隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以及檔案信息處理技術(shù)和方法的不斷革新，人們對“檔案信息”概念的認(rèn)識不斷深入，檔案整理實踐也經(jīng)歷著從實體控制為主到實體控制和智能控制并重，再到以智能控制為主的兩大轉(zhuǎn)折。本文正是從檔案信息處理視角考察了檔案整理實踐的這一演變。

　　20世紀(jì)中葉，系統(tǒng)論、信息論、控制論開始在學(xué)術(shù)界盛行，成了“現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展的重要標(biāo)志之一”。受此影響，檔案界也開始使用“檔案信息”這一名詞?！稒n案學(xué)詞典》將“檔案信息”解釋為“檔案的內(nèi)容及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形等信息”。

　　何嘉蓀教授在其主編的《檔案管理理論與實踐》一書中認(rèn)為對檔案信息應(yīng)有更廣義的理解，即“檔案信息不僅僅指檔案原件或存儲于原件的信息，還包括源于檔案的，可以反映檔案基本特征的信息和向外輸出的信息”。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以及檔案信息處理技術(shù)和方法的不斷革新，人們對“檔案信息”概念的認(rèn)識不斷深入，檔案整理實踐也經(jīng)歷著從實體控制為主到實體控制和智能控制并重，再到以智能控制為主的兩大轉(zhuǎn)折，檔案管理的現(xiàn)代化程度越來越高。具體主要體現(xiàn)為：

　　一、從實體控制為主到實體控制和智能控制并重的轉(zhuǎn)折(20世紀(jì)80年代一90年代中期)

　　計算機(jī)的應(yīng)用為信息社會拉開了序幕，我國檔案工作部門于20世紀(jì)80年代初開始了將計算機(jī)技術(shù)運用到檔案管理實踐的最初嘗試，并經(jīng)歷了“調(diào)查論證——初步試驗——技術(shù)攻關(guān)——推廣應(yīng)用等階段”

　?、伲跈n案信息處理方法和技術(shù)方面進(jìn)行了全新探索，檔案信息處理對象由檔案實體轉(zhuǎn)向了檔案信息，檔案整理實踐實現(xiàn)了從實體控制為主到實體控制和智能控制并重的轉(zhuǎn)折。這一時期，檔案理論界開始從信息角度出發(fā)認(rèn)識檔案，認(rèn)為檔案是由檔案信息和記錄檔案信息的載體兩部分構(gòu)成，檔案信息作為傳統(tǒng)檔案二元結(jié)構(gòu)中的一元，成為了理論研究的重.Ax,1-象之一。區(qū)別于傳統(tǒng)線性描述的“八環(huán)節(jié)檔案管理論”，何嘉蓀教授創(chuàng)見性地提出了“檔案管理系統(tǒng)”的理念，從功能論角度認(rèn)為檔案管理本質(zhì)上是“對檔案作為一種信息的輸人、處理和輸出這一傳輸過程的控制”

　　②，提出了對檔案信息進(jìn)行實體控制和智能控制并重的雙重管理模式，從而提高整個系統(tǒng)的自由度，更好地滿足用戶利用檔案信息的需求。其中實體控制是指“對儲存于原始載體的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的行為或過程，建立起秩序井然的檔案實體組織”

　?、邸Ｖ悄芸刂剖侵浮俺摍n案原始載體限制，揭示并組織檔案信息的行為或過程”

　　④。在傳統(tǒng)檔案實踐中，檔案信息整理的主要對象是實體檔案，強調(diào)實體控制，往往通過劃分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、組卷等方式，在對檔案實體進(jìn)行整序的同時又對檔案信息(特別是隱含其中的歷史聯(lián)系)進(jìn)行了整序，并以全宗目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等形式將這一整理結(jié)果固定下來。但我們發(fā)現(xiàn)這種以紙質(zhì)檔案為主要對象的手工整理方式對檔案信息的處理是低效率的，難以解決檔案實體單線排列與用戶多角度利用檔案信息需求之間的矛盾。

　　而計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)為解決這種矛盾提供了可靠的技術(shù)支持，檔案界開始思索如何有效地實現(xiàn)對檔案信息的智能控制，從而建立起整個系統(tǒng)的自適應(yīng)機(jī)制。當(dāng)時主要的智能控制手段是編制檔案目錄或檢索工具，使檔案信息系統(tǒng)取得較大的自由度，增強其環(huán)境適應(yīng)能力，從而滿足多種利用的需求。其中能夠反映檔案實體排列順序的檔案目錄(如全宗目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，何嘉蓀教授稱其為典藏式檢索工具)，在傳統(tǒng)檔案實踐中就有出現(xiàn)。

　　隨著計算機(jī)自動生成目錄、計算機(jī)輔助立卷等的實現(xiàn)，檔案機(jī)讀目錄大量形成，數(shù)據(jù)庫技術(shù)特別是關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的運用，不僅促進(jìn)了檔案信息整序的標(biāo)準(zhǔn)化，而且大大方便了用戶對檔案信息的查詢和利用；而不反映檔案實體排列順序的檔案檢索工具的編制(如分類目錄、主題目錄和專題目錄等，何嘉蓀教授稱其為非典藏式檢索工具)在有了現(xiàn)代技術(shù)支持之后也變得更加快捷，成了智能控制的重要工具。這類檢索工具通過人——機(jī)著錄和標(biāo)引，注重按照檔案信息之間的邏輯聯(lián)系對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行組織，從不同角度、深度和廣度來滿足用戶情報檢索的需求，從而形成完整、科學(xué)、系統(tǒng)的智能控制網(wǎng)。后來理論界有將這一“檔案編目”專門歸入檔案管理學(xué)中的檔案檢索這一章節(jié)。有學(xué)者認(rèn)為這種做法是消極的，其結(jié)果使“檔案信息整理內(nèi)容的擴(kuò)展受到了明顯的限制”

　?、?。但撇開這一點我們無法否認(rèn)智能控制在加速處理檔案信息和提高檢索效率等方面的巨大作用，檔案部門的信息服務(wù)水平也因此得到了很大提高。

　　二、從實體控制和智能控制并重到以智能控制為主的轉(zhuǎn)折(20世紀(jì)90年代中期以來)

　　計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的形成和發(fā)展使計算機(jī)的應(yīng)用和處理能力又攀新高。電子文件雖然在前一轉(zhuǎn)折期就已經(jīng)大量產(chǎn)生，但國際檔案界對電子文件管理真正的專業(yè)研究還是始于20世紀(jì)90年代，認(rèn)為“電子文件將成為今后人類的主要記憶工具”，檔案信息整理的內(nèi)涵日益豐富，檔案信息處理的對象也因此轉(zhuǎn)向了對電子信息的全面管理。以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)等為依托的智能控制日漸成為檔案整理實踐的重心，檔案管理的現(xiàn)代化程度越來越高。

　　這一時期，理論界對檔案的認(rèn)識又有了新的探索，主流觀點是從檔案學(xué)專業(yè)角度出發(fā)，認(rèn)為“檔案是運動到一定階段的文件”

　?、?，文件是由文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息三要素構(gòu)成。其中天津師范大學(xué)的劉新安教授對檔案信息的認(rèn)識較具代表性，基于電子文件管理實踐的研究，他提出了新的檔案二元結(jié)構(gòu)體系——“檔案物質(zhì)實體雙重結(jié)構(gòu)論”，認(rèn)為“檔案是由文件實體集合和檔案歷史聯(lián)系的記錄兩種物質(zhì)實體構(gòu)成”

　?、?，反映到實踐領(lǐng)域就形成了以“文件實體集合”為對象的檔案實體整理實踐和以“檔案歷史聯(lián)系記錄”為對象的檔案信息整理實踐。筆者發(fā)現(xiàn)從這一角度對檔案加以詮釋在本質(zhì)上與早期何嘉蓀教授提出的文件群體運動觀點有異曲同工之處，即都強調(diào)了要“維護(hù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系”。

　　“檔案信息整理”正式從傳統(tǒng)檔案整理中獨立出來，并日漸成為現(xiàn)代檔案整理實踐的重心。檔案整理模式也正是在這種理論與實踐背景下發(fā)生了轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)著由實體控制和智能控制并重到以智能控制為主的轉(zhuǎn)折。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，電子文件的載體不確定性(即信息與特定載體的可分離性)、結(jié)構(gòu)雙重性(電子文件更強調(diào)邏輯結(jié)構(gòu)而非物理結(jié)構(gòu))、信息易變性及易逝性等特點使得強調(diào)實體控制已經(jīng)沒有太大意義，在計算機(jī)中我們將失去對原始載體的有序控制。

　　相反，保存好檔案信息——主要體現(xiàn)為檔案歷史聯(lián)系的記錄(在文件構(gòu)成三要素中主要體現(xiàn)為背景信息)在電子文件時代變得更為重要，智能控制將成為現(xiàn)代整理實踐的重心。檔案信息智能控制的手段和方式在這一時期又有了重大變革。

　　回顧八、九十年代，智能控制主要體現(xiàn)為偏重于情報信息檢索的著錄標(biāo)引工作，多為“邏輯聯(lián)系”的構(gòu)建。但在電子文件時代我們除了有必要在理論和技術(shù)上進(jìn)一步加強對檔案信息邏輯聯(lián)系的整理外，對“歷史聯(lián)系”的構(gòu)建變得更為迫切，這對保證文件真實性、完整性和長期有效性將起到非常重要的作用。文件著錄的內(nèi)容、形式和技術(shù)也因此發(fā)生了革命性的變化，著錄“從僅僅為編制檢索工具而直觀地描述檔案信息自身，轉(zhuǎn)變?yōu)閷ξ募麄€形成、運轉(zhuǎn)、積累、組織、存儲過程及其特征的準(zhǔn)確表述。

　　著錄結(jié)果將作為用于識別、確認(rèn)、管理文件和說明文件形成背景、文件之間有機(jī)聯(lián)系以及產(chǎn)生文件的信息系統(tǒng)的工具，在文件整個生命周期內(nèi)作全過程的運轉(zhuǎn)，使智能控制進(jìn)入更高層次，從而可以向用戶提供更便于檢索利用并具權(quán)威性的檔案文件信息?！?/p>

　　其中，在著錄技術(shù)上有重大影響的是電子文件元數(shù)據(jù)的應(yīng)用。元數(shù)據(jù)被很多國外學(xué)者喻為是電子文件管理系統(tǒng)中的“血液”。它不僅能有效地反映文件的真實性、完整性和有效性，而且作為文件的著錄工具之一，能有效地組織信息資源并方便對電子文件的查詢和利用，在達(dá)到信息整序的同時建立檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)智能控制，保持電子文件的有機(jī)聯(lián)系。不過至今國內(nèi)對元數(shù)據(jù)的研究仍處于起步階段，尚未出臺全國統(tǒng)一而又符合中國國情的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，仍需理論和實際工作部門作進(jìn)一步探索。可見當(dāng)前對檔案信息的著錄標(biāo)引內(nèi)容還不可能涵蓋檔案信息整理的全部內(nèi)容，檔案信息整理的內(nèi)涵還有待豐富。

　　如果說在前一轉(zhuǎn)折期，現(xiàn)代技術(shù)對檔案工作的影響是局部性的，主要應(yīng)用于檔案的編目和檢索環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案管理的自動化階段；那么在這一時期，現(xiàn)代技術(shù)對檔案工作的影響將是全方位的，是全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化階段。反映在檔案整理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)了由第二代關(guān)系數(shù)據(jù)庫向第三代面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)管理對象由結(jié)構(gòu)化的目錄數(shù)據(jù)為主轉(zhuǎn)向了非結(jié)構(gòu)化的全文、多媒體等數(shù)據(jù)的全面、分布式管理，從而實現(xiàn)了對檔案信息組織的高度有序化和標(biāo)準(zhǔn)化；光盤存儲技術(shù)和縮微技術(shù)等海量存儲技術(shù)為解決檔案信息海量存儲問題提供了積極的應(yīng)對措施；計算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合使得計算機(jī)管理檔案擺脫了單機(jī)管理水平，檔案信息能以多元化的表現(xiàn)形式不受時空限制地得到共享，盡顯其保存和延續(xù)社會記憶的特有魅力?？傊?，這一時期我們不得不驚嘆技術(shù)給我們帶來的巨大效應(yīng)。

　　三、結(jié)語

　　縱觀整個檔案整理實踐的演變過程，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化信息環(huán)境的形成以及科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用正在無時不刻地影響著檔案實踐的發(fā)展，被喻為“信息資源之源”的檔案信息在日新月異的信息社會中必將得到進(jìn)一步的重視和利用，檔案信息處理的廣度、深度和速度將飛速提高，檔案管理在一個不斷發(fā)展、不斷總結(jié)、不斷改進(jìn)的動態(tài)過程中正逐步走向現(xiàn)代化。而我們在希冀技術(shù)給我們帶來一個個突破的同時，更應(yīng)該沉著應(yīng)對它所帶來的巨大挑戰(zhàn)，不斷進(jìn)行深入的理論研究和廣泛的實踐探索。