”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”的關(guān)鍵。

一是要確保履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機構(gòu)必須在總部機構(gòu)序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員。設(shè)在總部的履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機構(gòu)是歸口聯(lián)系設(shè)在下屬單位履行實體管理職能的檔案機構(gòu)的橋梁和紐帶，它可將總部對檔案工作的需求及時傳達(dá)至實體管理部門，并將實體管理部門的業(yè)務(wù)納入總部檔案業(yè)務(wù)工作中，實行一體化管理。這些都需要有專門的人員負(fù)責(zé)。反之，如果設(shè)在總部的履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機構(gòu)沒有相應(yīng)的專職檔案人員，那么檔案實體管理機構(gòu)及其業(yè)務(wù)就游離在總部之外，其結(jié)果便是造成檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”，檔案工作既找不著本企業(yè)經(jīng)營管理工作的中心，也無法看到大局。因此，確保履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機構(gòu)必須在總部機構(gòu)序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員是實行一體化運作的關(guān)鍵。

二是要切實實行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能機構(gòu)和檔案實體管理職能機構(gòu)的一體化運作。一體化運作的要義是將檔案實體管理人員在業(yè)務(wù)上和運作上作為總部檔案部門人員的一部分，如設(shè)在總部的檔案處可調(diào)派、考核檔案館（中心）人員，并對檔案館（中心）負(fù)責(zé)人的安排提出意見，檔案館（中心）與檔案處共同履行本企業(yè)的檔案職能。因為將檔案實體管理機構(gòu)設(shè)在下屬單位的初衷主要是解決總部人員編制不足的問題，所以只有檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機構(gòu)對檔案實體管理部門人員具有調(diào)派權(quán)、考核權(quán)，才能使總部檔案機構(gòu)起到業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能和檔案實體管理職能兼具的作用。但是，在現(xiàn)實運作中，有的企業(yè)未賦予業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機構(gòu)調(diào)派檔案實體管理人員參與總部檔案工作的權(quán)力，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機構(gòu)對實體管理部門人員也無任命建議權(quán)和考核權(quán)，致使監(jiān)督指導(dǎo)工作和實體管理工作“兩張皮”。

三是將檔案實體管理機構(gòu)作為業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能機構(gòu)的人才池。將設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）作為總部檔案處人員的儲備庫。當(dāng)總部檔案處人員空缺時，從設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）調(diào)入。這種人才池機制有利于疏通設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）人員的成長通道，有利于人員成長和留住人才，有利于保證調(diào)入總部檔案處從事檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的工作人員的基層經(jīng)驗和檔案工作經(jīng)驗，有利于保持檔案工作的連續(xù)性，讓檔案工作不因人員流動而中斷，這對檔案實體管理人員也是一種非常好的激勵。