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紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中若干細(xì)節(jié)問題思考

時間:2022-04-02 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  本文就華南理工大學(xué)檔案館在去年紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行分析,并和實際的工作相結(jié)合,以下是筆者得出的一些想法。

  高校檔案文章編號:ISSN2095-6711/Z01-2017-02-0762

  一、在加工之前,必須對館藏檔案進(jìn)行鑒定,切勿盲目上馬

  就目前國內(nèi)形勢而言,高校的檔案管理部門大都存在管理經(jīng)費不足的問題,所以無法實現(xiàn)將檔案館的所有檔案數(shù)字化,而且,筆者認(rèn)為也沒有這個必要。所以在進(jìn)行數(shù)字化加工之前,我們應(yīng)當(dāng)將檔案館中的紙質(zhì)檔案先進(jìn)行整理,將有價值的紙質(zhì)檔案挑選出來進(jìn)行數(shù)字化。

  1.合理界定館藏檔案數(shù)字化加工的范圍

  因為經(jīng)費問題,無法對所有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化,所以在數(shù)字化加工之前需要將所有檔案進(jìn)行分類,可以從檔案使用價值、檔案利用率、檔案保存年代等角度,從中挑選出需要進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案。在進(jìn)行數(shù)字化加工之前,高校相關(guān)負(fù)責(zé)人必須確定好紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的相關(guān)順序。

  去年,我們檔案館在整理紙質(zhì)檔案的時候,先是將以前本科生的學(xué)籍檔案進(jìn)行掃描,這些資料因為保存的時間太長了,有的字跡已經(jīng)開始模糊起來,甚至還有破損的情況。我們將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,然后掛接到檔案管理系統(tǒng)上,這樣工作人員在需要查找的時候,就可以直接在網(wǎng)上查看,如此一來,可以有效地減少這批檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù),更好地保護(hù)這些檔案。用現(xiàn)在的觀念來看,當(dāng)時的決定還是頗具成效的。

  2.認(rèn)真確定數(shù)字化加工文件的存檔格式

  檔案信息化的水平逐漸提高,相應(yīng)的數(shù)字化檔案存檔的格式也越來越規(guī)范,所以,今后我們在加工紙質(zhì)檔案的時候,就要考慮到這些檔案的存檔格式。在考慮存檔格式的時候,需要從兩方面考慮,一是要從檔案保存的安全性、真實性、永久性和存儲容量來考慮;二是要看自家檔案館的檔案管理系統(tǒng)支持什么存檔格式。在綜合考慮了上面兩點以后,我們決定將掃描后的學(xué)籍檔案用PDF的格式進(jìn)行存檔。PDF格式不僅是我們檔案管理系統(tǒng)可以支持的,還是一個可以長期保存的文檔格式,而且PDF格式還可以最大程度的保證檔案擁有原版的顯示效果,一定程度上避免了篡改的可能性。

  二、加工之時,樹立質(zhì)量第一的意識,確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化

  數(shù)字化加工不能盲目進(jìn)行,為了確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作順利進(jìn)行,高校檔案館為此特制定質(zhì)量協(xié)議,參與數(shù)字化加工的公司,必須要服從相關(guān)的協(xié)議,按照協(xié)議的要求執(zhí)行,這樣的話,若是將來電子檔案出現(xiàn)了問題,檔案館和數(shù)字化加工

  公司也有憑據(jù)可循。館藏的檔案多具有保性,重要而且不可以公開,所以在檔案數(shù)字化的工作進(jìn)行之時,除了保證文件的完整性以外,還要保證原件的安全,不能在工作過程中使文件出現(xiàn)損毀、丟失、泄露的現(xiàn)象。另外,在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的過程中,必須要謹(jǐn)慎小心,稍有不慎,就會使電子檔案發(fā)生問題,影響到檔案的準(zhǔn)確性。舉個例子來說,現(xiàn)在要錄入本科生的學(xué)籍表,我們是應(yīng)該以一個班級為一個條目,還是一個學(xué)生為一個條目。在解決這個問題的時候,我們考慮到數(shù)字化電子檔案的安全性,決定將一個班級作為一條案卷條目,而班級里面的每一個學(xué)生的個人信息單獨列為一天卷內(nèi)條目,這樣一來,雖然增加了錄入時的工作量,但是以后需要調(diào)用學(xué)籍檔案時,不會讓學(xué)生的信息輕易流露出去。反之,如果只是將一個班級作為一個案卷級條目,那么以后在查找的時候,就必須將這個班級里所有的學(xué)生信息都調(diào)出來,查詢一個學(xué)生時,其他一個班的學(xué)生就會一起出現(xiàn),可能就會把其他學(xué)生的信息泄露出去,安全性大不如前者。

  三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工后,必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)

  做好數(shù)據(jù)安全備份和檢查備份的數(shù)據(jù)庫能否還原的工作紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后,雖然可以更安全便捷的保護(hù)檔案,但是不是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后就可以確保安全,數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作特別重要。維護(hù)數(shù)據(jù)庫對檔案數(shù)字化的管理具有重要意義。為了防止數(shù)據(jù)的丟失,所以我們的數(shù)據(jù)維護(hù)中要特別重視數(shù)據(jù)備份,在對電子文件進(jìn)行歸檔的時候,我們一般將數(shù)字化檔案制作三套備份,一套用于封存保管,一套用于查閱利用,一套則是異地保存。為了確保數(shù)據(jù)的安全,我們在做好備份后,還要對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查,看是否可以將備份的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行還原。

  2.加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)

  國內(nèi)各個檔案管使用的檔案管理系統(tǒng)并不是統(tǒng)一的,就我館而言,我們使用的檔案管理系統(tǒng)是科怡檔案系統(tǒng),這個系統(tǒng)分為3.2和2008兩套網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng),后者是前者的升級版本,其中3.2版本的現(xiàn)在已經(jīng)在學(xué)校各部得到了推廣和使用。

  兩個版本的區(qū)別在于,3.2版本的服務(wù)器在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心,但是它只能用于檔案目錄的錄入和查詢,而2008版本,擁有掛接數(shù)字化加工以后的本科生學(xué)籍檔案。在海量存貯服務(wù)器到位以后,2008版本就不是僅能在我館內(nèi)網(wǎng)上使用,相應(yīng)的檔案信息安全

  問題也就體現(xiàn)出來。所以,當(dāng)前我們最要解決的問題就是2008版的安全問題,怎么可以讓這個版本的系統(tǒng)可以在安全的前提下放在校內(nèi)局域網(wǎng)上使用!

  四、結(jié)論

  隨著科技發(fā)展,檔案數(shù)字化管理是我們檔案館改革進(jìn)步的必經(jīng)之路。我校檔案館自去年6月開始掃描本科生學(xué)籍檔案,到目前為止,已經(jīng)掃描成功48890件,并且我們已經(jīng)將掃描過程中遇到的問題一一進(jìn)行分析處理。

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