一、檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容

（一）檔案信息資源的建設(shè)

檔案信息資源是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，與傳統(tǒng)檔案相比，涉及到了多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等信息資源的建設(shè)，利用多媒體對電子檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理，使檔案信息資源的利用率及質(zhì)量得以提高，增強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量與效率。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，硬件環(huán)境，軟件系統(tǒng)組成，其作用是使檔案信息資源得到更好的利用與開發(fā)，促進(jìn)檔案信息資源的交換、傳輸，做到資源共享。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，為了達(dá)到其建設(shè)目標(biāo)，需要對檔案信息化的相關(guān)工作流程進(jìn)行約束，并進(jìn)一步加大檔案信息化體系建設(shè)的力度，對檔案信息資源的各方面工作進(jìn)行明確規(guī)定，一點(diǎn)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對電子檔案規(guī)范化管理的目的。

二、檔案信息化管理方法

（一）建立健全的信息化管理工作機(jī)制

檔案部門建立健全的檔案信息化管理工作機(jī)制，是順利完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)的基礎(chǔ)，檔案部門可以以此來指導(dǎo)信息化建設(shè)工作。目前，檔案信息化管理工作機(jī)制包括以下內(nèi)容：

首先，管理體制與運(yùn)行之間的建立。檔案部門應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的電子管理機(jī)制，使各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，以便對電子文件進(jìn)行有效的全程管理，并要認(rèn)真貫徹落實(shí)國家針對檔案信息化管理出臺(tái)的相關(guān)條例。其次，在電子政務(wù)的建設(shè)中，檔案信息化建設(shè)也占有一定的比重，但所占比重并不是很大， 相關(guān)部門應(yīng)有意識(shí)的提高檔案信息化建設(shè)所占比重，盡可能同時(shí)對兩者進(jìn)行建設(shè)，最后，要加強(qiáng)績效評估體制的建設(shè)。

（二）注重檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是為了實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用效率。由此可見，數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)所在。建設(shè)者要在對用戶的使用需求進(jìn)行了解的基礎(chǔ)上， 構(gòu)建對應(yīng)的數(shù)字化目錄，以此做到不會(huì)浪費(fèi)建設(shè)資源。

（三）健全技術(shù)支撐和資金保障體系

一方面應(yīng)完善信息化建設(shè)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，可在財(cái)政預(yù)算中納入檔案信息建設(shè)的資金，并且對其投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運(yùn)維費(fèi)用。同時(shí)，可采取一系列其他方式來創(chuàng)新檔案信息化的投入機(jī)制，如：合作開發(fā)，服務(wù)外包等。另一方面應(yīng)強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)，為了給檔案信息化建設(shè)的開展提供好的工作環(huán)境，要對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，并配備與其相關(guān)的設(shè)施與設(shè)備，在全國范圍內(nèi)構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加大對檔案信息化管理與應(yīng)用軟件的研發(fā)力度，還要對技術(shù)開發(fā)企來進(jìn)行資質(zhì)的分級認(rèn)證。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理所存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)和檔案管理是以更好地服務(wù)于企業(yè)和工作人員為目的，而很多檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)薄弱，并沒有樹立正確的工作觀念和端正其工作態(tài)度，沒有積極熱情地投入到檔案信息化建設(shè)和管理工作當(dāng)中，顯得尤為散慢。

（二）檔案信息化建設(shè)和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員需要掌握一定的專業(yè)化知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)操作技能。我國大部份企業(yè)的檔案管理人員由于年齡偏大，對新知識(shí)和新技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力偏弱，又沒有及時(shí)地更新自己的知識(shí)體系，逐漸地不能與時(shí)代同步，形成脫節(jié)狀態(tài)，而很多檔案管理工作在開展檔案信息化建設(shè)和管理時(shí)，并不愿意學(xué)習(xí)和掌握新的知識(shí)與技能。

四、改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理的建議

（一）提升管理人員的服務(wù)意識(shí)

提升管理人員的服務(wù)意識(shí)，是改善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的首要任務(wù)，能夠幫助管理人員樹立正確的工作觀念，端正其工作態(tài)度。第一，要使管理人員明確了解自已的工作內(nèi)容，明白檔案管理工作的重要性，也要強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的地位與企業(yè)其他部門的工作人員是平等的，在工作中要以最為積極的態(tài)度去面對。第二，要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對新事物的認(rèn)知，逐漸提高管理人員的服務(wù)意識(shí)。

（二）提高檔案信息化管理水平

檔案信息化管理水平不高，其主要原因是檔案管理工作人員對于信息化知識(shí)的不了解，對專業(yè)技能的不熟悉和不學(xué)習(xí)，因此，要在很大程度上提高檔案信息化的管理水平， 必須要提高管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能?，F(xiàn)階段，由于管理人員的年齡都比較大，欠缺對新知識(shí)新技能的學(xué)習(xí)和接受能力，所以要對其開展具有針對性的培訓(xùn)活動(dòng)。

（三）引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才

要做好檔案信息化建設(shè)和管理工作，必須要求工作人員有較高的綜合素質(zhì)，為了使檔案信息化建設(shè)能夠快速發(fā)展， 不僅僅要單純地加強(qiáng)對已在職的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才。