高校學生個人學籍檔案記錄了在校生的學習表現(xiàn)、學習成績、個人信息等重要信息。高校學籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學合理的方法管理檔案。由于高校學生個人學籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準確度高等特點，在檔案管理過程中，難度較大。目前，國內(nèi)高校為了提高管理效率，普遍實施電子學籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學籍管理實踐過程中，仍然出現(xiàn)了許多問題，我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學籍檔案管理中的矛盾，維護良好的教學秩序，使學校管理更加高效快捷。

1 高校學生個人學籍檔案管理特點

1.1 信息多，任務(wù)重高校學生檔案是個人人事檔案的成形階段，包括小學至高中的各階段檔案。國家重視學生學習，大力發(fā)展各級各類高校，提高高校的教學水平。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學校擴招工作的逐步落實，每年的開學季都是高校最忙的時候，不僅要將每一位新入校學生的個人信息、高考成績、分配的宿舍、專業(yè)、學號錄入學校學籍檔案系統(tǒng)中，信息種類多，涉及人數(shù)多，時間短暫，任務(wù)負擔重。

1.2 信息準確度高全國在校生電子學籍的展開導(dǎo)致學籍的內(nèi)容與學生在校學習評定、畢業(yè)生學分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，對于每個學生來說十分重要，如果出現(xiàn)問題，就會影響到學生未來的發(fā)展。同時學籍檔案的記錄也遵循學校相關(guān)管理制度而指定，任何人都不能對其中的信息進行更改，設(shè)置專人負責監(jiān)督系統(tǒng)的健全，保證在校生的利益，因此對于學生學籍檔案管理準確度要求十分高。

 1.3 周期性高校學籍檔案形成有一定的規(guī)律性、往復(fù)性。每一位在校生的信息都以學期初或?qū)W年初為記錄開始，以學期末或?qū)W年末為記錄結(jié)束，循環(huán)往復(fù)。每一學期或每一學年都根據(jù)國家和學校對于不同專業(yè)本科生的教學安排開展學業(yè)成績評定、在校表現(xiàn)評定或者體能測試等，這些都需要如實記錄到學籍檔案中，并在學期末或?qū)W年末之前完成并修改無誤。

2 高校學生個人學籍檔案管理問題

2.1 缺乏管理規(guī)范性每個學校每學期或?qū)W年都需要對學生信息進行更新，但就是在這么頻繁的使用情況下，還依舊缺乏對于檔案管理的完善的制度體系，從而造成管理規(guī)范性下降，導(dǎo)致信息記錄錯誤而學生并不知情；個人學籍信息查詢平臺并非人人熟知；收集材料的質(zhì)量參差不齊，前后信息不一；分類不明確，查找困難；信息泄露，隨意更改。這些問題的發(fā)生，嚴重影響了學校學籍檔案管理的規(guī)范性。

2.2 缺乏合理管理方式目前管理方式主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是時間編排混亂，同一個學校往往具有不同專業(yè)不同年級的學生，在放置時一會兒按照年級，一會兒按照專業(yè)，一會兒按照科目。編排混亂會嚴重提高查找信息時的難度。另一方面是對于學校內(nèi)有關(guān)學生學年或?qū)W期個人總結(jié)、個人成績單以及個人違紀行為單的裝訂工作未嚴格按照統(tǒng)一專業(yè)同一年級進行，整理混亂，難以整合，導(dǎo)致個人信息記錄不全，檔案缺失。

 2.3 缺乏精準管理人才在高校，一般學生學籍檔案管理以及個人信息收集整理通常是通過輔導(dǎo)員完成，由學校保存，缺乏專業(yè)的管理人員，輔導(dǎo)員面對學生多，工作量大，導(dǎo)致信息整理質(zhì)量參差不齊。且學校中不具備對學籍檔案管理的反思者和改進者，不能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，導(dǎo)致學籍檔案管理問題頻繁發(fā)生。

2.4 缺乏高效查找信息方式在校生學籍檔案為何要進行管理，為的就是在需要使用或擴充信息時查找方便，但學校往往都會忽視這方面的需求，只注重管理和保存而不能真正發(fā)揮查找的作用，因此在眾多的專業(yè)中、年級中或者學科中查找資料的復(fù)雜程度可想而知。隨著電子學籍的到來，信息查找的需求越來越多，任何學生學習信息都需要同步更新，如果學校不具備高效的查找方式，會嚴重增加高校教師的負擔和工作量，給信息資源的利用帶來很多不便，因此對于高校來說改進信息的查找方式十分重要，也可以幫助學生更好地了解個人信息，提高管理效率。

3. 高校學生個人學籍檔案管理改進建議

高校中在校生學籍檔案管理的問題很多，并且高校中缺乏專業(yè)的管理人員，難以在發(fā)現(xiàn)問題的同時及時解決，因此對于高校學籍檔案管理中問題的解決十分重要，不僅關(guān)乎到學生的各項資料的準確程度，也關(guān)乎到高校教師的工作量的多少。

 3.1 構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)工作模式高校的學籍檔案管理規(guī)模的逐漸擴大，可以實現(xiàn)學校信息數(shù)據(jù)庫與國家個人信息庫相對接，實時更新，保證學生信息安全可靠。目前每個學校都有屬于本學校的學生信息管理平臺，其中包括課程選擇、成績查詢以及個人信息查詢等，但是由于學校本身技術(shù)有限導(dǎo)致大部分學校的信息平臺一旦同時間內(nèi)上線人數(shù)超過一定比例平臺就會崩潰，無法使用。因此學校在開展網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺的同時還要引用先進的設(shè)備和方法，從而使問題得以解決。

3.2 構(gòu)建溝通交流新機制在學習檔案管理的過程中應(yīng)該提高學籍檔案管理人員的溝通能力，做到能抓重點，能講問題，能給予合理建議等，一方面傾聽他人對于問題的改進建議，另一方面可以有意識地提出自己的想法，做到管理人員間充分有效地溝通，把學籍管理這一片死水變成可以不斷進步的活水。如果管理人員具備良好的溝通能力，但沒有一個好的溝通管理系統(tǒng)的話，那么溝通的效果就會事倍功半。

 3.3 促進檔案管理人員檔案保管工作方式創(chuàng)新檔案管理不能只顧溝通和管理系統(tǒng)的完善，還應(yīng)定期培訓(xùn)提高管理人員的檔案管理意識，使其認識到檔案管理的重要性，不能只是一味地執(zhí)行，忽略了自身的價值。提高管理人員的檔案意識旨在積極發(fā)揮人員的創(chuàng)造能力并促使人員大膽嘗試，解放思想，敢于試錯，敢于發(fā)問，敢于挑戰(zhàn)。利用科學觀念統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作，促進管理工作順利開展。檔案意識是每一個高校學籍檔案管理的第一步，這樣才能使管理人員更好地從事學籍檔案管理理工作，促使檔案管理的合理高效，準確安全。

3.4 遵循管理原則，提高管理效率

3.4.1 真實性原則。真實性是學籍檔案建立的首要要求，關(guān)乎在校生未來的畢業(yè)以及就業(yè)，意義重大，馬虎不得。因此在每一個學籍信息錄入以及更改的過程都應(yīng)該嚴格要求，并有專門的管理人員根據(jù)輔導(dǎo)員遞交的文件進行核實，學生確認無誤，方可修改。任何人任何機構(gòu)都不能隨意篡改，百分百保證信息的真實性。

3.4.2 準確性原則。高校學籍管理工作程序應(yīng)具備規(guī)范性、準確性與條理性并符合實際情況。學籍信息經(jīng)過在校生本人確認后，應(yīng)統(tǒng)一進行審核之后在錄入系統(tǒng)，不能因紙質(zhì)版檔案信息字跡潦草、涂改等客觀問題影響到學生的畢業(yè)就業(yè)，保證信息入檔前的準確，減少后續(xù)不必要的麻煩，把更多的時間用于其他方面信息的管理，從而提高工作效率。

3.4.3 完整性原則。完整性是指在校生的學籍信息從入學開始到畢業(yè)結(jié)束的所有信息缺一不可，從學生入學，到整個大學學習過程，以及畢業(yè)時整個完整學習鏈產(chǎn)生的檔案都應(yīng)當進入檔案保管。在其中產(chǎn)生的各種檔案都應(yīng)當注重日常的及時收集，使每一件事情都可以追蹤與查找，保證學生各個方面記錄的完整性。