目前，大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì) 為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本 高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)找?增長的對信息資源的需求。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸 在各個領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的條件已 日趨成熟。伴隨紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐的加快，將引 領(lǐng)檔案管理工作步入一個全新的發(fā)展階段。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義及優(yōu)勢

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即通過數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等手 段，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成紙質(zhì)檔案全文數(shù) 據(jù)庫的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描 技術(shù).OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技 術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔 案信息形態(tài)，它把紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)宇化 的檔案信息，以數(shù)字化的形式加以存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式 互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié) 構(gòu)的檔案信息庫，能夠及時提供利用，有效實(shí)現(xiàn)資源共 享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是順應(yīng)時代潮流、適應(yīng)新形勢發(fā)展 的有力舉措.在實(shí)際工作中它有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。

（一） 能減少管理的成本費(fèi)用。紙質(zhì)檔案管理各方 面的要求都較高，檔案庫房除需配備空調(diào)、去濕機(jī)、滅 火器等設(shè)備外，還要達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。另外，要做好紙 質(zhì)檔案管理工作，還需要投入大量的人力、物力和財 力，管理成本相對較高。而檔案數(shù)字化使傳統(tǒng)的以紙質(zhì) 為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保 管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間.而且查閱起來極為方便快 捷。

（二） 能增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)。通過數(shù)字化錄入、 電子檔案建立以及信息化管理，可以替代原件使用，減 少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，有效保護(hù)原始檔案，延長其使 用壽命，還可杜絕在査閱檔案過程中可能發(fā)生的抽取、 撤換、涂改檔案材料等現(xiàn)象的發(fā)生。另外，將紙制檔案 轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用將更加安全。尤 其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其 更好的保護(hù)。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編冃、 統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用原始 檔案，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然 侵害，有利保障檔案的安全。

（三） 能有效提高工作的效率。釆用新的方式方法， 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計算機(jī)檢索的 轉(zhuǎn)變，省去了逐卷逐頁査找的時間，有利于準(zhǔn)確査找到 所需的檔案材料，減少了許多中間環(huán)節(jié)和勞動強(qiáng)度，大 幅度地提高了工作效率。

（四） 能改進(jìn)檔案的開發(fā)利用。隨著計算機(jī)技術(shù)、掃 描技術(shù)的發(fā)展，將各種檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案 信息，以數(shù)字化的形式予以存儲，使得檔案利用呈現(xiàn)出 另一片天空，不僅有效地提高了檔案的利用率，而且為 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造了有利的條件。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì) 檔案數(shù)字化，能沖破紙質(zhì)檔案利用的種種局限，使檔案 部門從封閉走向開放,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理共享， 從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)字化使査詢 檔案資料變得非常簡單，真正讓利用者做到足不出戶 便可知曉天下大事。

（五）能實(shí)現(xiàn)檔案館（室）同社會上其他部門的真正 對接。在辦公自動化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況 下，社會上很多部門已經(jīng)實(shí)行了無紙辦公和信息的網(wǎng) 絡(luò)傳送。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，不僅有助于檔案部門與 其他單位對接,而且有助于更好地融入社會，使檔案信 息在更大范圍內(nèi)更好地發(fā)揮作用。

二、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項長期而復(fù)雜的任務(wù)，無法 一步到位，要突出重點(diǎn)，分步實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)。紙質(zhì)檔案 専字化應(yīng)遵循“開放性、搶救性、重點(diǎn)性、共享性”原則， 以便于提供利用和確保實(shí)體檔案安全為前提。屬于永 久或長期保存的，以紙質(zhì)為載體的檔案，包括文書檔 案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等，均應(yīng)列入數(shù)字化 加工的范圍。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有兩種：第一種是 通過計算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟 件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案原文的 每一頁看成是一張圖片.不管上面具體是什么內(nèi)容，由 掃描儀按頁掃入計算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占 據(jù)空間小,是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但會暴露 出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低；若采 用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不 能迅速勝任此項工作，差錯率大且核對困難。而第二種 方式實(shí)現(xiàn)則較為容易，一般檔案工作人員只需稍加培 訓(xùn)，即可操作，且工作可量化，差錯率相對較低，即便有 一些錯掃、漏掃等.也能很快被發(fā)現(xiàn)及糾正。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、 檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、 數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等,填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程交 接單》,詳細(xì)記錄每個環(huán)節(jié)的工作情況和責(zé)任人。具體 步驟：檔案調(diào)卷-+整理核對—目錄數(shù)據(jù)修改一》原件拆 卷—檔案掃描一數(shù)據(jù)存儲及合并—光盤刻錄—數(shù)據(jù)掛 接（關(guān)聯(lián)）—原件裝訂—完整歸還—數(shù)據(jù)檢査。

三、 加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

（一）要搞好數(shù)字化軟硬件設(shè)施的配置。在推進(jìn)紙 質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，硬件是數(shù)字化的基礎(chǔ)，配 備必要的硬件設(shè)施、設(shè)備是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)必不 可少的。軟件方面，檔案行政管理部門應(yīng)起到“領(lǐng)頭羊” 的突出作用，通過“三個統(tǒng)一”即：統(tǒng)一開發(fā)軟件，統(tǒng)一。