眾所周知，檔案材料經(jīng)過(guò)收集、鑒別之后需要進(jìn)行整理。而檔案整理流程是對(duì)檔案材料循序漸進(jìn)進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，以及在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的。

　　看似簡(jiǎn)單的檔案整理流程，實(shí)際操作中處處充滿著細(xì)節(jié)。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細(xì)認(rèn)真，稍微疏忽則可能分類錯(cuò)誤。如新進(jìn)員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對(duì)其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時(shí)間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時(shí)間順序。一般8類遇到較少，因?yàn)樯俨怀Ｓ茫绻涣粢饪赡芫鸵插e(cuò)誤按照時(shí)間排序了。

　　再是編號(hào)編目。編號(hào)記住有圖文及編號(hào)，正面右下角、反面左下角；編目則要準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)別字，完成后進(jìn)行校對(duì)。最后是裝訂，標(biāo)準(zhǔn)是A4紙型，大于需要折疊，過(guò)小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對(duì)齊為準(zhǔn)。

　　南寧檔案整理原則

　　每次在談?wù)摍n案整理時(shí)，難點(diǎn)都在于，面對(duì)這么多的檔案材料，怎么才能把它們縷出一個(gè)頭緒？一說(shuō)分類、排序，好多人就暈掉了。

　　其實(shí)，檔案整理就是對(duì)零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，以達(dá)到系統(tǒng)化、有序化的過(guò)程。

　　那到底要怎么做檔案整理呢？先跟著我，了解一下檔案整理的五大原則。

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對(duì)象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過(guò)程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)，必須了解文件材料的產(chǎn)生過(guò)程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來(lái)的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，為什么說(shuō)分類的時(shí)候不能按照文種分？因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。

　　在檔案整理過(guò)程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來(lái)源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。

　　時(shí)間是說(shuō)每個(gè)文件形成者所開展的具體活動(dòng)，都具有一定的過(guò)程和階段性，從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中，為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問(wèn)題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價(jià)值

　　整理檔案時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說(shuō)的永久、定期，定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　檔案材料不是孤立的存在的，不管是從時(shí)間上，內(nèi)容上，還是檔案的形成者來(lái)說(shuō)，總是會(huì)有這樣或那樣的內(nèi)在聯(lián)系。

　　比如說(shuō)，處理一個(gè)問(wèn)題，開展一項(xiàng)工作，進(jìn)行一次調(diào)查，召開一次會(huì)議，辦理一起案件，必然會(huì)產(chǎn)生一系列內(nèi)容相關(guān)的文件，整理這些文件時(shí)就必須適當(dāng)?shù)乇３炙鼈冎g的聯(lián)系。

　　所以說(shuō)檔案整理就是要從檔案反映的文件內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)一些規(guī)律，把它們按照一定的邏輯排列，比如說(shuō)想要查考某一方面的工作內(nèi)容，通過(guò)整理好的檔案可以快速而且準(zhǔn)確找出來(lái)，這就算做好來(lái)檔案整理工作。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對(duì)所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對(duì)已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，也要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)零散文件的整理，對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　檔案整理人員素質(zhì)問(wèn)題的存在

　　檔案整理人員的素質(zhì)問(wèn)題是檔案整理工作的基礎(chǔ)問(wèn)題?！稒n案法》第九條明確規(guī)定:“檔案整理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)?！边@是從法律的高度要求檔案整理人員在基本知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、管理能力等方面入手,逐步強(qiáng)化和提高檔案整理人員的自身素質(zhì)。

　　我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍中部分人員文化程度較低,專業(yè)知識(shí)老化,知識(shí)面較窄,計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平不高,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展,檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性勞動(dòng),是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。新時(shí)期的檔案整理人員應(yīng)該是復(fù)合型的多方位的人才。檔案整理人員必須具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、堅(jiān)實(shí)的檔案業(yè)務(wù)理論和實(shí)踐功底。在此基礎(chǔ)之上,就現(xiàn)代檔案整理人員而言,還要拓寬自己的視野,善于捕捉新的知識(shí)信息,在學(xué)術(shù)上有獨(dú)特的見(jiàn)解,學(xué)會(huì)鑒別和取舍,優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。如:具有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí),會(huì)使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備。

　　與此同時(shí),要掌握一定的市場(chǎng)信息和相關(guān)的法律知識(shí),做到依法開展檔案整理工作。案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價(jià)值觀,樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想,愛(ài)崗敬業(yè),勤勤懇懇,不計(jì)名利,在平凡中創(chuàng)造不平凡。