在基建項(xiàng)目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過(guò)程中的真實(shí)記錄。保管好工程項(xiàng)目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　基建檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？

　　01基建檔案管理包括哪些內(nèi)容？

　　基建檔案又稱為項(xiàng)目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來(lái)說(shuō)，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　基建檔案形成的過(guò)程貫穿可研-立項(xiàng)-初設(shè)-開(kāi)工準(zhǔn)備-施工-竣工驗(yàn)收全生命周期，包括建設(shè)項(xiàng)目從從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過(guò)程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來(lái)說(shuō)，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個(gè)相對(duì)性的、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問(wèn)題有信息支撐價(jià)值，無(wú)論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個(gè)條件：

　?。?）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。

　　（3）按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。

　　03基建檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　基建文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案?；曄駲n案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映基建現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和工程施工主要過(guò)程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機(jī)械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理基建檔案？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲(chǔ)需求：基建檔案不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來(lái)看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實(shí)，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進(jìn)行全方位的存儲(chǔ)與保管。

　　2）能夠?qū)n案進(jìn)行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，既可以長(zhǎng)期保護(hù)檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時(shí)效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：基建檔案的存儲(chǔ)是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺(tái)，可以讓工程檔案的利用更為高效。

　　基建檔案怎樣整理

　　基建檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　1.工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4.設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開(kāi)箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)賬。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　基建檔案整理的意義

　　基建檔案館開(kāi)展的檔案收集工作必須按照法規(guī)、規(guī)范的要求進(jìn)行?；n案機(jī)構(gòu)是一個(gè)城市集中保管重要基建檔案的基地，基建檔案的收集是以國(guó)家法律、法規(guī)為保障。各級(jí)基建檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律、法規(guī)，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則下，全力收集屬于本地區(qū)收集范圍內(nèi)的基建檔案和有關(guān)資料，不斷豐富館藏，完善館藏結(jié)構(gòu)。

　　基建檔案收集工作的意義，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　　1、基建檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)。俗語(yǔ)說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”。沒(méi)有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開(kāi)展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無(wú)從談起，檔案工作就沒(méi)有賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、基建檔案收集是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施?；n案是國(guó)家重要的寶貴財(cái)富和重要的信息資源，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種重要基建檔案，各單位不得分散保存，任何個(gè)人都不能據(jù)為己有。只有通過(guò)行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到基建檔案館，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，才能便于社會(huì)各方面的有效利用。

　　3、基建檔案收集是決定檔案館存在和發(fā)展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。檔案數(shù)量的多少?zèng)Q定檔案工作規(guī)模的大??；檔案質(zhì)量的好壞決定檔案業(yè)務(wù)工作水平的高低。收集工作的質(zhì)量還直接影響到基建檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，影響到整個(gè)檔案館的工作水平和質(zhì)量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會(huì)各界提供良好的基建檔案信息利用服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)基建檔案信息的需要，才能使基建檔案館真正成為保存重要基建檔案資料的基地和開(kāi)發(fā)利用基建檔案信息的中心。檔案收集在整個(gè)檔案工作中具有十分重要的地位。

　　二、基建檔案收集工作的內(nèi)容

　　從廣義上講，基建檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：

　　1、對(duì)本單位形成的需要?dú)w檔的各類檔案進(jìn)行接收歸檔。這是單位檔案室收集檔案工作的主要途徑。

　　2、對(duì)列入進(jìn)館范圍的各類基建檔案進(jìn)行接收。這是基建檔案館檔案收集工作的主要來(lái)源，也是基建檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。

　　3、對(duì)基建歷史檔案、重要檔案、珍貴檔案等進(jìn)行廣泛征集。主要是采取有效措施，通過(guò)有關(guān)途徑，將流散在社會(huì)上或個(gè)人手中的基建檔案收集到基建檔案館來(lái)。

　　三、基建檔案收集工作的要求

　　1、加強(qiáng)基建檔案形成單位的調(diào)查和指導(dǎo)

　　收集工作是解決檔案的集中問(wèn)題，就是因?yàn)槭占膶?duì)象本來(lái)是分散的，這就要求收集工作必須事先做好調(diào)查，掌握應(yīng)集中進(jìn)館（室）的檔案分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。同時(shí)，要協(xié)助和指導(dǎo)基建檔案移交單位做好移交準(zhǔn)備工作，使之符合接收的要求。并根據(jù)基建檔案分散的情況、使用情況和基建檔案館（室）的條件，制定計(jì)劃統(tǒng)籌安排。

　　2、保證進(jìn)館檔案的完整、齊全和準(zhǔn)確

　　保證檔案在收集進(jìn)館時(shí)的完整、齊全和準(zhǔn)確是貫穿收集工作始終的基本要求。在收集檔案過(guò)程中，必須把一個(gè)基建項(xiàng)目檔案或一個(gè)單位年度業(yè)務(wù)管理檔案全部集中起來(lái)，保證收集進(jìn)館的檔案完整無(wú)缺，系統(tǒng)齊全。不允許把成套和系統(tǒng)的檔案人為地分割、抽走，分散保存在幾個(gè)地方。同時(shí)，在收集時(shí)還要注意檔案內(nèi)容信息的完整性。

　　3、積極推行進(jìn)館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

　　在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是基建檔案工作現(xiàn)代化的要求。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)從收集工作做起。如果接收進(jìn)來(lái)的檔案不標(biāo)準(zhǔn)，將給科學(xué)管理和實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化帶來(lái)困難。在收集工作中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行《基建文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）及其他基建管理和檔案管理方面的規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，推行基建檔案分類、案卷質(zhì)量與格式、編目等方面的具體規(guī)范要求，大力提高收集基建檔案的質(zhì)量。

　　四、基建檔案收集工作的方式

　　基建檔案館和單位（部門）基建檔案室在檔案收集工作的方式上有所不同。

　　1、基建檔案館的收集方式

　　按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，各級(jí)基建檔案館屬于國(guó)家專門檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、保管具有本地方意義的與本館專業(yè)對(duì)口的同類內(nèi)容或同類載體形態(tài)的專門檔案，工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)接收本城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)有關(guān)城市建設(shè)檔案，收集有關(guān)城市建設(shè)的基礎(chǔ)資料。

　　基建檔案館在確定收集范圍時(shí)，應(yīng)通過(guò)調(diào)查研究，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，確定收集對(duì)象和時(shí)間，并編制被收集單位的名冊(cè)，建立科學(xué)的進(jìn)館順序。

　　基建檔案館收集方式是以接收和征集兩種方法為主。

　　2、單位（部門）檔案室的收集方式

　　按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，單位（部門）檔案室負(fù)責(zé)收集管理本單位（部門）及其所屬單位形成的有關(guān)基建檔案。非本單位（部門）及其所屬單位產(chǎn)生和形成的基建檔案不是其收集范圍。單位（部門）檔案室收集工作的方式只以接收為主。

　　檔案室的檔案收集工作的主要途徑，是建立和健全單位內(nèi)部文件的歸檔制度，加強(qiáng)歸檔工作。單位各部門產(chǎn)生的文件，處理完畢后，經(jīng)初步整理，定期移交給檔案室集中保存也稱之為“歸檔”。

　　如何提高檔案整理的效率

　　在保證基建檔案安全的前提下，提高檔案整理的效率是基建檔案管理的重要目標(biāo)之一。以下是一些方法可以幫助實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

　　1.優(yōu)化檔案管理流程：通過(guò)簡(jiǎn)化檔案管理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，可以提高檔案整理的效率。

　　2.建立檔案管理信息系統(tǒng)：建立檔案管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，提高檔案整理的效率和準(zhǔn)確性。

　　3.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作：通過(guò)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和協(xié)作效率，可以加快檔案整理的進(jìn)度。

　　4.采用高效的檔案整理工具：采用高效的檔案整理工具，如檔案整理軟件、掃描儀等，可以提高檔案整理的效率。

　　5.定期進(jìn)行檔案清理和鑒定：定期進(jìn)行檔案清理和鑒定，刪除不必要的檔案，保留有價(jià)值的檔案，可以減少檔案管理的工作量，提高檔案整理的效率。

　　總之，通過(guò)優(yōu)化檔案管理流程、建立檔案管理信息系統(tǒng)、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、采用高效的檔案整理工具以及定期進(jìn)行檔案清理和鑒定等方法，可以在保證檔案安全的前提下，提高基建檔案整理的效率。